外国人材の採用を進めるにあたり
「どのような手続きが必要なのか分からない」
「確認漏れがあると問題にならないか不安」
と感じている担当者もいるでしょう。
外国人雇用では、在留資格の確認やビザ取得要件の把握、各種届出・社会保険手続きなど、日本人採用とは異なる対応が求められます。
本記事では、外国人雇用の手続きを進める前に確認すべきポイントから、雇用前・雇用後に必要な具体的手続きをケース別に整理して解説します。
外国人採用の基本で
お悩みの方に
この資料でわかること
- 外国人労働者の現状
- 雇用できる在留資格の確認方法
- 外国人雇用における注意点
- 外国人を受け入れる流れ
この記事の監修(株)アルフォース・ワン 代表取締役
山根 謙生(やまね けんしょう)
日本人・外国人含め全国で「300社･5,000件」以上の採用支援実績を持つ人材採用コンサルタント。監理団体（兼 登録支援機関）に所属し、技能実習生・特定技能外国人の採用にも取り組んでいる。外国人雇用労務士、外国人雇用管理主任者資格、採用定着士認定保有。(一社)外国人雇用協議会所属。
INDEX
外国人雇用の手続きを進める前に確認すべきポイント
外国人を雇用する際には、あらかじめ理解しておきたい重要なポイントの中でも、ここでは外国人雇用の手続きを進める前に確認すべき点を3つ解説します。
なお、外国人雇用に関する在留資格や就労可否の判断は制度が複雑で、自己判断による誤りが生じやすい分野です。
特に技能実習や特定技能など、制度要件が細かく定められている在留資格については、外国人雇用に精通した行政書士などの専門家に事前に確認・相談することで、トラブルや法令違反のリスクを抑えやすくなります。
これらの確認ポイントを事前に押さえ、必要に応じて専門家のサポートを受けながら進めることで、外国人雇用の手続きをより安全かつ円滑に進めることができるでしょう。
就労が認められている在留資格か
外国人を雇用する際にまず確認すべきなのは、対象者が就労を認められている在留資格を有しているかどうかです。
在留資格は、日本で行うことができる活動内容を定めるもので、就労の可否や業務内容の範囲も資格ごとに異なります。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」や「技能」などは一定の条件下で就労が認められています。
特定技能については、海外からの採用だけでなく、国内で転職する外国人材を採用するケースもあります。
そのため、現在の在留資格や分野、在留期間が転職後の業務内容に適合しているかを確認することが重要です。
一方、「留学」や「家族滞在」は原則として就労できませんが、資格外活動許可を受けている場合に限り、許可の範囲内で就労が可能です。
雇用にあたっては、在留カードで在留資格の種類、在留期間、就労制限の有無を確認し、実際の業務内容が資格に適合しているかを慎重に判断することが求められます。
在留カードに偽造・改ざんがないか
外国人を雇用する際には、在留カードの確認が欠かせません。
在留カードは、在留資格や在留期間、就労制限の有無などを示す重要な公的証明書であり、雇用主には内容を適切に確認する責任があります。
近年では、「在留カード等読取アプリ」を利用し、ICチップ内の情報とカード券面の表示内容を照合することで、偽造や改ざんのリスクを低減することが可能です。
読み取りができない場合や表示内容に不自然な点がある場合は、安易に判断せず、ハローワークや出入国在留管理官署に相談することが望まれます。
在留期間が満了している場合や、就労が認められていない資格である場合に就労させると、不法就労助長罪に問われるおそれがあるため、慎重な確認が必要です。
就労ビザを取得できる条件を満たしているか
外国人を雇用する場合、対象者が就労可能な在留資格を取得・維持できる条件を満たしているかを確認することが重要です。
新たに海外から採用する場合は在留資格認定証明書の交付が、国内在留者を雇用する場合は在留資格変更や更新が必要となることがあります。
在留資格ごとに、業務内容、学歴や職歴、雇用契約の内容などが審査対象となり、条件を満たしていなければ許可が下りない場合もあります。
また、過去に在留資格違反や不法就労があった場合、審査に影響する可能性があります。
確認すべきなのは、外国人本人の要件だけではありません。
