在留カード更新ができない理由とは？更新手順も解説！

在留カード 更新は、日本で暮らす中長期在留者が就労・住居・金融手続きを安定して継続して日本に中長期間滞在する外国人にとって、在留カードは身分を証明するための非常に重要な公文書です。

このカードには、氏名や国籍といった基本情報に加え、「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」といった日本での活動内容を定めた在留資格が記載されています。

ここで注意すべきなのは、「在留資格の期限」と「在留カードの有効期間」は必ずしも一致しないという点です。特に永住者の方や16歳未満の方は、在留資格自体に期限がなくても、在留カードには有効期間が定められており、定期的な更新が必要です。

在留カードの更新申請は、有効期間が満了する3ヶ月前（永住者または高度専門職2号の方は2ヶ月前）から行うことができます。期限が切れてしまうと不法滞在とみなされるリスクがあるため、余裕を持った準備が不可欠です。

本記事では、在留カードの更新ができない典型的な原因や審査のポイント、スムーズに手続きを進めるための手順と準備のコツ、そしてよくある不備のチェックリストまで、網羅的に解説します。　

在留カードが更新できない原因とは

在留カードの更新ができない理由は多岐にわたります。これから解説する点を事前に確認し、対策を講じることが重要です。

経歴に問題がある

在留カードの更新ができない理由の一つに、経歴に関する問題があります。特に、申請者の職歴や学歴が正確に記載されていない場合、審査に影響を及ぼすことがあります。

例えば、過去の職務内容や在籍していた学校の情報が不正確であったり、必要な資格を取得していない場合、更新が拒否される可能性が高まります。

また、経歴に虚偽の情報を記載した場合も、重大な問題となります。入国管理局は、申請者の経歴を厳密に確認するため、提出された書類や証明書の真偽をチェックします。したがって、正確な情報を提供することが、スムーズな更新手続きのためには不可欠です。

ビザと仕事内容が一致しない

在留カードの更新では、現在の就労内容が在留資格で許可された活動の範囲に適合していることが大前提です。

転職や社内での配置転換によって業務内容が変わった場合は、在留資格の変更許可申請が必要になるケースもあります。まずは職務記述書・雇用契約書・組織図などを用いて、現在の業務の実態と在留資格の要件が整合しているかを確認してください。

もし、実態と異なる内容で申請を行った場合、それは虚偽申請にあたります。虚偽の申請によって在留資格を不正に取得した場合、外国人本人は「在留資格等不正取得罪」に問われる可能性があります。

さらに、企業側もその事実を認識しながら雇用を続けると「不法就労助長罪」という重い罪に問われるリスクがあります。

大学などで学んだことと仕事内容に乖離がある

在留カードの更新において、大学で学んだことと実際の仕事内容との乖離は、重要な審査ポイントの一つです。

特に、技術・人文知識・国際業務などの在留資格を持つ場合、学んだ専門知識や技術が現在の職務にどのように活かされているかが問われます。もし、学んだ内容と職務内容が大きく異なる場合、更新申請が却下されるリスクが高まります。

例えば、大学で経済学を専攻したにもかかわらず、全く異なる業種での職務に従事している場合、審査官はその整合性を疑問視します。このような場合には、職務内容がどのように専門知識に基づいているのか、具体的な事例を示すことが重要です。

企業の経営状況が良くない

在留カードの更新において、企業の経営状況は非常に重要な要素です。特に、雇用主が経営難に陥っている場合、在留資格の更新が難しくなることがあります。

これは、在留資格がその企業での雇用を前提としているためです。経営が不安定な企業では、雇用の継続が難しくなり、結果として在留カードの更新申請が却下されるリスクが高まります。

また、企業の経営状況が悪化している場合、労働条件や給与の見直しが行われることもあります。これにより、在留資格の要件を満たさなくなる可能性があるため、注意が必要です。

必要書類に不備がある

在留カードの更新申請において、必要書類に不備があることは非常に一般的な理由の一つです。特に、提出書類が不足していたり、記載内容に誤りがあったりすると、申請が却下される可能性が高まります。

例えば、身分証明書や在職証明書、住民票など、必要な書類は多岐にわたりますが、これらの書類が最新のものであることや、正確に記載されていることが求められます。

IT企業に勤務する外国人エンジニアが、在職証明書に記載された職務内容が「一般事務」となっていたため、専門性との関連性が認められず不許可となったケース。実際は「システム開発業務」を行っていたが、書類の記載ミスが原因でした。

