在留資格申請を自社で行うための基礎知識やメリット・デメリットについて解説

外国人材の採用が進む中、在留資格の申請を外部に依頼せず、自社で対応したいと考える企業も増えています。

しかし、「本当に自社で申請できるのか」「手続きに不備があった場合の影響はどうか」といった不安を抱える担当者も多く、判断に迷う場面もあるでしょう。入管手続きには正確な知識と準備が求められ、対応を誤ると不許可になるリスクがあるため、慎重な対応が必要です。

この記事では、企業が在留資格申請を自社で行う際に知っておきたい基本的な知識や手続きの流れ、代理申請や申請取次の違い、自社で申請することのメリットとデメリットなどについて、わかりやすく解説します。

在留資格申請は本人以外が行う場合もある

在留資格の申請手続きは、原則として外国人本人が行うものとされていますが、実務では本人以外の関係者が手続きを担うこともあります。たとえば、就労を前提に日本で活動する場合、受け入れ企業が中心となって申請を進めるケースも見受けられます。

このように、在留資格の申請にはさまざまな立場の者が関与し得るため、誰が申請を行えるのかという点を正しく理解しておく必要があります。

以下では、申請を行う者の立場ごとに、その特徴や注意点について解説します。

外国人本人による申請

在留資格に関する申請は、原則として外国人本人が地方出入国在留管理局に出頭して行う必要があります。ただし、本人が日本国外にいることが前提となる在留資格認定証明書交付申請など、本人以外の者が申請するような例外も多くあります。

また、未成年の子の在留資格申請を親が代行するなど、特定の事情に応じて本人以外が代理申請を行うことも認められています。

このように本人以外の手続きが認められるかどうかは、申請内容や状況により異なるため、事前に在留資格ごとの手続き制度の詳細を確認することが大切です。

受入れ企業や親族による申請

就労を目的とした在留資格では、受入れ企業が外国人本人に代わって申請手続きを行うことも多いです。特に、外国人がまだ日本に入国していない段階で行う在留資格認定証明書交付申請は、本人が地方出入国在留管理局に出頭して手続きを行うことができないため、企業が代理人として申請します。

一方、日本人と結婚した外国人など、企業に所属しない在留資格を申請する場合には、配偶者や日本在住の親族が代理人として申請を行うことが多いです。このように、本人による出頭が難しい場合などを想定して、受け入れ機関や親族が申請を代行できる制度が整備されています。

第三者による申請

在留資格の申請においては、地方出入国在留管理局に申請者が直接出向くことが原則とされていますが、一定の条件を満たす第三者による「申請取次」が認められています。この制度により登録支援機関や行政書士などが、外国人本人やその代理人に代わって申請書類を取り次ぎすることが可能となっています。

取次範囲については、たとえば、登録支援機関は「特定技能1号」の在留資格に関する手続きに限って申請取次を行うことができるなど、取次の対象となる在留資格は取次者の属性によって異なります。

また、申請取次を行うには、あらかじめ地方出入国在留管理局長の承認が必要であり、取次者は法令で定められた基準を満たしている必要があります。

在留資格申請の種類

在留資格の申請は、手続きを行う人物の属性や申請目的によって手続きの内容が異なるため、事前に正しい知識を持っておくことが重要です。

特に企業による外国人の採用や、家族の呼び寄せを予定している場合には、申請者の立場に応じた手続きを理解しておく必要があります。以下では、申請手続の種類ごとに分類し、それぞれの特徴と注意点について解説します。

在留資格認定証明書交付申請

外国人が新たに日本での活動を開始するためには、入国前に「在留資格認定証明書交付申請（COE申請）」を行う必要があります。

この申請は、外国人本人が海外にいることを前提としているため、受入れ企業などが代理人として手続きを進めることが一般的です。
就労を目的とする場合は、基本的には企業の担当者が必要書類を準備し、地方出入国在留管理局に対して申請を行います。審査の結果、在留資格の基準を満たしていると判断されれば、認定証明書が交付され、これをもって査証の申請や入国手続きに進むことができます。

在留期間更新許可申請

在留期間更新許可申請は、現在日本に滞在している外国人が、引き続き同じ在留資格で在留期間のみ更新することを希望する場合に必要な手続きです。

更新には、現行の在留資格に基づく活動が適正に継続されていることを証明する資料が求められます。企業が外国人従業員に代わって申請を行うには、事前に「申請等取次者証明書」の取得が必要となります。

