監理団体を変更するには？必要書類や選び方のポイントを徹底解説

「監理団体を変更するにはどうすれば良いの？」
「変更できないケースや条件を知りたい」

と悩んでいませんか。

監理団体の変更は可能ですが、一定の条件と手続きが必要です。

本記事では、監理団体を変更する具体的な流れや必要書類、変更にかかる期間などについて詳しく解説します。監理団体変更の全体像が理解でき、自社にとって最適な判断ができるようになるので、参考にしてみてください。

 

監理団体の変更を検討する主な理由

監理団体の変更を検討する企業には、さまざまな理由があります。主な理由を以下の表にまとめました。

監理団体の変更を検討する主な理由	詳細
紹介される技能実習生の質が低い	企業の要望に合わない人材ばかり紹介される、基礎的な訓練が不十分など。
監理費が不透明または高額	費用の内訳が明確でない、相場より明らかに高いなど。
監理団体としての業務の質が低い	訪問指導が実施されない、技能実習開始のための準備がおろそかなど。
各種サポートが不十分	母国語での相談窓口がない、夜間や休日に緊急事態が発生しても連絡が取れないなど。
担当者の対応が悪い	連絡しても返信が遅い、質問しても曖昧な回答しか返ってこないなど。

これらの問題がある場合でも、まずは現在の監理団体に改善要望を伝えましょう。それでも改善が見られない場合に、監理団体の変更を検討してみてください。

監理団体を変更する流れ

監理団体の変更は、以下の5つのステップで進めます。

1. 監理団体変更を検討する
2. 新しい監理団体と打合せをする
3. 現在の監理団体に変更の意向を伝える
4. 必要書類を取得する
5. 新しい監理団体と送り出し機関との契約

順に解説します。

監理団体変更を検討する

まずは、本当に監理団体を変更すべきかどうかを慎重に判断します。

特に確認しておくべきポイントは以下の3点です。

契約内容によっては解約条件があったり、違約金が発生したりする場合があります。

また、監理団体変更に伴う費用も事前に把握しておきましょう。監理団体の入会金は1万~10万円程度かかります。

監理団体変更の必要性についても慎重に検討してください。現在の監理団体の問題点を整理し、変更すれば本当に改善されるのか見極めます。担当者レベルの問題であれば、担当者変更で解決する場合もあります。

最後に経営層や関係部署に監理団体変更の必要性を説明し、承認を得ましょう。

新しい監理団体と打合せをする

複数の監理団体を比較し、自社に最適な監理団体を選んだあとは、新しい監理団体と打合せをおこないます。

打合せで確認したいポイントを以下の表にまとめました。

打合せで確認したいポイント	詳細
監理費の内訳	相場と比較して妥当か、不透明な費用項目はないかなど
追加費用の有無	予想外の費用負担はないか、追加費用の発生条件が明記されているかなど
トラブル事例	過去のトラブル事例を隠さずに開示してくれるか、再発防止策を講じているかなど
監理責任者の経験や資格	法令知識は豊富か、実務経験が十分かなど
契約期間	契約期間は何年か、自動更新されるかなど
解約条件	解約時に不当な制約はないか、解約時の通知期間は何ヵ月前かなど