また、転職して初めての更新申請を行った際、前職の会社があったA市と、現職の会社があるB市の両方の納税証明書が必要だったにもかかわらず、B市のものしか提出しなかったため不許可となったケース。住民税は前年の所得に対して課されるため、年の途中で引っ越した場合は注意が必要です。

さらに、設立間もないスタートアップ企業に転職した外国人が、会社の事業計画書や損益計算書といった、事業の安定性・継続性を証明する資料を十分に提出しなかったため不許可となったケース。会社の経営状況が不安定だと判断されると、安定した雇用の継続が難しいと見なされます。

在留カードの期限が切れてしまった場合どうなるのか

在留カードの期限が切れてしまった場合は、法律的なリスクや企業の責任が伴うため、期限管理を徹底し、早めの更新手続きを心がけることが重要です。

入管法違反にあたる可能性がある

在留カードの期限が切れてしまった場合、最も懸念されるのが入管法違反です。日本においては、在留カードは中長期在留者が合法的に滞在するための重要な証明書であり、その有効期限を過ぎると、法的な地位が不安定になります。

具体的には、在留カードの期限が切れた状態で日本に滞在し続けることは、入管法第20条に違反することとなり、場合によっては強制退去の対象となる可能性があります。

また、在留カードの期限切れは、就労や住居の契約、金融機関での手続きにも影響を及ぼします。例えば、企業においては、在留カードの有効期限が切れている従業員を雇用することは法的に問題があり、企業側にも罰則が科されることがあります。

会社側の責任や罰則は？

在留カードの期限が切れてしまった場合、在留者自身だけでなく、雇用主である企業にも一定の責任が生じることがあります。特に、在留資格を持たない状態での就労は、入管法に違反する行為と見なされ、企業側にも厳しい罰則が科される可能性があります。

具体的には、企業が在留資格の確認を怠った場合、行政処分や罰金が課せられることがあります。例えば、在留資格が切れた従業員を雇用し続けた場合、企業は「不法就労助長罪」に問われることがあり、これにより最大で300万円の罰金や、場合によっては懲役刑が科されることもあります。

また、企業の信用にも影響を及ぼす可能性があります。法令遵守が求められる現代のビジネス環境において、在留資格の管理が不十分であると、取引先や顧客からの信頼を失うリスクが高まります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

在留カード更新のために必要な書類とは

在留カードの更新を行う際には、いくつかの必要書類を準備することが求められます。まず、最も基本的な書類として「在留期間更新許可申請書」があります。この書類は、所定の様式に従って記入し、提出する必要があります。

次に、本人確認のための「パスポート」や「在留カード」も必須です。これらは、現在の在留資格や在留期間を確認するために必要です。

また、就労ビザの場合は、雇用契約書や在職証明書など、勤務先からの証明書類も求められることがあります。さらに、更新にあたっては、最近の「住民票」や「納税証明書」なども必要になることがあります。これらの書類は、在留者の居住状況や経済的な安定性を示すために重要です。

必要書類をしっかりと確認し、漏れがないように準備することが、スムーズな更新手続きにつながります。

在留カードに関する義務とは

在留カードを持つ中長期在留者には、いくつかの重要な義務があります。これから解説する義務を遵守することで、在留者としての地位を維持し、安心して日本での生活を続けることができます。

携帯義務

在留カードを持つ中長期在留者には、携帯義務があります。これは、在留カードを常に携帯し、必要な時に提示できる状態を保つことを指します。

具体的には、在留カードは日本国内において、身分証明書としての役割を果たすため、警察や入国管理局などの公的機関から求められることがあります。

携帯義務を怠ると、罰則が科される可能性があるため、注意が必要です。特に、在留カードを紛失した場合や、破損した場合には、速やかに再発行手続きを行うことが求められます。

これにより、在留資格の確認や、各種手続きがスムーズに進むことが期待できます。したがって、在留カードの管理は非常に重要なポイントとなります。

更新義務

在留カードを持つ中長期在留者には、更新義務があります。これは、在留資格の有効期限が切れる前に、必ず更新手続きを行わなければならないという法律上の義務です。更新を怠ると、在留資格が失効し、日本における滞在が不法となる可能性があります。