更新申請は在留期間の満了前に行う必要があり、遅延や不備があると不許可となる可能性があるため、余裕を持って準備することが重要です。

在留資格変更許可申請

在留資格変更許可申請は、日本に滞在している外国人が、現在の在留資格から別の活動内容に対応する資格へ変更するために行う手続きです。

この申請は、就職や転職、結婚など、生活や活動内容に大きな変化が生じた際に必要となります。企業が外国人従業員に代わって申請を行う場合には、あらかじめ「申請等取次者証明書」の取得が必要です。

資格の変更には法令上の要件があり、審査によっては不許可となる場合もあるため、正しく準備をして、適切な申請をすることが求められます。

万が一不許可となった場合は、変更前の在留資格の期間が残っていれば再度準備をして、再申請をすることが可能です。

入管申請の代理人と申請取次の違い

入管申請には本人が自ら行う方法のほかに、代理人または申請取次者による申請手続きがありますが、それぞれに認められる権限には明確な違いがあります。

まず、在留資格認定証明書交付申請では、企業が外国人本人の代理人として手続きを行うことができ、この場合、代理人には本人と同様の権限があるため、書類の作成や訂正、申請の取下げなども可能です。

一方、在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請は、企業が申請取次者として手続きを行う形となり、申請取次者に認められるのは原則として書類の提出や旅券・在留カードの提示・受領に限られます。そのため、申請取次者として手続きを補助する場合は、申請に必要な書類は原則として本人が作成しなければならない点に注意する必要があります。

自社で申請するために事前に把握すべきポイント

外国人を雇用する際、企業が自ら在留資格の申請を行うケースは少なくありませんが、手続きには一定のルールや制限があります。誤った理解や不備のある対応を防ぐためにも、申請前に基本的なポイントを正しく理解しておくことが大切です。

ここでは、自社で適切に手続きを進めるために確認すべき実務上の注意点について解説します。

在留資格の種類

自社で在留資格の申請を行う場合は、対象となる在留資格の種類を正確に把握しておくことが大切です。

たとえば「技術・人文知識・国際業務」などの就労系在留資格であれば、企業が外国人本人に代わって代理申請や取次をすることが認められていますが、「日本人の配偶者等」や「定住者」などの在留資格は就労資格ではなく、たとえその外国人の雇用主であっても申請に関与することはできません。

そのため、採用予定の外国人に必要な在留資格が何かを事前に確認し、自社で対応可能かどうかを見極める必要があります。

手続きの種類

外国人を海外から呼び寄せて雇用する場合は、在留資格認定証明書交付申請が必要であり、この手続きでは企業が外国人の代理人として申請することが認められています。

一方、国内に在留する外国人を採用する際には、在留資格変更許可申請や在留期間更新許可申請といった手続きが必要となります。これらの国内在留者向けの手続きを企業が代行するためには、あらかじめ申請等取次者証明書を取得しておかなければなりません。

そのため、自社で入管手続きを行う場合には、それぞれの手続きの種類と、申請に必要な資格や権限の違いを正確に理解しておくことが重要です。

手続きの方法

在留資格に関する手続きを進める際は、どのような方法で申請を行うかを事前に検討しておくことが重要です。

申請手続は主に窓口で行う方法とオンラインで行う方法がありますが、オンライン申請の場合は事前の準備に一定期間を要するため、どちらの方法を採用するか時間に余裕をもって判断する必要があります。

窓口で申請する

在留資格に関する手続きを窓口で行う場合は、企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に出向く必要があります。手続きは、本局・支局・出張所などで受け付けており、申請先を事前に確認しておくことが重要です。

申請時には、所定の申請書に加えて、在留資格の種類や手続きの内容に応じた添付書類一式を提出します。必要書類は「在留資格の種類」「手続きの種類」「企業の規模」「業務内容」などにより異なるため、出入国在留管理庁が公開する最新情報を都度確認し、適切に準備することが求められます。

オンラインで申請する

在留資格に関する手続きは、一部を除いてオンラインでの申請も可能です。
企業が外国人従業員に関する申請をオンラインで行うには、あらかじめ出入国在留管理庁に対してオンライン申請の利用申出を行い、承認を受けておく必要があります。

また、オンライン申請の利用申出を行うには、申出の前に企業の担当者が申請取次者としての承認を受けていることが原則とされており、手続きを開始できるようになる前に一定期間の準備が必要となることに注意が必要です。

