技能実習生の受け入れ準備とは？生活環境や労働環境など条件別に紹介

「技能実習生の受け入れ準備は、何から始めればいいんだろう」
「企業側はどこまで準備を整えればいいの？」

このようなお悩みを抱えていませんか？

技能実習生を受け入れるにあたって、生活環境の整備や採用手続き、各種申請など、企業側がするべき準備は多いです。

準備不足のまま受け入れてしまうと、監査で指摘されたり、実習生が不安を抱えて早期に帰国してしまったりするリスクにつながります。

実習生が安心して働けるように、企業側は事前準備を徹底しておきましょう。

本記事では、技能実習生の受け入れ準備について徹底解説します。生活環境や労働環境などの条件別に説明を進めていくので最後までご覧ください。

技能実習生を受け入れる企業側の要件

受け入れ準備を始める前に、技能実習生を受け入れる企業側の要件を確認しましょう。

以下が、企業が満たすべき主な要件です。

出典：外国人技能実習制度について｜出入国在留管理庁

これら要件を満たし、基準をクリアすれば、正式な受け入れが可能となります。

【関連記事】
技能実習生を受け入れられる企業の条件は？

【生活環境】技能実習生の受け入れ準備

技能実習生が安心して働けるようにするには、まず生活環境の準備が必要です。

以下は、受け入れ前に整えておくべき生活環境の項目です。

1. 住まい
2. 生活用品・備品
3. インターネット環境

生活環境を整えれば、実習生が新生活に早く馴染めます。技能実習制度運用要領をもとに、必要な準備を詳しく解説していきます。

なお、技能実習生の受け入れ準備は監理団体に委託すれば、対応してもらえる項目も多いです。

以下の記事では、監理団体ができることをまとめているので、参考にしてみてください。

【関連記事】
【5分でわかる】監理団体とは？サポート内容や選び方のポイントを解説

住まい

技能実習生自身が賃貸契約を結ぶことはできないため、住まいの確保は企業側が対応しなくてはいけません。一般的には、受け入れ企業が物件を借り上げる形で住居を準備します。

住居の確保にあたっては、スペースの広さや家賃の取り扱いなど、守るべきルールがいくつか定められています。

以下に、実習生の住まいに関する主な基準をまとめました。

項目	詳細
住居スペース	1人当たり4.5㎡以上 ※特定技能は1人当たり7.5㎡以上
徴収できる家賃	およそ2〜3万円 ※実費（家賃÷人数）を給与から控除
徴収できない費用	・礼金・敷金・契約更新料 ・賃貸仲介手数料 ・年ごとの火災保険料
その他の設備	・私有物を収納する設備 ・2階以上の寝室には避難階段の設置 ・暖房設備の設置

住まいに関するルールを適切に守ることは、実習生の心身の安定につながります。

安心できる生活基盤があってこそ、現場での力を十分に発揮できます。

住居の準備

生活用品・備品生活必需品の準備も会社側で揃える必要があります。

水道・電気・ガスの手続きを含め、引越しと同程度の準備が求められます。

生活用品や備品で必要なものは、以下のとおりです。

項目	詳細
生活家電	冷蔵庫・洗濯機・炊飯器・電子レンジ・掃除機・冷暖房器具
キッチン用品	調理器具・食器・収納棚
その他	ベッドまたは布団・テーブル・収納家具・カーテン
日用品 ※初回のみ	ティッシュ・トイレットペーパー・ゴミ袋・洗剤・シャンプー　など

どこまで生活用品や備品を揃えるのかは会社側の判断にもよりますが、3～5年間の勤務を前提に、業務や生活に支障がない程度は準備しましょう。

ティッシュやシャンプーなどの消耗品については、初回分は企業側で用意し、2回目以降は実習生が自己負担する方法が一般的です。

インターネット環境

技能実習生を受け入れる際には、インターネット環境の整備も重要な準備項目です。

母国にいる家族や友人と連絡を取り合うのは、インターネットを利用したビデオ通話やメールが主流です。

日本での生活情報の収集や娯楽の利用においても、インターネット環境は欠かせません。そのため、寮にWi-Fiを設置しておくことは、実習生の安心感や生活の質を保つ上でも非常に効果的です。