受入企業側にも、事業内容や体制、労働関係法令の遵守状況、支援体制の有無など、雇用できるための条件が複数定められています。
これらの要件を満たしていない場合、在留資格の申請が認められないこともあります。
制度の解釈や要件判断は専門性が高いため、行政書士などの専門家に事前に確認しながら進めることで、手続き上のリスクを抑えやすくなります。
外国人を雇用する前に行う手続き
外国人を雇用する際には、いずれのケースであっても、まず雇用条件を明確にしたうえで雇用契約を締結することが前提となります。
そのうえで、在留資格や就労可否の確認、必要な行政手続きを進めることが不可欠です。
これらの手続きは、外国人が日本で適法に就労するための基盤となるものであり、企業側が法令を遵守するうえでも欠かせません。
以下では、採用形態ごとに必要となる代表的な手続きを解説します。
海外にいる外国人を日本で採用する場合
海外にいる外国人を日本で採用する場合、在留資格の種類に応じた入国前手続きが必要となります。
制度や要件は分野や個別事情によって異なるため、行政書士などの専門家に確認しながら進められると安心です。
外国人が日本に入国し、中長期在留者として上陸許可を受けた場合、在留カードが交付されます。
在留カードは、日本での就労や各種行政手続きにおいて身分証明書として扱われる重要な書類であるため、記載内容（在留資格、在留期間、就労制限の有無など）を必ず確認しましょう。
技能実習生や特定技能外国人を採用する場合については、下記の流れを把握しておくと安心です。
なお、特定技能は海外から新たに外国人材を呼び寄せて採用するケースに加え、日本国内で転職する外国人を採用するケースも一般的です。
ここでは、海外から呼び寄せて採用する場合の流れを紹介します。
技能実習の場合
①監理団体の選定・実習計画の作成
企業（実習実施者）が監理団体と契約し、技能実習計画を作成します。
②技能実習計画の認定申請
監理団体が機構（OTIT）に技能実習計画の認定申請を行い、認定通知書を取得します。
③在留資格認定証明書（COE）の交付申請
認定通知書などを添えて、監理団体が地方出入国在留管理局にCOEの交付申請を行います。
④COEの交付
出入国在留管理庁からCOEが発行され、それを技能実習生の居住国へ送付します。
⑤査証（ビザ）申請・入国
技能実習生が本国の日本大使館・総領事館でビザを申請し、COEとパスポートを持って来日します。
特定技能の場合（ここでは1号を想定）
①分野要件・受入れ機関要件の確認
自社が特定技能外国人を受け入れられる要件を満たしているか確認します。
受入れ分野や業種によっては、建設分野における「建設特定技能受入計画」の認定申請など、分野別の追加手続きが必要となる場合があります。
②求人募集と外国人の資格要件確認・事前準備
求人募集を行い、外国人と面接・選考します。
外国人本人が特定技能評価試験と日本語試験（日本語能力試験など）に合格しているか確認します。
なお、技能実習2号を良好に修了した外国人については、これらの試験が免除される場合があります。
③雇用契約の締結
内定後、特定技能雇用契約を締結します。
事前ガイダンス受講と健康診断の受診を済ませます。
④支援計画の策定
入国後に行う支援内容（住居確保、生活オリエンテーションなど）を盛り込んだ「1号特定技能支援計画」を作成します。
登録支援機関に支援を委託することも可能です。
⑤在留資格認定証明書（COE）の申請
企業と外国人が共同で、地方出入国在留管理局へ「在留資格認定証明書交付申請」を行います（代理申請可能）。
⑥査証申請・入国
審査後、在留資格認定証明書が交付されたのち、外国人は在外公館でビザ（査証）を取得し、来日します。
外国人が日本国内で転職する場合
外国人が日本国内で転職する場合は、現在の在留資格が転職後の業務内容に適合しているかを慎重に確認する必要があります。
例えば「技術・人文知識・国際業務」の在留資格であれば、資格の範囲内に該当する職務への転職は可能ですが「留学」のままでは原則就労できないため、在留資格の変更が必要となります。
在留資格ごとに転職の可否は異なり、技能実習は原則として転籍が認められていません。
しかし、2027年4月1日から施行予定となっている改正入管法及び「外国人の育成就労の適正な実施及び育成就労外国人の保護に関する法律」（育成就労法）に基づき、外国人技能実習制度を発展的に解消し、新たに育成就労制度が創設されることとなりました。
