登録支援機関の設立要件や申請方法、必要書類、運営上の注意点について解説します

外国人材の受け入れに関心が高まる中、「登録支援機関」の設立を検討する企業が増えています。

しかし、設立にあたっては複雑な要件の確認や多くの書類準備が必要であり、正しく手続きを進めないと登録が認められません。

この記事では、登録支援機関の設立要件や申請手続きの方法、提出すべき書類の種類、さらに登録後の運営で注意すべき点を整理して解説します。

これから登録を目指す企業担当者が、制度の全体像を理解し、スムーズに準備を進められるようポイントをわかりやすく紹介していきます。

登録支援機関とは

登録支援機関とは、特定技能1号の在留資格を持つ外国人が日本で働く際に必要とされる各種の支援を、受け入れ企業からの委託を受けて代行する専門機関のことです。

支援の内容は、職業生活や日常生活、社会生活にわたる広範囲なサポートであり、外国人が安心して働ける環境を整える役割を担っています。

登録支援機関は、株式会社や事業協同組合、個人事業主など多様な主体が登録の対象となります。営利・非営利を問わず、また法人・個人の別にかかわらず幅広く登録できる点が特徴です。

登録支援機関として活動するには出入国在留管理庁に申請を行い、登録簿に記載される必要があります。

登録が認められた場合、その情報は公表され、外国人の支援を委託したい企業が確認できる仕組みになっています。

登録支援機関の業務内容

登録支援機関の役割は、受け入れ企業から委託を受けて特定技能1号外国人の支援計画を実施することです。

支援の範囲は生活面から職業活動に至るまで幅広く、外国人が日本で安心して就労できるよう環境を整える重要な責務を担っています。

登録支援機関を運営している事業者の多くは、人材紹介会社や士業事務所、日本語教育機関、技能実習の監理団体などです。

これらの事業者が本来の業務に加えて支援機関を兼務する形態が一般的となっています。

義務的支援

義務的支援とは、特定技能1号外国人を受け入れる際に必ず実施しなければならない、入管法により定められた支援のことです。

具体的には、以下の10項目が義務的支援として定められています。

義務的支援10項目の一覧
1. 事前ガイダンス	在留資格申請前に労働条件や活動内容、入国手続などを説明すること
2. 出入国時の送迎	入国時は空港から住居や職場まで、帰国時は保安検査場までの送迎を行うこと
3. 住居確保・契約支援	保証人の手配や社宅提供、銀行口座や通信契約など生活に必要な手続きを補助すること
4. 生活オリエンテーション	日本の生活ルールや災害対応、公共機関の利用方法などを案内すること
5. 公的手続への同行	社会保障や税手続きに必要に応じて同行し、書類作成を支援すること
6. 日本語学習機会の提供	語学教室や教材の情報を紹介し、学習環境を確保すること
7. 相談・苦情対応	職場や生活の問題について、外国人が理解できる言語で助言や指導を行うこと
8. 日本人との交流促進	自治会や地域のイベントなどに参加できるよう補助すること
9. 転職支援	企業側の都合で契約解除となる場合に、転職活動や推薦状作成などを支援すること
10. 定期面談・通報	3か月に1度以上面談を実施し、法令違反を把握した場合には行政機関へ通報すること

登録支援機関は、定められた義務的支援を適切に実施することが求められます。もし支援内容に不備があれば、外国人の受け入れが停止されるおそれがあり、さらに登録支援機関自身も入管庁の名簿から削除されるリスクを負うことになります。

任意的支援

任意的支援とは、法令で義務づけられたものではなく、企業や登録支援機関が自主的に取り組む追加的なサポートを指します。

ただし、支援計画書にその内容を記載した場合には、任意的支援であっても実施義務が生じる点に注意しなければなりません。

具体的な任意的支援の例としては、以下のような取り組みが挙げられます。

任意的支援の代表例

支援責任者や担当者による日本語の指導や、日本語能力試験の受験支援、資格取得者への優遇制度の導入 日本語教室や講座の受講料を補助するなど、学習に関する経済的支援 日本の気候や服装、本国から持ち込み可能な物品、日本で生活する際に必要となる費用の目安や雇用主からの支給品の説明 就労開始前に外国人本人からの相談に対応し、安心して勤務を始められるよう配慮すること 渡航準備費用や生活資金を貸し付ける制度の整備 外国人が地域の行事やイベントに参加する際に、有給休暇を付与したり勤務時間に配慮する取り組み