企業側で受け入れ体制を整えるのが難しい場合は、監理団体に委託すれば、一部の準備を対応してもらえます。

業種やご希望のエリアに対応した監理団体をお探しの際は「外国人採用の窓口」をご利用ください。無料で、あなたの企業にマッチする監理団体を一括検索できます。

【採用準備】技能実習生の受け入れ準備

技能実習生の受け入れにあたっては、雇用契約を結ぶ前の採用準備にも十分な配慮が必要です。

主な採用準備は以下の3つです。

1. 雇用条件の設定
2. 契約書
3. 保険の申請

順番に解説します。

雇用条件の設定

技能実習生の雇用を検討したら、雇用条件の設定を行いましょう。

主に以下の項目を明確に定める必要があります。

同一労働同一賃金の原則により、外国人だからといって賃金や福利厚生といった待遇に差をつけることはできません。

日本人と同等の条件で雇用する必要があります。

受け入れ企業は技能実習生に母国語で記載した雇用条件書を提示して、母国語で説明することが義務付けられています。

しっかり説明できるよう、外国人とコミュニケーションがとれるスタッフを配置しておきましょう。

外国人採用の窓口では「外国人社員とのコミュニケーションのコツ」がわかる資料を無料配布しております。30秒でダウンロードできますので、以下の画像をクリックの上、どうぞお受け取りください。

契約書

外国人を正式に雇用するために必要な契約書の準備も欠かせません。

契約書も母国語で作成して、母国語で内容を説明しましょう。賃金や労働条件など不透明な部分のある契約は禁止されています。

出入国管理庁より契約書のフォーマットが提供されているので、活用すると作成がスムーズに進みます。

企業側で受け入れ体制を整えるのが難しい場合は、監理団体に委託すれば、一部の準備を対応してもらえます。

業種やご希望のエリアに対応した監理団体をお探しの際は「外国人採用の窓口」をご利用ください。

無料で、あなたの企業にマッチする監理団体を一括検索できます。

保険の申請

技能実習生を雇用する場合、日本人と同様に各種社会保険への加入が求められます。

加入の有無や種類は、事業所の業種や従業員数などに応じて異ります。

以下は、技能実習生が対象となる主な保険の種類と手続き時期です。

保険の種類	加入対象	手続き時期
雇用保険	すべての労働者	雇用日から10日以内
健康保険	適用される職場で働く従業員	原則、実習開始後5日以内
厚生年金	従業員5人以上の事業所	原則、実習開始後5日以内

雇用開始後すぐに保険の申請をしなければいけないので、配属日が決まり次第、速やかに手続きができるよう準備を整えておきましょう。

【労働環境】技能実習生の受け入れ準備

技能実習生が安心して働ける環境を整えるためには、職場での対応体制や日々の業務の工夫が求められます。

労働環境で準備すべきなのは、以下のとおりです。

1. 社員への周知
2. 母国語の掲示物やマニュアル
3. 1年後の技能検定に向けたサポート体制
4. 監査に必要な書類

順番に解説します。

社員への周知

外国人技能実習生の受け入れにあたり、社内全体への丁寧な説明と社員の理解が欠かせません。

とくに、初めて外国人材を受け入れる職場では、社員から「なぜ外国人を採用するのか」と聞かれる可能性もあります。

以下の点に注意し、社員への理解を深めていくことが重要です。

社員への周知を怠ると、不満を抱えた従業員が転職する可能性もあります。また、技能実習生の孤立にもつながりかねません。

社内の理解が進むことで実習生も安心して業務に取り組めるため、良好な職場環境づくりにもつながります。

母国語の掲示物やマニュアル

注意事項を記載した掲示物や、業務のルールやマニュアルは母国語のものを用意しておきましょう。

高い場所で作業をしたり、大きな機械を使ったりする業務は、転落や巻き込み事故といった労働災害のリスクがあります。日本語が不十分な外国人に対して、安全指導は母国語で行う配慮が必要です。

