委託先の登録支援機関を変更することはできる？手続きの流れと必要書類を解説

特定技能外国人の支援を外部に委託している企業の中には、委託先登録支援機関の見直しの必要性を感じることもあるでしょう。

しかし、登録支援機関を途中で変更できるのか、どのような手続きが必要なのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では、委託先の登録支援機関を変更することは可能なのかという基本的なポイントをはじめ、変更時に必要となる届出の仕組みや手続きの流れ、提出書類について分かりやすく解説します。

登録支援機関の変更を検討している企業担当者が、実務の流れを理解できるよう整理して紹介します。

登録支援機関は任意に変更できる

特定技能外国人の支援を登録支援機関に委託している場合であっても、委託先の登録支援機関は途中で変更することが可能です。

現在の支援内容や対応に課題を感じた場合や、自社の方針に合った支援体制を構築したい場合には、別の登録支援機関へ委託先を切り替えることができます。

ただし、登録支援機関を変更する場合には、受入れ企業が出入国在留管理庁に対して必要な届出を行う必要があります。

特定技能外国人の受入れ状況に変更が生じた場合は随時届出が義務付けられており、支援委託先の変更もこの届出の対象に含まれます。

また、委託先を変更すると支援計画の内容や支援責任者・支援担当者などが変更されることも多いため、支援計画に関する書類の提出が必要になります。

企業は変更の事実が生じた後、期限内に適切な手続きを進めることが重要です。

このように、登録支援機関の変更自体は制度上認められていますが、契約内容の確認や必要書類の準備、届出の提出などの手続きを正しく行うことが適正な外国人雇用を継続するためのポイントとなります。

登録支援機関を変更する主な理由

近年、特定技能外国人の支援を外部に委託する企業の中には、現在の支援体制を見直す動きも見られます。

しかし、委託先を変更する背景や事情は企業ごとに異なり、さまざまな要因が関係しています。

ここからは、企業が登録支援機関の変更を検討する主な理由について解説します。

支援委託費用が高額

登録支援機関の変更を検討する理由として、支援委託費用が高額であることが挙げられます。

例えば、支援内容や対応状況に対して費用が見合っていないと感じる場合、受入れ企業が契約の見直しを検討するケースがあります。

さらに、支援の質や対応状況に対する満足度が低い場合、コストパフォーマンスに疑問を感じて別の機関への変更を検討する企業も少なくありません。

支援内容が自社の希望に合わない

特定技能外国人の支援は制度上必要な支援内容が定められていますが、実際の運用方法や支援体制は登録支援機関ごとに違いがあります。

例えば、相談や苦情への対応体制、支援の実施方法、外国人とのコミュニケーションの取り方などが企業の希望と一致しない場合、支援内容に対する不満が生じることがあります。

また、外国人従業員の国籍が増えるなど受入れ状況が変化すると、対応可能な言語や通訳体制が十分でないことが課題となる場合もあります。

自社のコンプライアンス基準に適合しない

近年、外国人雇用を取り巻く制度や運用は見直しが続いており、企業に求められる法令遵守や内部統制の水準も高まりつつあります。

例えば、支援の実施状況の記録管理や報告体制が不十分である場合、企業側の監査やコンプライアンス方針に適合しないと判断されることがあります。

また、支援内容の透明性や対応体制に不安がある場合、企業としてリスク管理の観点から委託先の見直しを検討するケースも見られます。

外国人従業員から不満の声がある

特定技能外国人の支援は、生活面や職場定着を支える重要な役割を担うため、支援内容に対して本人から不満が寄せられる場合には委託先の見直しが検討されることがあります。

例えば、相談や苦情への対応が十分に行われていない場合や、外国人とのコミュニケーションが円滑に取れていない場合には、外国人従業員の安心感や満足度に影響する可能性があります。

また、支援の実施状況が十分に共有されていない、問題発生時の対応が遅いといった状況では、企業側に直接相談が寄せられることもあり、支援体制そのものを見直す契機となることがあります。

