就労ビザの更新時の注意点とは？必要書類で見落とす観点も解説！

まず「就労ビザ」は正式名称ではなく、就労が可能な在留資格の総称です（例：技術・人文知識・国際業務、高度専門職、経営・管理、企業内転勤、技能、介護、特定技能 など）。

本記事では、これらの在留資格における在留期間更新（更新許可申請）を対象に解説します。期限直前の駆け込みは不利になり得るため、余裕ある準備と証拠書類の整備が鍵です。本記事では、更新不可の典型要因や更新時の注意点、必要書類に関することを整理します。

この記事の監修
(株)アルフォース・ワン　代表取締役
山根 謙生(やまね けんしょう)
日本人・外国人含め全国で「300社･5,000件」以上の採用支援実績を持つ人材採用コンサルタント。監理団体（兼 登録支援機関）に所属し、技能実習生・特定技能外国人の採用にも取り組んでいる。外国人雇用労務士、外国人雇用管理主任者資格、採用定着士認定保有。(一社)外国人雇用協議会所属。

就労ビザが更新できない原因とは

就労ビザの更新ができない原因は多岐にわたります。これから解説する要因を理解し、事前に対策を講じることが重要です。

経歴に問題がある

就労ビザの更新において、経歴に関する問題は非常に重要な要素です。特に、申請者の職歴や学歴が、現在の在留資格や職務内容と整合性を持っているかどうかが問われます。

例えば、過去の職務経験が現在の職務に関連していない場合、ビザの更新が難しくなることがあります。また、学歴が求められる職種に対して不十分である場合も、更新の際にネガティブな影響を及ぼす可能性があります。

さらに、経歴に虚偽の情報が含まれている場合、更新申請が却下されるだけでなく、将来的なビザ取得にも影響を及ぼすことがあります。そのため、経歴に関する情報は正確かつ詳細に記載することが求められます。

ビザと仕事内容が一致しない

就労ビザの更新において、ビザの種類と実際の仕事内容が一致しない場合、更新が難しくなることがあります。

例えば、特定の職種に対して発行されたビザを持っているにもかかわらず、実際には異なる職務を行っている場合、在留資格の不一致が問題視されます。このような状況では、ビザの更新が拒否される可能性が高まります。

そのため、ビザの更新を行う際には、現在の職務内容が在留資格に適合しているかを確認することが重要です。もし職務内容が変更された場合は、速やかに必要な手続きを行い、適切なビザへの変更を検討することが求められます。

大学などで学んだことと仕事内容に乖離がある

就労ビザの更新において、大学で学んだ専門分野と実際の職務内容が乖離している場合、更新が難しくなることがあります。

特に、ビザの種類によっては、特定の学歴や専門知識が求められることが多いため、職務内容が学んだことと一致していないと、在留資格の適合性が疑問視されることがあります。

例えば、理系の学位を持ちながら、全く異なる業種での業務に従事している場合、ビザの更新が拒否されるリスクが高まります。

このため、職務内容が学歴と合致しているかを常に確認し、必要に応じて職務内容の見直しや、関連するスキルの習得を行うことが重要です。

企業の経営状況が良くない

就労ビザの更新において、企業の経営状況は非常に重要な要素です。経営が不安定な企業では、雇用の継続が難しくなる可能性が高く、これがビザ更新の際にネガティブな影響を及ぼすことがあります。

具体的には、企業の財務状況や業績が悪化している場合、在留資格の更新が認められないことがあります。

特に、赤字経営や倒産の危機にある企業で働いている場合、ビザの更新が難しくなるため、経営状況を常に把握しておくことが求められます。

また、企業の経営安定性を示すためには、決算書や経営計画書などの提出が必要になることもあります。したがって、企業の経営状況を良好に保つことが、就労ビザの更新をスムーズに進めるための鍵となります。

必要書類に不備がある

就労ビザの更新において、必要書類の不備は非常に重要な要因です。提出する書類が不完全であったり、誤った情報が含まれている場合、更新が拒否される可能性があります。

特に、申請書類の記入ミスや必要な添付書類の欠如は、審査において大きなマイナス要因となります。

また、書類の有効期限や最新の情報が反映されているかも確認が必要です。例えば、在職証明書や納税証明書などは、最新のものを提出することが求められます。

これらの書類は、申請者の在留資格を証明する重要な役割を果たすため、細心の注意を払って準備することが求められます。

就労ビザの更新時の注意点とは

就労ビザの更新をスムーズに進めるためには、早めの準備が不可欠です。これから解説する注意点を押さえることで、安心してビザ更新に臨むことができるでしょう。

早めから準備を行う

就労ビザの更新において、早めの準備は非常に重要です。ビザの有効期限が近づくと、必要書類の収集や申請手続きに追われることが多く、焦りからミスが生じる可能性があります。

特に、必要な書類の不備や誤りは、更新を拒否される原因となるため、余裕を持ったスケジュールを立てることが求められます。

具体的には、ビザの更新手続きは通常、期限の3ヶ月前から始めることが推奨されています。この時期に、勤務先からの在職証明書や納税証明書など、必要な書類を整え始めることで、万全の体制を整えることができます。

