特定技能制度における事前ガイダンスとは？説明する内容や基本ルールを解説

「特定技能の事前ガイダンスって何を説明するの？」
「事前ガイダンスはいつおこなえばいいの？開催する時のルールは？」

事前ガイダンスという言葉は聞いたことがあるが、実際に何をするのかわからない方は多いかと思います。特定技能1号外国人を採用する際、労働条件や制度の内容を説明するのが「事前ガイダンス」です。

本記事では、事前ガイダンスの内容から開催方法までを紹介しています。

この記事を読むと、事前ガイダンスに向けた準備をスムーズに進めやすくなります。これから特定技能外国人の受け入れを検討している方は、最後まで読んでみてください。

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特定技能制度における事前ガイダンスとは

特定技能制度における事前ガイタンスは、特定技能１号外国人に労働条件や受けられる支援などの情報提供をします。

事前ガイダンスは出入国管理及び難民認定法で義務的支援に定められており、特定技能1号外国人を雇用する企業は必ず事前ガイダンスをしなければなりません。

支援内容は細かく分類すると、法律で定められた「義務的支援」と、説明が望ましいが任意で実施される「任意的支援」の2種類があります。それぞれの支援内容はのちほど解説するので、このまま読み進めてみてください。

事前ガイダンスは、義務的支援10項目に含まれる「生活オリエンテーション」と混同されがちです。生活オリエンテーションについては以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

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特定技能の「生活オリエンテーション」を解説！実施内容・時間・注意点など【事例付き】

また、以下の記事では、特定技能外国人を受け入れる企業側の条件を詳しく解説しています。義務的支援実施以外の条件も知りたい方は参考にしてみてください。

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事前ガイダンス実施の基本ルール

特定技能の事前ガイダンスには、実施の基本ルールがあります。

1. 実施時期｜雇用契約締結の前が望ましい
2. 実施時間｜推奨は3時間以上
3. 実施方法｜対面またはオンライン
4. 必要書類｜「事前ガイダンスの確認書」の作成・保管

ルールから逸脱して実施をした場合、行政からの指導や受け入れ外国人とのトラブル発生につながる可能性があります。

実施時期｜雇用契約締結の前が望ましい

事前ガイダンスを実施するタイミングは、雇用契約締結の前が望ましいとされています。事前ガイダンスには、労働条件や契約前にあらかじめ本人が把握しておくべき情報を説明する項目も含まれているためです。

雇用条件などを十分に理解できていない状態で契約を締結した場合、トラブルの原因になる可能性があります。

就業が開始したあとでも、当該外国人の要望があれば適宜必要事項の情報提供は必要です。

実施時間｜推奨は3時間以上

事前ガイダンス開催の推奨は3時間以上です。

事前ガイダンスは、特定技能１号外国人が十分に理解できるまでおこなう必要があります。そのためには３時間程度要するとされています。

技能実習生を同一機関で特定技能１号外国人として引き続き雇用する場合も、労働条件など省略せずに説明が必要です。１時間に満たない説明は、事前ガイダンスを開催したとはみなされないとされています。

実施方法｜対面またはオンライン

事前ガイダンスは、本人確認をおこなったうえで、対面またはオンラインでの実施が求められます。郵便物やメールを用いた書面のみの説明は認められていません。

また、事前ガイダンスは、特定技能1号外国人が十分に理解できる言語で実施する必要があります。場合によっては、通訳を用意しての開催も検討してみてください。

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必要書類｜「事前ガイダンスの確認書」の作成・保管

事前ガイダンスには「事前ガイダンスの確認書（参考様式第５－９号）」の作成および保管義務があります。特定技能１号外国人へのガイダンス後に、確認書の内容を示し双方の署名をします。