このような任意的支援は、特定技能外国人が日本社会に円滑に適応するうえで有効に機能し、受け入れ機関にとっても人材の定着を後押しする重要な取り組みといえます。

登録支援機関の設立方法

登録支援機関として活動するには、入管庁の名簿に正式に登録される必要があります。

その際には、入管法で定められた要件を満たし、必要な書類を整えて申請を行わなければなりません。そのため、あらかじめ手続きの流れを把握して準備を進めておくことが大切です。

ここからは、登録のために求められる条件や提出書類の内容、さらに審査に要する期間や費用など、具体的な申請手続きのポイントについて整理しながら解説していきます。

登録の要件

登録支援機関として認められるためには、入管法により定められた登録要件を満たさなければなりません。

これらの基準は、支援を適切かつ公正に行う体制を確保するために設けられています。

定められた要件に適合していると判断されれば、登録は必ず認められる仕組みとなっています。そのため、要件を正しく理解し、漏れなく準備を整えることが重要です。

要件の主な内容は以下の通りです。

登録支援機関の設立要件

■適正な運営体制が確保されていること ・支援責任者と支援担当者を適切に配置している ・過去2年以内に外国人雇用の経験があるか、または過去5年以内に2年以上生活相談業務を経験している ・外国人が理解できる言語で情報提供できる体制がある ・支援責任者や担当者が定期面談を実施できる体制が整っている ・支援業務の実施記録を1年以上保存する体制を持っている ・過去1年間に登録支援機関申請者に責任のある事由により外国人の行方不明を発生させていない ・支援責任者やその法人の役職者が登録拒否事由に該当しない ・支援責任者が支援委託元企業の役員の配偶者や親族などでない ・支援に要する費用を外国人本人に負担させない ・支援費用の内訳を委託元の企業に提示する ■その他登録拒否事由に該当しないこと ・重要な事項について虚偽や記載漏れのない申請である ・心身の故障により支援業務を適正に行えない状態でない ・破産して復権を得ていない者でない ・法人の場合、役員が登録取消処分を受けた法人の役員であった者でない ・未成年者が申請者の場合は法定代理人が拒否事由に該当しない ・法人の場合は役員が拒否事由に該当しない ・事業活動が暴力団員に支配されていない ■過去5年以内に以下に該当する状況が発生していないこと ・拘禁刑以上の刑を受けていない ・入管法や労働関連法令違反で罰金刑以上の刑を受けていない ・刑法上の暴力行為や暴行・監禁などで罰金刑以上の処分を受けていない ・社会保険関係法令違反で罰金刑以上の刑を受けていない ・登録支援機関の登録を取り消されたことがない ・入管法や労働法に関して不正または著しく不当な行為を行っていない ・役員が暴力団員であった経歴がない

登録支援機関名簿への登録を受けるためには、多くの基準を満たさなければなりません。

これらの基準をクリアすることで、登録支援機関は外国人材への支援を適切に行う能力を有すると認められます。

提出書類の一覧

登録支援機関の登録を申請する際には、多くの書類を準備する必要があります。

これらは法人か個人かによって内容が異なる部分もありますが、いずれの場合も支援体制や適格性を確認するための正しく資料を整えることが求められます。

提出が必要となる主な書類は以下の通りです。

登録申請の必要書類

登録支援機関登録申請書 手数料納付書 （法人の場合）登記事項証明書、定款又は寄附行為の写し、役員の住民票の写し、登録支援機関の役員に関する誓約書 （個人の場合）住民票の写し、主たる事務所の住所に係る立証資料 登録支援機関概要書 登録支援機関誓約書 支援責任者の就任承諾書及び誓約書 支援責任者の履歴書 支援担当者の就任承諾書及び誓約書 支援担当者の履歴書 支援委託手数料に係る説明書 受入れや経験等の実績要件を証明する書類 返信用封筒（結果の通知送付用）

これらの提出資料に加え、審査の過程で追加書類の提出を求められる場合もあるため、余裕をもって準備を進めることが重要です。

書類の様式のダウンロードや記載例の確認は、以下の入管庁公式サイトをご確認ください。

参考：出入国在留管理庁｜登録支援機関の登録申請

申請時期と審査期間

登録支援機関の登録申請にあたっては、審査に一定の審査期間を要する点に注意する必要があります。

標準的な審査期間は申請から登録完了までおおむね2か月とされているため、支援業務の開始予定日から逆算し、少なくとも2か月前までには申請を完了させておきましょう。

申請書類の提出先と手数料

申請書類の提出先は、申請者の本店または主たる事務所の所在地を管轄する地方出入国在留管理局またはその支局です。空港支局や出張所で申請をすることはできません。

提出に際しては、申請時に収入印紙で手数料を納付する必要があり、その額は2025年8月時点において、28,400円と定められています。

登録支援機関の運営上の注意点

登録支援機関は、外国人材への支援を適切に実施することが求められますが、それにとどまらず、更新手続きや各種届出の提出、関連法令との整合性の確保など、事業運営の面でも多くの配慮が必要です。