更新義務は、在留カードに記載された在留資格の種類に関わらず適用されます。特に、就労ビザを持つ場合は、雇用契約が継続していることが求められます。

したがって、在留カードの更新を行う際には、期限をしっかりと把握し、必要な手続きを早めに進めることが重要です。

返納義務

在留カードには、在留資格が変更されたり、更新が行われた際に返納する義務があります。この義務は、在留カードが有効である限り、常に遵守しなければなりません。

具体的には、在留資格の変更や更新が行われた場合、古い在留カードを速やかに返納する必要があります。返納を怠ると、在留資格の管理が不適切と見なされ、次回の更新申請に影響を及ぼす可能性があります。

また、在留カードを紛失した場合や、在留資格が失効した場合にも、速やかにその旨を報告し、必要な手続きを行うことが求められます。これにより、在留資格の適正な管理が維持され、今後の在留手続きがスムーズに進むことにつながります。

在留カードの更新手順とは

在留カードの更新手順は、スムーズに進めるために重要なステップです。これから解説する手順をしっかりと踏むことで、更新手続きが円滑に進むでしょう。

在留期間更新許可申請書を作成する

在留カードの更新手続きにおいて、最初のステップは「在留期間更新許可申請書」の作成です。この申請書は、在留資格の更新を希望する理由や、現在の在留状況を詳しく記載する重要な書類です。

申請書には、氏名や生年月日、在留資格、在留期間などの基本情報に加え、現在の職業や勤務先、学歴なども記入する必要があります。

特に注意が必要なのは、記入内容が正確であることです。誤った情報や不備があると、申請が却下される可能性が高まります。

また、申請書には必要な添付書類も明記されているため、これらを漏れなく準備することが求められます。申請書の作成は、在留カード更新の第一歩であり、慎重に行うことが成功の鍵となります。

出入国在留管理局に必要書類を提出する

在留カードの更新手続きにおいて、出入国在留管理局に必要書類を提出することは非常に重要なステップです。

この段階では、事前に準備した書類を正確に揃え、指定された窓口に提出する必要があります。提出する書類には、在留期間更新許可申請書のほか、身分証明書や収入証明書、住民票などが含まれます。

書類を提出する際は、必要な書類が全て揃っているかを再確認し、不備がないように注意しましょう。また、提出後は、受理証明書を受け取ることができるため、これを保管しておくことも大切です。

受理証明書は、申請が受理されたことを証明するもので、後の手続きにおいて必要になる場合があります。スムーズな手続きを進めるためにも、書類の準備と提出は慎重に行いましょう。

審査結果の通知書が届く

在留カードの更新手続きが完了すると、出入国在留管理局から審査結果の通知書が届きます。この通知書は、申請が承認されたか否かを示す重要な文書です。

通常、申請から数週間から数ヶ月の間に結果が通知されますが、審査の内容や申請者の状況によっては、さらに時間がかかることもあります。

通知書には、更新が承認された場合は新しい在留カードの受け取り方法や、次回の更新期限についての情報が記載されています。

一方、申請が不承認となった場合は、その理由が明記されており、今後の対応についても指示があるため、しっかりと確認することが重要です。特に不承諾の場合は、再申請や異議申し立ての手続きが必要になることがあるため、早めに行動を起こすことが求められます。

在留カードを受け取る

在留カードの更新手続きが完了した後、最終的なステップとして新しい在留カードを受け取ることになります。審査が無事に通過すると、出入国在留管理局から審査結果の通知書が届きます。

この通知書には、更新が許可された旨が記載されており、次に新しい在留カードを受け取るための手続きが必要です。

新しい在留カードは、指定された場所で受け取ることができます。受け取りの際には、本人確認のための身分証明書や、通知書を持参することが求められます。

また、受け取った在留カードには、在留資格や在留期間が正しく記載されているかを確認することが重要です。万が一、誤りがあった場合は、速やかに出入国在留管理局に連絡し、修正を依頼する必要があります。

まとめ

在留カードの更新は、日本での生活基盤を維持するために非常に重要な手続きです。更新が不許可となる理由は、経歴や仕事内容の不一致、企業の経営状況、納税義務の不履行、必要書類の不備など多岐にわたります。

特に、出入国管理法や関連規則は頻繁に改正され、審査も年々厳格化しています。そのため、企業が自社で申請を行うと、意図せず要件を満たせていない点や説明不足が生じ、不許可となる可能性も少なくありません。

本記事で紹介した内容を参考にしつつ、更新手続きに少しでも不安がある場合は、在留資格申請を専門とする行政書士に相談・依頼することをお勧めします。専門家のサポートを受けることが、最も安全かつ確実な更新への近道です。

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