また、業務マニュアルは、業務の品質を保つ上で大事な資料です。作業手順を正確に理解してもらうためにも母国語で作成しましょう。

1年後の技能検定に向けたサポート体制

技能実習生は、原則として入国から1年以内に、技能の習得状況を確認するための「基礎級技能検定（実技・学科試験）」を受験し、合格する必要があります。

試験に不合格だと技能実習2号へ移行できず、帰国を余儀なくされます。

実習生本人にとっても企業にとっても大きな損失となるため、企業側には早期からの支援体制整備が求められます。

実習生への対応ポイントは、以下のとおりです。

技能検定は制度上の必須ステップであり、企業側の理解と協力が不可欠です。

監査に必要な書類

技能実習生を受け入れる企業には、所定の書類を適切に作成・保存する義務があります。

単なる参考資料ではなく、制度の適正運用を証明するための重要な根拠となります。

保存が求められる主な書類は、以下のとおりです。

作成・保管している関連文書は、監理団体による定期訪問時だけでなく、外国人技能実習機構（OTIT）の抜き打ち検査においても提示を求められることがあります。

制度違反と見なされた場合には、技能実習計画の認定が取り消される可能性があります。日頃から記録を整理し、正しく保管する体制づくりを構築しましょう。

【関連記事】
監理団体が行う定期監査において実習実施者（受入れ企業）が準備すべきこと【チェックリスト付き】

技能実習生受け入れ前に知っておくと良いこと

ここでは、技能実習生受け入れ前に知っておくと良いことを2つ紹介します。

1. 補助金が使える
2. 監理団体に委託できる

受け入れにかかる経費や準備する負担の軽減につながるので、参考にしてみてください。

助成金が使える

技能実習生を受け入れる際に、活用できる助成金があります。

以下は国や自治体で実施されている助成金の一例です。

助成金	目的・支給額
人材確保等支援助成金 （外国人労働者就労環境整備助成コース）	目的：外国人の定着を目的に、就労環境の整備にかかる費用を企業に助成 支給額：1制度あたり20万円（上限80万円）
人材開発支援助成金 （特定訓練コース／人材育成コース）	目的：職業訓練や日本語研修など、外国人労働者の技能向上を支援 支給額：最大約50万円
中小企業の外国人従業員に対する研修等支援助成金 （東京都）	目的：外国人従業員向けに日本語教育（N2以下が対象）やビジネスマナー研修などの経費の一部を助成 支給金：上限50万円

積極的に助成金を活用して、受け入れコストの軽減を図りましょう。

【関連記事】
外国人技能実習生受入れでもらえる補助金とは？支援制度や頼れる窓口を解説！

外国人採用の窓口では「外国人雇用にかかる費用」がわかる資料を無料配布しております。

30秒でダウンロードできますので、以下の画像をクリックの上、どうぞお受け取りください。

監理団体に委託できる

技能実習生を雇用する際は、企業が直接受け入れを行う「企業単独型」と、外部の専門機関である監理団体に委託する「団体監理型」の2つの方式があります。

それぞれの違いを以下の表にまとめました。

	企業単独型	団体監理型
実習生の選定	自社の海外拠点や取引先の職員から選ぶ	監理団体が送出機関と連携して選定
手続きの負担	企業がすべて対応	監理団体が申請などを代行・支援
受入後の体制	企業が単独で管理	監理団体が定期的に訪問・指導

団体監理型は、実習生の選定から受入後の管理まで監理団体が支援してくれるため、自社の負担を大きく軽減できます。初めて受け入れる企業や、中小企業にとっては特に安心して取り組める方式です。

数ある管理団体からどの団体を選べば良いのかわからない方は「外国人採用の窓口」にご相談ください。

無料で外国人紹介会社の一覧を検索でき、あなたが雇用したい国籍、業界、職種、在留資格の就労支援に強い団体をご紹介します。

技能実習生を受け入れる流れ【5ステップ】

技能実習生の受け入れは、事前準備から実習開始までいくつかのステップを踏んで進めていきます。

全体の流れを把握しておくことで、スムーズに対応しやすくなります。

技能実習生を受け入れる流れは、以下の5ステップです。

1. ステップ1：監理団体への加入・申込
2. ステップ2：技能実習生の採用
3. ステップ3：必要書類の提出
4. ステップ4：在留資格申請・ビザ取得
5. ステップ5：入国後に講習・企業への配属準備