オンライン申請は利便性が高い一方で、利用開始までのハードルが高いため、手続きの頻度や管轄の地方出入国在留管理官署までの距離などを考慮して制度利用を検討しましょう。

自社で在留資格申請をするメリット

企業が外国人従業員の在留資格申請を自社で行う場合、事前の情報収集や手続きの手間などがある一方で、複数のメリットが生じます。

以下では、自社で申請を行う場合に得られる主なメリットについて説明します。

コストを抑えられる

在留資格の申請を行政書士などの専門家に依頼する場合、手続きの内容や在留資格の種類によって数万円から十数万円の申請代行費用が発生します。

これに対して、自社で申請手続きを行えば外部への支出を抑えられ、特に複数名の申請を同時に行う場合にはコスト削減効果が大きくなります。また、申請頻度が高い企業では、社内に必要な知識を蓄積することで長期的に安定した運用が可能となり、費用対効果の高い体制を築くことができます。

このように、自社申請はコスト面での利点を重視する企業にとって有効な選択肢となり得ます。

社内にノウハウが蓄積される

自社で在留資格の申請を行うことにより、手続きの流れや必要書類、審査時の注意点に関する知識が社内に蓄積されていきます。

外国人雇用が継続的に行われる場合、制度に詳しい担当者が社内にいることで、法改正や従業員からの問い合わせにも迅速かつ的確に対応できるようになります。

結果として、外国人雇用におけるコンプライアンス対応やリスク管理の強化にも貢献することとなります。

スピーディに対応できる場合がある

自社で在留資格申請を行う場合、書類の作成や関係部署との調整を自ら管理できるため、スケジュールの柔軟な調整が可能です。

外部専門家とのやり取りが不要となることで、確認や修正にかかる時間を短縮できる点も利点です。申請者の入社日や在留期限に合わせて速やかに対応できる体制が整っていれば、業務への影響を抑えることにもつながります。

このように、申請を社内で完結できる環境があれば、手続きを迅速に進められる可能性が高まります。

自社で在留資格申請をするデメリット

自社で在留資格申請を行う場合、コスト削減やノウハウの蓄積といった利点がある一方で、注意しなければ大きなデメリットが生じてしまう場合もあります。

以下では、自社申請における具体的なデメリットについて解説します。

申請が不許可になるリスクが高まる

自社で在留資格の申請を行う場合、申請書類の記載ミスや添付書類の不足といった不備が発生しやすくなります。法令や制度に関する理解が不十分なまま申請を進めると、必要な要件を満たしていない内容で提出してしまうおそれがあります。

制度の運用方針や審査基準への理解が浅いと、審査側の確認ポイントを押さえきれず、結果的に審査が長引く原因にもなります。

こうした要因により、採用計画に支障をきたし、外国人の入社時期が大幅に遅れるリスクが生じることもあります。

人事担当者の負担が大きくなる

在留資格の申請業務には、制度に関する正確な知識と煩雑な手続きへの対応が求められます。社内に詳しい人材がいない場合、必要な情報の収集に多くの時間と労力を費やすことになります。

人事担当者が申請書類の作成や関連書類の整備に追われることで、採用や労務管理といった本来の業務が圧迫されるおそれがあります。

このような負担が蓄積すると、業務全体の効率が下がり、組織全体に悪影響が及ぶ可能性もあります。

どのような場合に自社で申請すべきか

在留資格の自社申請を検討するにあたって、企業の人員リソースや外国人本人の状況により、自社対応の難易度や手間は大きく異なるため、メリットとデメリットのどちらが大きいかについて、都度個別に判断することをおすすめします。
自社で申請すべき場合の例としては以下のような状況が当てはまります。

 申請内容に不許可になる要因がない
 社内に制度に詳しい担当者がいる
 社内の人員リソースに余裕がある
 就労開始までのスケジュールに余裕がある

まとめ

在留資格申請を自社で行う場合のメリットとして、コスト削減やノウハウの蓄積などの点が挙げられます。一方で、不許可となるリスクや申請に関する専門的な知識の不足、人事担当者の業務負担といったデメリットも存在するため、自社にあった方法を検討する必要があります。

外国人を雇用する企業の担当者は、自社で対応すべきか、専門家に依頼すべきかを早めに判断し、社内体制やスケジュールを整えておくことが重要です。適切な準備が採用の成否を左右することにつながります。