転籍については、下記のように定義されています。
一方、特定技能は一定の要件を満たすことで同一分野内で受入れ機関を変更できる場合があります。
ただし、在留資格変更や届出などの手続きが伴うことも多いため、こちらの事前の確認が欠かせません。
採用時には在留カードの内容を確認し、不法就労に該当しないよう十分注意する必要があります。
上記を踏まえ、ここでは一般的な転職の手続きの流れをご紹介します。
外国人が日本国内で転職する流れ
①退職時の手続き（本人・前職の会社）
本人は、健康保険証など会社から貸与されている書類の返却手続きを行います。
会社側は、源泉徴収票の発行、社会保険・雇用保険の資格喪失手続き、ハローワークでの外国人雇用状況の届出（離職）などを行います。
②転職活動と内定
転職活動後、新しい会社と雇用契約を締結。職務内容が現在の在留資格の範囲内か確認します。
③出入国在留管理庁への申請（在留資格変更許可申請が必要な場合）
転職後の職務内容が現在の在留資格の範囲を超える場合には、在留資格変更許可申請が必要となります。
範囲内での転職であっても、在留資格や届出義務の有無を事前に確認することが重要です。申請者は外国人本人または申請取次行政書士です。
「在留資格変更許可申請」を出入国在留管理庁へ提出し、新しい会社での就労許可を得ます。
審査期間は約1〜3カ月程度かかるため、許可が下りるまで待ちましょう。
④入社
在留資格変更が許可された場合は、新しい在留カードが交付されます。
新しい雇用主は、入社日（在留資格の活動を開始した日）から14日以内に「所属機関等に関する届出」を出入国在留管理庁へ行う義務があります。
ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」の提出も必要です。届け出の期限は、雇い入れ場合は翌月10日までとなっています。
在留資格「留学」を持つ外国人を採用する場合
在留資格「留学」を持つ外国人を採用する際には、就労制限に特に注意が必要です。
留学は原則として就労が認められていない在留資格ですが、資格外活動許可を受けている場合に限り、許可の範囲内でアルバイトとしての就労が可能です。
資格外活動許可がある場合の就労の定義は下記のとおりです。
・就労時間は原則として週28時間以内
・学校の長期休業期間中は1日8時間以内
資格外活動許可の申請は留学生本人が行いますが、雇用主は申請に必要となる雇用契約書や労働条件通知書（勤務先名、職種、労働時間、賃金が確認できるもの）を準備する必要があります。
留学生は、住民地を管轄する地方出入国在留管理局の窓口へ必要書類を提出します。
さらに、在留カードや資格外活動許可の有無を確認し、労働時間や業務内容が制限を超えないよう管理する必要があります。
留学生であっても、労働条件や賃金については労働基準法を遵守し、日本人従業員と同様に適正な雇用管理を行うことが求められます。
外国人を雇用した後に行う手続き
外国人を雇用した後にも、重要な手続きを行う必要があります。
これらの手続きは、法令を遵守し外国人労働者が安心して働ける環境を整えるために欠かせません。
外国人雇用状況の届出を行う
外国人を雇用した事業主は、雇い入れ時に「外国人雇用状況の届出」を行う義務があります。
この届出は、国籍や在留資格を問わず原則として必要で、管轄のハローワークへ提出します。雇入れ時は雇用開始日の翌月10日までが提出期限です。
届出には、外国人労働者の氏名、在留資格、在留期間、雇用形態などを記載します。
なお、この手続きは在留資格に関する出入国在留管理庁への届出とは別の制度であり、事業主に直接課される法定義務です。
届出を怠ったり虚偽の届出を行った場合、30万円以下の罰金の対象となります。
外国人雇用後の重要な手続きの一つとして、期限内の確実な対応を心がけましょう。
契約機関・活動機関に関する届出を行う
外国人を雇用した後は、在留資格によって「所属機関等に関する届出」が必要となる場合があります。
これは、外国人本人が、勤務先となる契約機関や所属機関に変更が生じたことを出入国在留管理庁へ届け出る手続きです。
届出が必要となるケースや提出先、期限は在留資格ごとに異なりますが、原則として変更が生じた日から14日以内に行う必要があります。
企業側には届出義務が直接課されない場合であっても、手続きの要否を確認し、外国人本人が適切に対応できるようサポートすることが重要です。