料金の安さだけで選ばず、サービス内容とのバランスを重視しましょう。

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現在の監理団体に変更の意向を伝える

新しい監理団体が決まったら、現在の監理団体に変更の意向を伝えます。

ただし、新しい監理団体のめどが立ってから伝えましょう。

また、伝え方にも配慮が必要です。感情的にならず、冷静に事実を伝えます。

トラブル回避のため、これまでのサポートに対する感謝も忘れずに伝えましょう。

必要書類を取得する

現在の監理団体から、引き継ぎに必要な書類を受け取ります。

書類の回収が遅れると変更手続き全体が遅延するため、早めに依頼しましょう。

必要書類の内容はこのあと解説するので、このまま読み進めてみてください。

新しい監理団体と送り出し機関との契約

最後に新しい監理団体と送り出し機関との間で技能実習生の移管に関する契約を締結します。

すべての手続きが完了したら、正式に監理団体が変更となります。

監理団体変更には平均3〜4ヵ月かかるため、計画的に進めることが大切です。

監理団体変更の主な必要書類

監理団体の変更には、さまざまな書類が必要です。書類の不備や提出漏れは手続きの遅延につながります。

ここでは、主な必要書類と提出先を詳しく解説します。

変更届

監理団体の変更は、技能実習計画の変更に該当します。

そのため、技能実習計画の変更認定申請書を提出してください。

提出先は、外国人技能実習機構（OTIT）です。窓口の受付時間は平日9:00~16:00です。

変更届は、監理団体の変更が決定したら速やかに提出しましょう。

合意書

監理団体の変更には、関係者間の合意が必要です。

合意が必要な関係者は以下の通りです。

現在の監理団体や技能実習生に対して変更理由を丁寧に説明し、理解と合意を得てください。合意書も変更届と同様に外国人技能実習機構（OTIT）へ提出します。

新しい監理団体への移管手続きは、基本的に新しい監理団体と元の監理団体が調整します。受入れ企業側がおこなう特別な手続きは特にありません。

その他の書類

その他の必要書類は以下の通りです。

必要書類の提出先は外国人技能実習機構（OTIT）です。

また、必要書類は新しい監理団体が受入れ企業から回収します。書類の不備や提出漏れは、手続きの遅延につながるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

監理団体変更に要する時間

監理団体の変更には、通常3~4ヵ月程度かかります。

しかし、以下の状況によっては、さらに期間が延びる可能性があります。

スムーズな移行のためにも、余裕を持ったスケジュールで手続きを進めることが重要です。

変更手続きを開始する前に、関係機関と十分に相談し、想定されるリスクや対応策を確認しておきましょう。

監理団体を変更する際に見極めるポイント

監理団体を変更する際は以下5つのポイントを見極めましょう。

1. 紹介される技能実習生の質
2. 監理費用の金額
3. 監理団体としての業務の質
4. 各種サポートの充実性
5. 担当者の対応力

順に解説します。

監理団体の選び方は以下の記事でも詳しく解説していますのでご覧ください。

【関連記事】
監理団体の選び方｜失敗しない5つのポイントと注意点を徹底解説

紹介される技能実習生の質

技能実習生の質は、送り出し機関と監理団体の両方の質に左右されます。まず、両者の違いを理解しておきましょう。

	送り出し機関	監理団体
所在地	技能実習生の母国	日本
役割	技能実習生の募集や選抜 日本語教育や技術訓練 日本への送り出し	日本企業と送り出し機関の仲介 技能実習生のサポート

技能実習生の選考や日本語教育などは、海外現地の送り出し機関でおこなわれます。送り出し機関の質にはバラつきがあり、優秀な人材を監理団体に提供できていないケースもあります。

なお、送り出し機関と監理団体の質を見分ける具体的な方法を以下の表にまとめました。

	見分け方
送り出し機関	日本語学習の時間数や教育体制を明示している 離職率や途中帰国率を開示している 送り出し後のフォロー体制が明確
監理団体	複数の優良送り出し機関と提携している 企業訪問の頻度が明確 企業のニーズをヒアリングした上で候補者を選定している

監理団体が優秀な人材を多数輩出している送り出し機関と連携していれば、自社の助けとなる人材を雇用しやすいです。

現在の監理団体を通して紹介される人材に満足できない場合は、海外の送り出し機関の質も考慮した上で、監理団体の変更を検討してみてください。

監理費用の金額

監理費用は、サービス内容とのバランスで判断してください。

技能実習生の受入れには、団体監理型と企業単独型の2つの方式があります。ほとんどの企業は団体監理型を選択しており、監理団体に受入れ手続きやサポートを依頼するのが一般的です。

提供されるサービス内容と費用の詳細を精査し、自社のニーズに合致した監理団体を選びましょう。適正な監理費で質の高いサービスを提供する監理団体を選ぶことで、失踪やトラブルが減り、総合監理コストの削減につながります。

技能実習生の受け入れ費用や監理団体の料金相場については、以下の記事でも詳しく解説していますのでご覧ください。

【関連記事】
『技能実習生』の受け入れ費用、監理団体の料金相場を解説【費用項目一覧表あり】| 外国人採用の窓口

外国人採用の窓口では「外国人雇用にかかる費用徹底分析」の資料を無料配布しております。30秒でダウンロードできますので、以下の画像をクリックの上、どうぞお受け取りください。

監理団体としての業務の質

監理団体には、主に以下の4つの業務があります。

監理団体の主な業務	詳細
技能実習開始のための準備	送り出し機関の選定・契約、面接支援、各種申請書類作成サポート、入国手続き、入国後講習など。
定期監査	3ヵ月に1回以上、受入れ企業への監査を実施し、結果を外国人技能実習機構に報告。
訪問指導	1号技能実習生の場合、毎月1回以上の実施状況確認と指導。記録を作成し、年に1度、技能実習機構に提出。
技能実習生への保護・支援	技能実習生からの相談に母国語で対応できる体制の確保と、受入れ企業との連携など。

これらの業務が実施されているかを確認しましょう。監理団体の質は、監査や訪問指導の記録を共有してくれるか、失踪率や提携送り出し機関の情報を開示しているかなど、情報公開の姿勢で見分けられます。