ここでは、受け入れの流れを詳しく解説していきます。

ステップ1：監理団体への加入・申込

技能実習生を団体監理型で受け入れる場合、最初に検討すべきなのが「監理団体の選定」です。

監理団体は非営利の支援機関で、実習生の来日前から帰国までを一貫してサポートしてくれる存在です。

選定時は、以下の点に注意しましょう。

技能実習の成功は、受け入れ先企業だけでなく、支援する監理団体の質にも大きく左右されます。

信頼できる監理団体を選ぶことで、実習生の受け入れがより円滑に進みます。まずは複数の団体に相談してみましょう。

ステップ2：技能実習生の採用

技能実習生の採用では、まず監理団体を通じて送り出し機関に人材募集の依頼をします。

良い候補者が見つかったら現地またはオンラインで面接を実施します。面接では、人柄や日本語能力、日本で働く意欲などを確かめて、企業にマッチする人材かどうかを見極めましょう。

採用前には、応募者には自社の業務内容や就業環境について分かりやすく説明してください。

ステップ3：必要書類の提出

技能実習生の受け入れには、まず「技能実習計画認定申請」が必要です。

手続きには必要書類が多く準備するのは大変ですが、監理団体や送り出し機関と協力しながら進めていきます。

技能実習計画に記載すべき主な項目は、以下のとおりです。

作成した書類は、外国人技能実習機構（OTIT）に提出します。

なお、計画書の作成には専門的な知識が必要な部分もあるため、監理団体のサポートを受けながら進めましょう。

ステップ4：在留資格申請・ビザ取得

技能実習計画の認定後は、出入国在留管理庁へ在留資格認定証明書の交付申請を行います。

申請には認定通知書の写しなどが必要で、通常は監理団体が対応してくれます。

証明書の交付後は日本大使館または領事館で外国人本人がビザ申請を進めます。ビザが発給されたら、日本への入国が可能です。

ステップ5：入国後に講習・企業への配属準備

来日した技能実習生は講習施設に移動し、約1ヶ月間の事前講習を受けます。

空港からの送迎や講習施設への案内、入国連絡などは監理団体が対応してくれるため、初めての受け入れでも安心です。

入国直後から配属後までの流れは、以下のとおりです。

	内容
講習機関	・日本語（会話・聞き取り） ・日本の文化やマナー ・消防訓練 ・労務講習
配属準備	・転入手続き、住民票の取得 ・銀行口座の開設 ・寮への移動と生活ルールの説明
企業配属後	・社会保険・雇用保険への加入手続き ・入社書類の提出 ・オリエンテーションや安全教育の実施

講習から配属、各種手続きまでの流れを通して、技能実習生が安心して日本での生活と実習をスタートできるようになります。

受け入れ企業は監理団体と連携しながら、実習生がスムーズに職場や地域社会に馴染めるようサポートしましょう。

外国人採用の窓口では「外国人採用後のサポート体制のコツ」がわかる資料を無料配布しております。

特定技能外国人向けの資料ですが、技能実習から特定技能に在留資格を変更する外国人も多いので、今後の情報収集にお役立てください。

以下の画像をクリック後、30秒でダウンロードできます。

安心できる監理団体選びは「外国人採用の窓口」にお任せください

「初めての技能実習生受け入れで、何を準備すればいいのかわからない」
「書類や手続きが多そうで、自社だけで対応できるのか心配」

このようにお悩みなら「外国人採用の窓口」にご相談ください。

弊社は、外国人採用に特化した監理団体や登録支援機関、人材紹介会社を一括で無料検索できるサービスを提供しています。

業界・業種や、ご希望のエリア、受け入れたい国籍などの条件検索にて、あなたのニーズに最適な監理団体をご紹介いたします。

これらサービスは、完全無料です。外国人雇用を前向きにご検討中の方は、お気軽にご利用ください。