参考：事前ガイダンスの確認書｜出入国在留管理庁

【義務的支援】事前ガイダンスで説明すべき事項

義務的支援で企業側が雇用する外国人に対して、必ず説明しなければいけない内容は以下の10項目です。

1. 雇用条件の内容
2. 住居確保の情報
3. 従事する業務内容
4. 日本でおこなえる活動
5.  入国・在留手続きに関する事項
6. 入国時の送迎
7. 保証金や違約金に関する説明
8. 受け入れ機関への相談・苦情の申し出方法
9. 支援に係る費用の負担に関する説明
10. 外国機関への支払費用の確認

順を追って、項目の目的や注意点を確認していきましょう。

雇用条件の内容

雇用条件の説明は、雇用契約を特定技能1号外国人が十分に理解したうえで締結することが目的です。

特定技能1号外国人が事前ガイダンスの説明と実際の雇用条件が異なると感じた場合、早期離職やトラブルの原因になります。

最悪の場合、労働基準法の違反とみなされる可能性もあるため、丁寧に説明しましょう。

雇用条件の中でも、特に注意すべき項目とその理由を一覧表にまとめたので参考にしてみてください。

賃金	月給の場合は、割り増し賃金の計算の基となる時給換算額を説明する必要があります。 多くの特定技能1号外国人の最大の関心事は、最終的な手取り額です。おおよその残業時間なども教えてあげると安心してもらえるでしょう。
手当	特定技能1号外国人へ支払われる手当がある際は、説明するとモチベーションアップにつながります。 引っ越し手当や海外からの人材に対する渡航費手当などは、内定辞退防止にも役立ちます。 基本給が低い設定の企業でも、各種手当が手厚ければ、魅力的な仕事だと受け取ってもらえるでしょう。
賞与	特定技能1号外国人を受け入れする企業の多くは、賞与を支給しています。 特定技能1号外国人に対しては、同じ職場の日本人従業員と同等の賃金支払いが求められます。
昇給	技能実習生の場合は昇給がないケースも多く見られますが、一般的に特定技能1号外国人は昇給規定が適用されます。 転職が認められている特定技能1号外国人が、昇給のない企業で長期間就労し続けることは想定しづらいです。離職率を下げるためにも昇給規定は必須と言えるでしょう。
就業時間	交代制の勤務形態の場合、前職で経験がない外国人もいるため就業時間や休憩時間等を詳細に説明する必要があります。 就業時間とあわせて、休日・長期休暇についても必ず説明しましょう。

住居確保の情報

自分で住まいの準備ができない特定技能1号外国人に対しては、受け入れ企業が住居を用意する必要があります。

その場合、敷金・礼金などの初期費用を受け入れ企業が負担する必要があり、家具・家電なども受け入れ企業が準備します。

また、住居は可能な限り1人部屋を用意することが望ましいです。相部屋となる場合は、ともに住む外国人の国籍や家賃なども説明しましょう。

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特定技能外国人の住居提供は必須？部屋の基準や家賃の条件を解説

従事する業務内容

特定技能1号外国人が従事する業務内容も、詳細に説明します。

言葉だけでは伝わりづらい可能性もあるため、動画を見せたり、すでに国内にいる方なら実際に現場を見学してもらうのがおすすめです。

特に、飲食料品製造業などでは、元技能実習生が特定技能1号外国人となるケースが多いですが、実際には前職とは全く異なる業務に従事することが認められます。

また、国籍によっては、宗教的な理由から豚肉を使った飲食料品製造の業務に従事することに抵抗感を持つ方も少なくありません。

特定技能1号外国人が就労を開始してから混乱しないように、業務内容を丁寧に説明しましょう。

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飲食料品製造業における特定技能外国人の採用

日本でおこなえる活動

特定技能1号外国人は、取得した在留資格の許可された範囲内で活動ができることを説明します。特定技能の在留資格は「分野別に定められた技能試験に合格する」などいくつかの条件を満たすことで取得可能です。

事前ガイダンスでは、本人が従事できる範囲を明確に説明し、認められた業務区分以外での活動は不法就労となることを伝えます。特定技能制度の趣旨に沿った適正な活動をしてもらうための重要な内容です。