また、業務の質が高い監理団体を選べば、実習生の失踪や犯罪といったリスクを低減できるため、リスクマネジメントの強化につながります。

各種サポートの充実性

技能実習生へのサポート体制が充実しているかを確認しましょう。

優良な監理団体のサポート例を紹介します。

サポート体制が充実している監理団体を選ぶことで、技能実習生の満足度が向上し、失踪や早期帰国のリスクが低下します。

担当者の対応力

監理団体の担当者の対応力も、選定のポイントです。

確認すべきポイントは以下の通りです。

対応力の高い担当者がいる監理団体を選ぶことで、日々の業務がスムーズに進み、トラブル時にも迅速な対応が期待できます。

監理団体を変更するときの注意点

監理団体を変更することで、外国人技能実習生の受け入れ体制の改善や、監理コストの適正化を図ることができます。

しかし、一方でデメリットや注意点もあるため、十分な検討と準備が必要不可欠です。

主な注意点は以下の3つです。

1. 知識や経験がないと手続きがスムーズに進まない
2. 変更には一時的なコストが発生する
3. 技能実習生が不安や戸惑いを感じやすい

順番に見ていきましょう。

知識や経験がないと手続きがスムーズに進まない

監理団体を変更する際には、新旧両方の監理団体との調整や、各種書類の準備などの事務手続きが発生します。

特に、技能実習計画の変更認定申請や、受入れ企業と監理団体間の新たな契約締結など、専門的な知識と時間を要する作業が含まれています。

手続きを円滑に進めるためには、変更の目的や要件を明確にし、必要書類のリストアップと作成スケジュールを綿密に立てることが重要です。

また、公的手続きの専門家である行政書士サポートを受けることで、ミスや遅延のリスクを最小限に抑えられます。

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変更には一時的なコストが発生する

監理団体の変更に伴い、一時的にコストが増加する可能性があります。

新たな監理団体への移行に際して、各種手数料や書類作成費用などの初期費用が発生するケースがあるためです。新たな監理団体の監理費用が高くなってしまう場合には、当然ながら総コストの増大につながります。

複数の監理団体の料金体系や提供サービス内容を比較し、自社のニーズとのマッチングを見極めながら、中長期的な視点に立ち、コストを上回るメリットが得られるかを冷静に判断しましょう。

技能実習生が不安や戸惑いを感じやすい

実習期間の途中での監理団体変更は、技能実習生自身にも影響を与えます。

監理団体は、実習生の日本での生活や実習をサポートする重要な存在であり、変更によって実習生の不安や戸惑いを招くおそれがあるのです。

実習生への影響を最小限に抑えるためには、変更の理由や目的について丁寧に説明し、理解を得ることが不可欠です。

加えて、新たな監理団体の実習生サポート体制を入念にチェックし、従来と同等以上のサポートが受けられることを確認しておく必要があります。

実習生の安心と信頼を得ることで、円滑な移行と実習の継続が可能となるでしょう。

監理団体変更ができないケース

技能実習は、技能実習法に基づき適正な実施が求められます。

監理団体の変更も例外ではなく、送り出し機関、受入れ企業、監理団体のすべてが法令を遵守しているか厳格に審査されます。

法令違反が認められた場合、監理団体の変更は認められません。

監理団体の変更には「技能実習生の監理団体変更に伴う合意書」の取得が必須です。しかし、技能実習法、出入国管理及び難民認定法、労働関係法令（労働基準法、最低賃金法など）に違反している場合、この合意書を得ることはできません。

送出国政府の認定機関一覧は、以下の外国人技能実習機構（OTIT）のウェブサイトから確認できます。

外国人技能実習機構（OTIT）：外国政府認定送出機関一覧

技能実習の実施においては、送り出し機関、受入れ企業、監理団体の3者が、技能実習法や出入国管理法などを遵守する必要がありますが、意図せず違反をしてしまうケースも考えられるでしょう。

悪質な違反や改善が見込めない場合は、監理団体の変更は認められません。しかし、意図的でなく、速やかに問題を改善し、適切な対応をおこなっている場合は、変更が認められる可能性があります。

重要なのは、法令違反を認識した場合、速やかに是正措置を取り、再発防止策を講じることです。

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監理団体を変更してよりよい受け入れ体制を整えよう

監理団体の変更は、3〜4ヵ月かかり、手続きは複雑です。しかし、紹介される技能実習生の質が低かったり、監理費が不透明だったりする場合は変更を検討する価値があるでしょう。

良質な監理団体を選べば、総合監理コストの削減やリスクマネジメントの強化につながります。

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