外国人採用ガイド

外国人を採用するときの基本手続きを知ろう|社会保険やビザ管理とは

外国人を採用するときの基本手続きを知ろう|社会保険やビザ管理とは

日本で働く外国人労働者は年々増加しています。新型コロナウイルスの影響で新規入国者は止まっているものの、2020年10月末には国内で就労する外国人労働者数は170万人超、前年から4%の増加となりました(外国人雇用状況の届出状況より)。2015年度の90万8千人から5年間で1.8倍以上の成長率となり、外国人の労働力は大きな存在となっています。

今回は、国内在住かつ就労ビザを保有している外国人労働者の採用手続きについて解説します。海外との行き来ができるようになったとき、スムーズに外国人労働者の受け入れができるよう基本的な採用手続きの流れを押さえておきましょう。

 

 

この記事の監修
(株)アルフォース・ワン 代表取締役
山根 謙生(やまね けんしょう)
日本人、外国人含め「300社・5,000件」以上の採用支援実績。
自社でも監理団体(兼 登録支援機関)に所属し、技能実習生・特定技能外国人の採用に取り組んでいる。外国人雇用管理主任者資格保有。

外国人の採用に関する手続き一覧

日本に在住する外国人を採用する際は、以下の4つのステップで手続きを進めていきます。

  1. 在留資格(ビザ)の確認
  2. 経歴や学歴、日本語レベルのチェック
  3. 社会保険の加入条件に該当するか確認し本人に説明
  4. 雇用契約書の作成と読み合わせ

1つずつ、順番に詳細をご紹介します。

ステップ1:在留資格の種類を確認する

外国人を採用するときの最初のステップは在留資格(ビザ)の確認です。

在留資格とは、外国人が上陸審査を受けたあとに発行される在留期間や目的ごとに発行される証明書を指します。※1在留資格は「活動類型資格」と「地位類型資格」に大別され、活動内容や本人の地位ごとに30種以上の在留目的に分けられています。

在留資格で定められている活動内容などで就労が認められなければ日本で働くことができません。昨今では偽造の在留カードも出回っているため、必ず実物を手に取って確認しましょう。

※1 正式には、ビザは査証と呼ばれ、外務省から発行される入国許可の証明書を指します。世間的には上陸許可や在留許可のことをビザ(在留資格)と呼ぶことが多いため、本記事では「ビザ=在留資格」として表記しています。

確認ポイント

  1. 在留資格(ビザ)の種類(就労が認められているものか)
  2. 裏面に資格外活動許可申請の印字(就労が認められていない在留資格の場合)
  3. 在留期間

在留資格の中で、就労が認められている代表的な在留資格は以下4つです。

身分に基づく在留資格
・永住者
・定住者
・永住者や定住者の配偶者や子どもなど
・日本人の配偶者や子どもなど

上記の在留資格は就労する職種や勤務時間に制限がありません。しかし、永住者以外は在留期間が決められているので確認が必要です。

続いて、日本在住の外国人に多いのが資格外活動許可をもった労働者です。以下の在留資格は就労が在留目的ではないものの、資格外活動許可が認められれば働けるものです。

資格外活動許可が必要な在留資格
・留学生
・家族滞在
・難民申請中の方
・就職活動の特定活動 など

本人が出入国管理局に資格外活動許可の申請を行い、在留カードに許可スタンプをもらいます。ただし、資格外活動許可で働く場合、労働時間に制限がかかるため注意が必要です。

資格外活動許可の上限
・1週間あたり28時間

在留資格について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてくださいね。

【在留資格一覧付】在留資格とビザの違いとは?|初めての外国人採用の知識

ステップ2:外国人の経歴・学歴を確認する

在留資格の確認が終わったら外国人の学歴や職務経歴、パスポート、日本語レベルなどの確認を行います。

パスポート

パスポートを確認する際は、次の項目をチェックしましょう。チェックする目的は、「偽造パスポートではないか」「なにか嘘をついていないか」を見抜くことです。すべての外国人が怪しいわけではありませんが、何かしらのトラブルを抱えている可能性があるため、念入りに確認しコピーをとっておくと安心です。

確認項目
・パスポート実物を確認(手触りや外観から偽造ではないか確認)
・有効期限
・訪日した年月日
・過去の他国滞在履歴
・生年月日や名前、顔写真(本人確認のため口頭で説明してもらいます)

履歴書・職務経歴書

日本人と同様に、履歴書や職務経歴書を提出してもらいます。もし、業務で日本語力が必須の場合は手書きの履歴書を提出してもらう方法もあります。知人に作成代行を依頼する人もいるので、気になる方は簡単な記入用紙を渡して、その場で書き込んでもらうのも良いでしょう。

なお、職務経歴書はResumeまたはCVと呼ばれます。

学校の卒業証明書

職務経歴書などとあわせて確認したいのが学校の卒業証明書です。
過去の学歴、経歴が本当にあっているか確認するために、コピーを提出してもらいましょう。

日本語試験の資格証明書(任意)