ここからは、登録支援機関を継続的かつ適正に維持するために押さえておくべき注意点を解説していきます。

5年ごとに更新が必要

登録支援機関の登録には有効期間が定められており、その期間は5年間とされています。

更新を希望する場合は、満了日の6か月前の月初から4か月前の月末までの間に更新申請を行わなければなりません。

対象月の3か月前の月末を過ぎて申請した場合は有効期間内に更新が認められず、申請手数料の返還も行われないため、新規登録として再申請することが推奨されています。

定期届出と随時届出が必要

登録支援機関には、外国人への支援を行うだけでなく、行政への報告義務も課されています。

この報告には、定期的に提出する届出と、状況の変化があった際に提出する随時届出の二種類があるため、それぞれ詳しく解説します。

定期届出

定期届出は、毎年度終了後に登録支援機関が提出する義務がある報告書類のことです。

提出期限は翌年度の5月31日までとされており、対象期間の1年間に実施した支援内容をまとめて提出する必要があります。

定期届出の提出書類は以下の通りです。

登録支援機関の定期届出一覧

支援実施状況に係る届出書 １号特定技能外国人支援対象者名簿 相談記録書 定期面談報告書（外国人面談用） 定期面談報告書（監督者面談用） 転職支援実施報告書 支援未実施に係る理由書

参考：出入国在留管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）

随時届出

随時届出は、登録支援機関の事業内容などに変更が生じた場合に届出義務が生じる報告書類のことです。

届出事由が発生したときは、その日から14日以内に地方出入国在留管理局へ提出する必要があります。

随時届出が必要となる事由は以下の通りです。

登録支援機関の随時届出事由一覧

法人名称または屋号の変更 住所の変更 代表者の変更 支援業務を行う事業所の所在地 支援内容の変更 支援開始日の変更 対応可能言語の追加、削除

参考：出入国在留管理庁｜特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）

他の法令に違反しないように注意する

登録支援機関は有償で支援を行う性質上、その業務内容によっては他の法律に基づく許可や登録が必要となる場合があるため、提供できる支援の範囲を慎重に見極めることが求められます。

ここからは支援業務を実施するにあたり注意すべき関連法令のポイントを整理し、誤解や不適切な対応を避けるための注意点を解説していきます。

士業関係の法律

登録支援機関の支援業務には、外国人に同行して行政窓口で社会保険や税に関する手続きを補助することが含まれています。

その際に本人に代わって書類を作成したり、税務申告や社会保険の届出を代理・代行した場合には、税理士法や社会保険労務士法に違反する可能性があります。

また、入管庁において在留資格申請の取次を行うことは認められていますが、法律相談や申請書の作成代行まで行うと、弁護士法や行政書士法に抵触するおそれがあるため注意が必要です。

登録支援機関は有償で業務を行う立場にある以上、所属機関が自ら支援する場合に比べて対応可能な範囲が限定されます。

法令で認められた範囲を逸脱しないよう、事前に情報収集しておくことが安心につながります。

道路運送法（白タク行為の禁止）

登録支援機関が担う支援業務の一つに、外国人の出入国時の送迎がありますが、自家用車を用いた送迎は道路運送法上の旅客運送に該当し、タクシーや貸切バス事業のように許可を得なければ原則として認められません。

ただし、「生活支援サービスと一体的に行う送迎」であれば道路運送法違反には当たらないとされています。

以下に、入管庁が公表している一体的な送迎の例を紹介します。

生活支援サービスと一体的に行う送迎の例

■入国時の送迎 ・空港で出迎えた後に事務所等で生活オリエンテーションを実施してから自宅に送迎する ・住宅契約や各種公的手続に同行後、自宅または受入れ機関へ送迎する ■出国時の送迎 ・銀行口座解約や国外転出の公的手続きを補助した後に空港や港へ送迎する ・空港や港で航空券発券の補助、保安検査場までの案内、出国手続に関する説明を行う

まとめ

この記事では、登録支援機関の設立から運営に至るまでの流れや注意点を整理しました。

提出書類や審査に要する期間、更新の手続きに加え、定期・随時の届出義務や関連法令との関係についても触れ、制度を誤って運用しないための参考情報を紹介しました。

外国人材の支援を検討している事業者にとって、制度理解の不足は大きなリスクにつながります。

適正に登録支援機関を運営するには、入管庁の公式情報を確認し、必要に応じて専門家に相談することが欠かせません。

今後の支援体制を構築する際には、自社が担う支援業務の範囲を明確にし、法令を順守した体制づくりを進めていきましょう。