義務的支援以外のサポート内容に差がある

特定技能制度では外国人への支援内容が一定程度定められていますが、実際に提供されるサービスの範囲や質は登録支援機関ごとに異なります。

例えば、登録支援機関は人材紹介会社、監理団体、行政書士などの専門家、日本語学校など多様な主体によって運営されており、それぞれの強みや提供できる支援内容に違いがあります。

また、制度上必要とされる支援以外の部分では、外国人材の採用支援、日本語教育、生活サポート、法務対応などのサービス内容に差が生じることもあります。

そのため、企業の採用方針や外国人材の育成方針に合った支援を受けるため、提供される追加サポートの内容を比較しながら委託先の変更を検討する企業も見られます。

登録支援機関を変更する際は支援計画変更に係る届出が必要

特定技能外国人の支援を登録支援機関に委託している場合であっても、委託先の変更などにより１号特定技能外国人支援計画の内容に変更が生じたときは、特定技能所属機関による届出が必要となります。

届出を行う義務があるのは特定技能外国人を受け入れている所属機関であり、支援機関を変更した場合など支援計画に変更が生じた日から14日以内に所定の手続きを行う必要があります。

次の見出しからは、届出の具体的な方法や提出書類、記載内容などについて順を追って解説します。

支援計画変更に係る届出の必要書類

支援計画変更に係る届出を行う際には、所定の事項を記載した届出書を提出する必要があり、出入国在留管理庁が配布している以下の参考様式を使用することが可能です。

■支援計画変更に係る届出（参考様式第３－２号）

この届出は必ずしも配布されている様式を使用しなければならないものではありませんが、記載漏れなどによる不備を防ぐ観点から、可能な限り参考様式を利用して作成することが望ましいでしょう。

また、届出内容に応じて変更の事実を示す資料の提出が求められることがあり、さらに窓口での手続きでは身分を証する書類の提示、郵送で提出する場合はその写しを同封する必要があります。

なお、提出書類の内容は変更事項によって異なる場合があり、必要に応じて追加の資料提出を求められることもあります。

出入国在留管理庁｜特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出

届出の方法

支援計画変更に係る届出は、出入国在留管理庁の電子届出システムを利用してインターネットから提出することが可能であり、この方法を利用する場合は事前に利用者情報の登録を行う必要があります。

オンライン手続きを利用しない場合は、特定技能所属機関の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理官署の窓口に書類を持参して提出する方法も認められています。

また、郵送による提出にも対応しており、この場合は身分を証する書類の写しを同封したうえで管轄の地方出入国在留管理官署宛てに送付し、封筒の表面には「特定技能届出書在中」などと朱書きして提出することが求められます。

なお、窓口で手続きを行う場合の受付時間は原則として平日の午前9時から12時まで、午後1時から4時までですが、具体的な受付日時については管轄官署の案内を確認してください。