届出漏れや遅延は、在留資格の更新や変更時に不利に働くおそれがあるため、雇用後も在留資格の管理状況を継続的に確認することが求められます。
雇用保険に加入する
外国人を雇用した場合でも、雇用保険の適用要件を満たしていれば、日本人従業員と同様に雇用保険への加入が必要となります。
国籍による区別はなく、一定の労働時間や雇用見込み期間を満たす労働者は被保険者となります。
雇用保険への加入手続きは、雇用保険被保険者資格取得届をハローワークへ提出することで行い、提出期限は資格取得日の属する月の翌月10日までとされています。
手続きにあたっては、在留カードの記載内容などを確認される場合もあるため、事前準備が重要です。
雇用後の届出や社会保険手続き、労務管理については、日本人従業員と同様の対応が求められる一方、在留資格との関係で注意すべき点もあります。
状況に応じて、外国人雇用に強い社会保険労務士などの専門家に相談しながら進めると安心です。
健康保険・厚生年金に加入する
外国人を雇用した場合、事業所が健康保険・厚生年金保険の適用事業所であり、かつ一定の要件を満たしていれば、国籍を問わず被保険者として加入することになります。
これは法律に基づく制度であり、企業や従業員が任意に加入先を選択するものではありません。
加入手続きは、雇用開始後に事業主が「被保険者資格取得届」を日本年金機構へ提出します。「資格取得時の本人確認」も必要です。
「資格取得時の本人確認」の方法
・短期在留している外国人の本人確認：旅券の身分事項のページの写しと、旅券の資格外活動許可証印のページ・資格外活動許可書・就労資格証明書いずれかの写し
・日本国外に居住している方の本人確認：運転免許証、旅券（有効期限内のパスポート）、現地における公的機関の発行した資格証明書（写真付き）等の写し
なお、提出期限は雇入れ日から5日以内です。
中長期在留者の受け入れを届け出る
外国人を雇用した場合、在留資格や雇用形態によっては、「中長期在留者の受入れに関する届出」を行う必要があります。
この届出は、企業などの受入れ機関が、中長期在留者の受入れ開始や終了といった事実を出入国在留管理庁へ報告するための制度です。
届出が必要となる対象や内容は在留資格ごとに定められており、すべての外国人雇用に一律で求められるものではありません。
提出は所属している機関が行い、期限は、受入れ開始や終了などの事由が生じた日から原則14日以内とされています。
提出パターンは3つあり、最寄りの地方出入国在留管理官署にて、所属機関職員たる身分を証する文書等を提示の上で届出書を提出する方法か、届出書の郵送、出入国在留管理庁電子届出システムを利用してオンラインで届け出ることも可能です。
在留資格に応じては、「所属機関等に関する届出」など、別の届出が必要となる場合もあるため、どの手続きが該当するかを事前に確認することが重要です。
判断に迷う場合は、行政書士などの専門家に相談しながら進めると安心でしょう。
その他
外国人を雇用する際には、各種手続きに加え、職場環境への配慮も重要です。
言語や文化の違いによる認識のズレが生じることもあるため、業務説明を丁寧に行ったり、相談しやすい体制を整えたりすることが求められます。
また、労働条件や賃金については、日本の労働基準法や最低賃金法を遵守し、日本人従業員と同様に適正な待遇を確保する必要があります。
外国人雇用に関する制度は、法改正や運用変更が行われることもあるため、最新情報を確認しながら対応することが重要です。必要に応じて専門家の助言を受けることで、トラブルの防止につながります。
まとめ
本記事では、外国人雇用に関する手続きを進める前に確認すべきポイントや、具体的な手続きについて詳しく解説しました。
特に、就労が認められている在留資格の確認や、在留カードの偽造・改ざんの有無、就労ビザを取得するための条件を満たしているかどうかは、雇用を進める上での重要なステップです。
また、海外からの採用や国内での転職、留学生の採用に関する手続きもそれぞれ異なるため、ケースに応じた対応が必要です。
これらの手続きを適切に行うことで、外国人雇用を円滑に進めることができ、企業にとっても多様な人材を活用するチャンスが広がるでしょう。
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