また、書類の準備だけでなく、経営状況や職務内容の確認も行い、問題がないかを事前にチェックすることが大切です。

専門家に適宜頼る

就労ビザの更新手続きは複雑であり、法律や制度の変更も頻繁に行われるため、専門家の助けを借りることが非常に重要です。

特に、ビザの申請や更新に関する知識が豊富な行政書士や弁護士に相談することで、手続きの正確性やスムーズさが大きく向上します。専門家は、必要書類の確認や不備の指摘、さらには申請書類の作成においてもサポートを提供してくれます。

また、専門家に依頼することで、最新の情報や法律に基づいたアドバイスを受けることができ、更新の際のリスクを軽減することが可能です。

特に、転職や職務内容の変更があった場合には、専門家の意見を仰ぐことで、適切な手続きを踏むことができ、更新の成功率を高めることができます。

申請時に本人が日本国内にいる状態を確保する

就労ビザの更新申請を行う際には、申請者本人が日本国内にいることが重要です。これは、ビザの更新手続きが日本の入国管理局で行われるため、申請者が国内にいなければ手続きが進まないからです。

特に、ビザの有効期限が迫っている場合や、急な出張などで海外に出ている場合は、帰国のタイミングを考慮する必要があります。

また、申請時に本人が国内にいることで、必要な書類の提出や追加の質問に迅速に対応できるため、スムーズな手続きが期待できます。

したがって、ビザの更新を計画する際には、海外出張や旅行の予定を調整し、申請時には必ず日本国内にいる状態を確保することが求められます。

在留カード更新のために必要な書類とは

在留カードの更新には、いくつかの必要書類が求められます。まず、申請書類として「在留資格更新申請書」が必要です。この書類には、現在の在留資格や職務内容、滞在期間などの詳細を記入します。

また、最近の顔写真も添付する必要があります。次に、在職証明書や給与明細書など、現在の職務に関する証明書類も重要です。これにより、申請者が実際にその職務に従事していることを証明します。

さらに、納税証明書や社会保険の加入証明書も求められることがあります。これらの書類は、申請者が日本の法律に従って適切に納税や社会保険に加入していることを示すために必要です。

これらの書類を整えることで、在留カードの更新がスムーズに進む可能性が高まります。

就労ビザ更新のために必要書類に関して注意すべきこと

就労ビザの更新に際しては、必要書類の準備が非常に重要です。これから解説する書類が不備であると、更新手続きがスムーズに進まない可能性がありますので、事前にしっかりと確認しておきましょう。

住民税を納付しているか確認する

就労ビザの更新において、住民税の納付状況は非常に重要な要素です。日本に居住する外国人は、居住地の自治体に対して住民税を納める義務があります。

この納付が確認できない場合、ビザの更新が難しくなる可能性があります。特に、納税証明書の提出が求められることが多いため、事前に納付状況を確認しておくことが肝要です。

また、住民税の未納は、経済的な安定性を疑問視される要因ともなり得ます。ビザの更新審査では、納税状況が職務内容や企業の経営安定性とともに総合的に評価されるため、しっかりとした納税履歴を持つことが求められます。

在職証明書が必要になるシーンは少ない

就労ビザの更新において、在職証明書が必要とされるケースは実際には限られています。一般的には、ビザの更新申請時に提出が求められるのは、雇用契約書や給与明細などの他の書類が中心です。

しかし、特定の状況下では在職証明書が必要になることもあります。例えば、転職をしたばかりで新しい職場での勤務実績がまだ十分でない場合や、雇用形態が変わった場合などです。

このような場合、在職証明書は新しい職場での雇用状況を証明する重要な書類となります。したがって、在職証明書が必要かどうかを事前に確認し、必要な場合には早めに準備を進めることが大切です。

転職している場合には活動機関に関する届け出が必須である

転職を行った場合、就労ビザの更新に際しては新しい勤務先に関する届け出が必要です。これは、在留資格が職務内容に基づいて与えられているため、転職後の職務が以前のものと一致しているかを確認するための重要な手続きです。

具体的には、転職先の企業名や業種、職務内容を正確に記載した届出を行う必要があります。この届け出を怠ると、ビザの更新が認められない可能性が高まります。

特に、転職後の職務が在留資格に適合していない場合、更新が拒否されるリスクがあるため、注意が必要です。したがって、転職を行った際には、速やかに必要な手続きを行い、適切な書類を整えることが求められます。

まとめ

就労ビザの更新は、在留資格を維持するために欠かせない重要な手続きです。更新をスムーズに行うためには、経歴や仕事内容の整合性、企業の経営状況、必要書類の正確性をしっかりと確認することが求められます。

また、早めの準備や専門家の助言を受けることで、リスクを軽減し、安心して手続きを進めることができます。ビザ更新の際は、余裕を持ったスケジュール管理を心がけ、必要な書類を整えておくことが成功の鍵となります。