支援計画変更に係る届出書の書き方

支援計画の変更に伴う届出では、必要事項を正確に記載することが重要です。

ここからは、届出書に記載する主な項目や記入時のポイントについて順を追って解説します。

①届出の対象者

参照元：出入国在留管理庁｜支援計画の変更に係る届出書記載例

届出書には、対象となる特定技能外国人の氏名、性別、生年月日、国籍・地域、在留カード番号、従事する特定産業分野および業務区分などの基本情報を記載します。

これらの内容は、本人が所持する在留カードや特定技能の指定書などの資料から確認することができます。

なお、対象となる外国人が複数いる場合は、氏名欄に「別紙のとおり」と記載し、対象者の一覧表を別紙として添付する方法でも差し支えありません。

②届出の事由

参照元：出入国在留管理庁｜支援計画の変更に係る届出書記載例

届出書の事由欄では、まず変更年月日を記載します。

この変更年月日は、登録支援機関の変更などにより新たな支援体制が開始された日、すなわち新しい支援機関による支援が実際に始まった日を記入します。

続いて変更事項の欄では、支援内容全体の変更に該当するため、「33.10～18全ての変更」および「34.19～28 全ての変更」の両方にチェックを入れます。

さらに変更後の内容欄には「別添の支援計画書のとおり」と記載し、届出時には変更後の支援計画書を添付して提出します。

③届出機関

参照元：出入国在留管理庁｜支援計画の変更に係る届出書記載例

届出機関欄には、特定技能所属機関である企業の法人番号、会社名、所在地、担当者名、電話番号などの基本情報を記載します。

これらの事項を記入したうえで、届出書に設けられている誓約事項の内容を確認し、該当箇所にチェックを入れます。

最後に、書類の作成者が署名し作成日を記入すれば、届出書の作成は完了となります。

支援計画変更に係る届出のよくある質問

支援体制を変更する際には、届出の要否や手続の進め方などについて、さまざまな疑問が生じます。

そこで、ここからは支援計画の変更に関する手続でよく寄せられる質問とそのポイントを整理して解説します。

届出書の作成を委託することはできますか？

支援計画変更に係る届出書の作成は必ずしも特定技能所属機関の役職員が行う必要はありません。

例えば、行政書士や弁護士など、法令に基づき官公署へ提出する書類の作成を業として行うことが認められている専門家に委任することが可能です。

一方で、これらの資格を持たない第三者に報酬を支払って書類作成を依頼することは、行政書士法などの法令に抵触するおそれがあるため注意が必要です。

なお、届出書の作成を外部に委任する場合は、委任関係を示す資料として委任状を添付し、届出書の署名欄には実際に書類を作成した者が署名します。

郵送で届出する場合は期限最終日の消印があれば有効ですか？

郵送で届出を行う場合であっても、期限の判断は消印の日付ではなく、書類が地方出入国在留管理局または支局に到達した日で判断されます。

そのため、届出事由が発生してから１４日以内の消印があったとしても、その期間内に官署へ到達していなければ期限内の届出とは認められません。

このため、郵送で提出する際は配送日数を考慮し、期限直前ではなく余裕を持って送付することが重要です。

届出を怠った場合に罰則はありますか？

支援計画変更に係る届出を行わなかった場合や虚偽の届出をした場合には、一定の不利益処分や罰則が科される可能性があります。

不利益処分の例としてたとえば、欠格事由により一定期間特定技能外国人の受け入れが認められなくなる可能性があります。

また、出入国管理及び難民認定法に基づき、罰金刑など刑事処分の対象となる可能性もあるため、届出義務が生じた場合には期限内に適切な手続きを行うことが重要です。

支援計画書は全ページ記載して添付する必要がありますか？

支援計画変更の届出に添付する１号特定技能外国人支援計画書は、必ずしも全てのページを記載して提出する必要はありません。

提出する際は、変更が生じた箇所のページと、機関名称や作成責任者の氏名などが記載された末尾のページを記載して提出します。

したがって、変更のない部分まで含めて全ページを添付する必要はなく、変更内容が確認できる範囲の資料を提出すれば足りるとされています。

支援計画書に本人の署名をして添付する必要がありますか？

支援計画変更の届出に添付する変更後の支援計画書については、支援対象となる外国人本人の署名は必要ありません。

ただし、署名が不要であっても、変更後の支援計画書は本人が十分に理解できる言語に翻訳したうえで交付することが求められます。

そのうえで、変更した内容について本人に十分な説明を行い、支援内容を適切に理解してもらうことが重要です。

まとめ

登録支援機関を変更する場合は、１号特定技能外国人支援計画の内容が変更されることになるため、所定の届出を行う必要があります。この記事では、変更が必要となる主な理由や、支援計画変更に係る届出の概要、必要書類、提出方法、届出書の記載ポイント、さらに実務でよくある疑問について解説しました。

もし支援内容が自社の方針に合わない場合や外国人従業員から不満が出ている場合は、登録支援機関の見直しを検討することも重要です。変更を行う際には、支援体制の切り替えだけでなく、届出期限や必要書類などの手続きも確認し、制度に沿って適切に対応することを心がけましょう。