異なる産業や分野の業務に従事する際は、在留資格変更許可申請が必要です。必ず本人の持つ在留資格の内容を雇用前に確認しましょう。

入国・在留手続きに関する事項

事前ガイダンスでは、特定技能1号外国人が日本に入国・在留する際の手順を伝えます。正確な手続きを理解してもらうことで、外国人の適正な在留を促すことが目的です。

「新規入国の場合」と「既に日本に在留している場合」で、対応が異なります。

	説明内容
新規入国	１）在留資格認定証明書を特定技能所属機関（特定技能１号外国人を受け入れる企業）から送付 ２）在留資格認定証明書を持って、日本大使館・領事館でビザ（査証）を申請 ３）ビザ（査証）発給後、日本に入国 ※在留資格認定証明書交付日から３ヵ月以内に入国
既に日本に在留している	１）在留資格変更許可申請を最寄りの地方出入国在留管理局でおこなう ２）新しい在留カードを受け取ったのち就労を開始

上記の内容を特定技能1号外国人の状況に合わせて説明します。

入国時の送迎

特定技能1号外国人を受け入れる企業は、入国時に送迎をおこなう義務があります。入国時は港や飛行場まで迎えに行き、会社の事務所または住居まで送迎します。

送迎に要する交通費などの費用は、義務的支援として受け入れ企業の負担です。特定技能1号外国人が、安心して入国するための支援です。

保証金や違約金に関する説明

特定技能１号外国人やその親族等に対する、保証金の徴収や財産管理、違約金契約が禁止されていることを説明します。

禁止事項に該当する内容として、以下のようなものが挙げられます。

保証金や違約金は、どのような理由があっても特定技能1号外国人に請求できません。不当な契約が発生しないことを説明しましょう。

受け入れ企業への相談・苦情の申し出方法

職業生活、日常生活、社会生活に関する相談や苦情の申し出を受ける体制を伝えます。

伝える内容は以下の3つです。

上記により、外国人が問題に直面した際に、適切な支援を受けられる環境を確保します。

また、受け入れ企業は支援担当者の情報も伝えます。氏名や連絡先の情報を伝え、特定技能１号外国人が必要に応じて相談できることを理解してもらいましょう。

支援に係る費用の負担に関する説明

特定技能1号外国人に対する支援に要する費用（義務的支援に係るもの）は、受け入れ企業の負担です。

以下の内容は、本人が負担する費用がないことを説明します。

特定技能1号外国人が、負担する必要のない範囲を明確に伝えてください。

一方で、特定技能1号外国人が負担する費用もあります。例えば、家賃の一部や食費、水道光熱費などです。外国人が負担する費用についても事前に説明しましょう。

外国機関への支払費用の確認

特定技能1号外国人が、母国の送出機関などに費用を支払っているか確認します。過剰な請求などがないかをチェックするためです。

送出機関などとの間で合意している内容であれば問題はありませんが、不当請求と判断した場合は、支払った機関の名称、支払年月日、金額、内訳などを記録したうえで、最寄りの地方出入国在留管理局に情報提供します。

【任意的支援】事前ガイダンスで説明すべき事項

特定技能の事前ガイダンスでは、任意で説明する内容があります。任意的支援の内容に含まれるのは、日本で生活をするのに知っておくべき事柄です。

以下の4つが説明を推奨されている内容です。

1. 日本の気候や適切な服装の説明
2. 持参可能な物と持参すべきでない物の説明
3. 当面必要となる費用の見積もりとその用途
4. 受け入れ企業からの支給物の説明