日本語能力試験(JLPT)は日本語力の試験として知名度が高いです。N5からN1まで5段階に分かれておりN1がもっとも難しいレベルです。日本語能力試験は、日本語の読み書きも試験範囲となります。そのため、N1取得者は日本語が流暢に話せて発音が聞き取りやすいとは言い切れません。

自社の求人内容にどのくらいの日本語力が必要なのか、冷静に見極めて募集要項を作成するのが大切です。

犯罪経歴証明書(任意)

過去に犯罪歴がないか確認したい場合は、任意で犯罪経歴証明書を提出してもらいましょう。ただし、無犯罪を証明するためには警察で手続きが必要なため、任意提出で良いでしょう。

ステップ3:社会保険の加入有無を確認する

外国人は日本人と同様に社会保険(健康保険/厚生年金/雇用保険/労災保険/介護保険)に加入義務があります。ただし働く時間数や会社規模などの諸条件で加入有無がそれぞれ異なるため、1つずつ確認を行いましょう。

①健康保険

企業の健康保険に加入する条件は日本人と同様です。

健康保険の加入条件
・1日または1か月の労働時間が企業の社員と比較して4分の3以上

4分の3以下であっても以下4条件に該当すれば健康保険に加入
・週の所定労働時間が20時間以上
・雇用期間が1年以上見込み
・月の賃金が8.8万円以上
・企業規模が501人以上
※学生を除く

例外
社会保障協定の締結国出身者で自国の健康保険制度に加入している場合
企業の健康保険に加入しない場合は、外国人の住んでいる市区町村にて国民健康保険に加入します。自動的に加入できるものではないため、採用時に日本のルールを説明してください。

②厚生年金保険

厚生年金の加入条件は基本的に健康保険と同様です。加入条件に該当する場合は、日本人と同様に加入手続きを行い納税します。

ただし、外国人が厚生年金の保険料で不利にならないよう次の2つのルールが設けられています。

社会保障協定
自国の年金制度と厚生年金で2重支払にならないようにする制度

脱退一時金
日本を離れる際に、支払った保険料の一部が払い戻しされる制度

くわしくは以下サイトをご覧ください。

日本年金機構 社会保障協定

日本年金機構 脱退一時金の制度

③雇用保険

雇用保険も日本人と同様に外国人にも適用されます。

雇用保険の適用条件
・週の所定労働時間が20時間以上
・1年以上の継続雇用見込みがある
※学生は除きます

外国人を雇い入れた日の属する月の翌月10日までに最寄りのハローワークに届出を行いましょう。なお、外国人が離職したときは雇用保険の喪失届を出さなくてはなりません。

雇用保険の被保険者でなくても届出が必要

雇用保険の被保険者ではない場合でも、外国人労働者を把握するための外国人雇用状況届出書の提出が必要です。「外国人雇用状況届出書」は、雇い入れた日の属する月の、翌月末までに提出しましょう。
外国人雇用状況届出書は、企業の義務となっています。
「届出を知らなかった」「ごまかして申請しておこう」など、届出を怠ったり虚偽申請をしたりすると、30万円以下の罰金が課せられる場合があるため注意してください。

なお、手続きはWeb申請も可能です。

④労災保険

労災保険も外国人に適用されます。「外国人に労災は不要」と勝手に解釈して万が一労災事故が起きた場合、企業は労災に関する費用を全額負担しなければならない可能性もあります。

労災保険の給付手続きの際は、厚生労働省の以下サイトを外国人労働者に案内すると親切です。日本語、英語、ポルトガル語、韓国語、中国語など、複数の言語で労災保険の概要をまとめています。

ステップ4:雇用契約書の作成と読み合わせ

在留資格や過去の経歴、保有スキルなどの確認が終わり、採用を決めたら雇用契約書を作成しましょう。雇用契約書のフォーマットは日本人と同じもので差支えありませんが、相手の日本語力や日本のルールの理解度にあわせて翻訳したり読み合わせをしたりすることをおすすめします。

とくに、ステップ3で解説した社会保険は「なぜ納めなくてはならないのか」「どんなときに給付を受け取れるのか」「不明点はどこに相談したらいいのか」など丁寧に説明しましょう。外国人が安心して働けるようサポートする姿勢が重要です。

外国人の採用に関して相談相手を探そう

外国人を採用する際は、在留資格を始め、職歴や学歴、日本語スキルや社会保険の加入条件など、さまざまな確認事項が発生します。日本人の労務手続きと大差ないものの応募してくる外国人労働者にとって聞き慣れないルールも多数存在します。

外国人の雇用ルールや在留資格の制度は変わる可能性があるため、企業が外国人採用のルールを100%理解するのは困難です。必要に応じて外国人採用を支援する人材会社や行政書士など、複数の相談先を持つと良いでしょう。

 

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