任意の内容ではありますが、特定技能１号外国人が安心して就労できるように丁寧に説明しましょう。

日本の気候や適切な服装の説明

日本と外国人材の母国との気候や季節の違いについて情報提供します。

特に、寒暖の差や季節ごとの適切な服装、用意すべき防寒具や夏物衣料などについて具体的に伝えます。

母国の気温や湿度と比較をしながら説明すると理解がしやすいでしょう。気候や服装は、生活の快適性や健康維持に直結する重要な情報です。

持参可能な物と持参すべきでない物の説明

日本での生活に最低限必要な物や、本人にとって安心材料となる物を持参するよう促します。例えば、家族の写真などです。

一方で、日本への持ち込みができない肉製品、果物、違法薬物、偽ブランド品など、法律で禁止されている物を明確に伝えます。不法な持ち込みによるトラブルを未然に防ぎ、入国時の手続きを円滑に進めましょう。

当面必要となる費用の見積もりとその用途

日本に入国してから最初の給料が支払われるまでの期間に、必要となる生活費の目安について情報提供します。特定技能外国人が不当な借金などを抱えずに、日本での生活をスタートできることが目的です。

特定技能１号外国人が負担する内容は主に以下の4つです。

事前に把握しておき、金銭的な不安を軽減して計画的に生活するための準備を支援します。

受け入れ企業からの支給物の説明

受け入れ企業が、入社時に特定技能１号外国人に支給する物について事前に説明します。説明により特定技能１号外国人は、不要な物を購入する費用や確認の手間が省けます。

事前に情報を知っていることで、特定技能1号外国人は生活準備をより円滑にスタートできます。

事前ガイダンスを円滑に進めるコツ

特定技能の事前ガイダンスを円滑に進めるには、いくつかのコツがあります。

1. 外国人が理解できる言語に堪能なスタッフが対応する
2. 翻訳資料を用意する
3. 登録支援機関に業務を委託する

これらのコツを実践すれば、必要な情報をより正確に伝えられ、外国人が安心して働ける環境を整えられます。

外国人が理解できる言語に堪能なスタッフが対応する

事前ガイダンスでは、特定技能１号外国人が理解できる言語での説明が必要です。語学が堪能なスタッフがいた方が、より詳細を説明できて特定技能１号外国人の理解も深まります。

英語での説明で対応が可能な場合もありますが、英語が得意ではない方も多いです。特定技能１号外国人が理解しやすい言語で対応しましょう。

翻訳資料を用意する

事前ガイダンスの内容は、言葉だけでは伝えにくい事柄も多いです。特定技能１号外国人が理解しやすい翻訳した資料を用意するのがおすすめです。

資料を用意するメリットは、理解が深まるほか、見返すこともできる点にあります。

昨今では、翻訳ソフトやAIによる翻訳も可能です。ただし、細かなニュアンスを表現できない場合もあるので、必要であれば翻訳者への依頼も視野に入れましょう。

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特定技能外国人の雇用で通訳・翻訳は必須？必要な場面や依頼方法を解説

登録支援機関に業務を委託する

登録支援機関に業務を委託することも検討してください。

登録支援機関とは、受け入れ企業からの委託を受けて特定技能1号外国人の支援業務をおこなう専門機関です。

豊富な知識と経験により、外国人が理解しやすい方法で事前ガイダンスを実施してくれます。また、母国語を話せるスタッフが在籍する登録支援機関に委託すれば、言語面での心配がありません。

登録支援機関は事前ガイダンス以外の義務的支援も実施してくれます。委託するメリットは以下の記事で解説していますので、あわせてご覧ください。

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登録支援機関とは？申請方法と失敗しない選び方のポイントを解説

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特定技能の事前ガイダンスを理解して受け入れ準備を整えよう

事前ガイダンスでは、特定技能１号外国人の雇用契約や制度上のルールを詳細に説明します。

重要な点は、雇用契約を結ぶ前に特定技能1号外国人が十分に理解できるような方法で開催することです。

一方的な説明ではなく、質問を受け付ける時間を設けたり、理解度を確認しながら進めたりすることで、外国人材の不安を解消し、安心して就労を開始できます。

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