監理団体が行う定期監査において実習実施者（受入れ企業）が準備すべきこと【チェックリスト付き】

技能実習生の受け入れは、監理団体の監理・監督のもと、法令違反がないことは当然のこと、実習計画に沿った適切な運用が必要です。

その適切な運用のために行われるのが、監理団体による定期監査です。

この記事では、監理団体監査の目的や確認項目を解説し、円滑な実習実施や、指導・減点されないために日頃から準備しておくべきことを具体的にお伝えします。

監査対策のポイントを押さえることで、外国人技能実習制度を適正に運用し、実習生の育成と技能向上により専念できるようになるでしょう。

監理団体による監査の定義と目的

監理団体による監査とは

監理団体監査について、まずはその定義から見ていきましょう。

監理団体監査とは、技能実習計画の遵守状況と法令順守の確認を目的として、監理責任者の指揮のもとで3ヶ月に1回以上の頻度で行われる定期監査のことを指します。

この監査では、

• 技能実習の実施状況
• 技能実習責任者、指導員からの報告
• 技能実習生との面談（対象者の1/4以上）
• 事業所の設備、帳簿書類の閲覧
• 実習生の生活環境の確認

などが行われます。

監理団体による監査の目的

次に、監理団体監査の目的について説明します。

監理団体監査の主な目的は、技能実習が適正に実施されているかを確認し、必要な指導を行うことにあります。

特に第1号技能実習の場合は、月1回以上の訪問指導が義務付けられており、実習の進捗状況や実習生の生活状況などを綿密にチェックすることになっています。

訪問指導が実施された際には、その内容を記録した訪問指導記録書を作成し、事業所に保管する必要があります。

さらに、この記録書の写しを事業報告書に添付し、毎年1回、技能実習機構の審査課に提出することが義務付けられています。

監理団体による監査の法的根拠

続いて、監理団体監査の法的根拠について触れておきます。

監理団体による監査は、外国人の技能実習の適正な実施および技能実習生の保護に関する法律（技能実習法）に基づいて行われています。

技能実習法では、監理団体に対して技能実習計画の遵守や法令順守の確保、実習実施者に対する定期的な監査の実施などが義務付けられており、これらの規定が監理団体監査の法的根拠となっています。

監理団体による監査の頻度・回数

監理団体監査は、外国人技能実習制度において重要な役割を果たしていることが分かったところで、監理団体監査の実施頻度や誰が実施するのか、そして、監理責任者の役割について詳しく解説します。

監理団体による監査の実施頻度

監理団体の定期監査は、3ヶ月に1回以上の頻度で実施することが義務付けられています。

頻繁に監査を行うことで、技能実習生の実習状況や生活環境を適切に把握し、問題があれば早期に発見・改善することができます。

これにより、技能実習制度の適正な運用と技能実習生の権利保護が図られるのです。

臨時監査について

技能実習生の監査には、定期監査のほかに臨時監査があります。

実習実施者（受入れ企業）が、技能実習法または関連法令に違反している疑いがあると判断した場合、速やかに臨時監査が実施されます。

例えば、以下のようなケースが該当します。

• 認定された計画に沿って技能実習を実施していない疑いがある場合

• 出入国管理及び難民認定法に違反し、不法就労者を雇用している疑いがある場合

• 労働関係法令に違反し、技能実習生の労働災害を発生させた疑いがある場合

違法状態を放置するとどうなるのか

法令違反が発覚し、外国人技能実習機構（OTIT）や労働基準監督署の実地検査で違反が見つかった場合、改善命令・改善勧告・改善指導などの行政処分を受ける可能性があります。

状況によっては、実習生の受け入れ許可が取り消されるなど、厳しい処分を受けることもあります。特に悪質な場合は、罰金や懲役などの罰則が科される可能性もあるのです。

また、実習生との間でトラブルが発生するリスクも考えられます。例えば、残業代の未払いや不当な待遇などが原因で、実習生が労働組合に相談したり、裁判を起こしたりする可能性があります。

さらに、取引先からの信用を失う危険性も増します。近年、企業の社会的責任（CSR）が重視されるようになり、人権問題への関心も高まっています。技能実習生の人権侵害が明らかになれば、取引先から契約を打ち切られるなど、会社の評判や事業活動に深刻な影響を与える可能性があります。

過去には、テレビやネットニュースなどで、技能実習生の劣悪な労働環境が報道され、発注企業が世間的に批判を浴びたケースも実際に起こっています。

こうした事態を避けるためには、技能実習制度のルールを遵守し、実習生が安心して働ける環境を整えることが重要です。

監理団体による監査の主な確認項目

監理団体の監査では、技能実習制度の適正な運用を確保するために様々な項目が確認されます。

ここでは、監理団体監査で特に重要な確認項目についてご説明します。

技能実習の実施状況確認

監理団体は、実習実施者（受入れ企業）が、認定された技能実習計画に沿って適切に技能実習を行っているかを確認します。

具体的には、技能実習日誌や認定計画の履行状況に係る管理簿などの書類を通じて、日々の業務内容や指導内容、進捗状況を詳細にチェックします。

これらの書類は、実習実施者が日々の実習状況を正確に記録し、計画通りに実習が行われていることを証明する重要な資料となります。

技能実習責任者・指導員からの報告

技能実習責任者や技能実習指導員から直接報告を受け、実習の進捗状況や課題についての確認を行います。

技能実習責任者・指導員は、実習の現場を最もよく把握している立場にあるため、その報告は監査において重要な情報源となります。

報告の際には、実習の進捗状況や実習生の習得レベル、日常の指導内容などについて、具体的かつ詳細に説明できるよう準備しておくことが大切です。

また、課題や問題点があれば、その内容と対応策についても報告できるようにしておきましょう。

技能実習生との面談

実習生の1/4以上と直接面談を行い、実習の状況や生活環境などについて確認します。年4回の監査によってできる限りすべての実習生と面談することが望ましいとされています。

面談では、実習生が安心して計画通りの実習内容に従事できているか、予定通りの適切な給与・待遇を受けているかなどがチェックされます。

面談の際は、実習生の日本語能力に配慮しつつ、分かりやすい言葉で質問したり、実習生の意見を十分に聞き取ったりすることが重要です。

実習生が抱える悩みや不安にも耳を傾け、必要に応じてフォローができるよう心がけましょう。

事業所の設備、帳簿書類の閲覧

実習実施者（受入れ企業）の事業所を訪問し、実習に必要な設備や環境が整っているかを確認します。

また、賃金台帳やタイムカードなどの帳簿書類を閲覧し、適正な労務管理がなされているかもチェックします。

事業所の設備については、認定された技能実習計画に沿ったものであるか、安全性や機能性に問題がないかなどが確認されます。

帳簿書類については、正確に記録・保管されているか、法令に違反する事項がないかなどが重点的にチェックされます。

実習生の生活環境の確認

実習生の宿泊施設を訪問し、生活環境を直接確認します。

宿泊施設が衛生的で安全であるか、実習生のプライバシーが守られているかなどがチェックされます。

すべての項目を一度の監査で確認するのは難しいため、複数回の監査に分けて確認することもあります。

実習実施者（受入れ企業）は、日頃から実習生の生活環境を適切に整え、監査に備えておくことが求められます。

監査前に準備すべき書類

監理団体による監査では、これまでに説明してきたように、各種書類のチェックも細かく実施されるため、事前に必要書類を準備しておくことが重要です。

賃金台帳

賃金台帳は、技能実習生に支払われた賃金の記録を管理するための書類です。

監査では、適正な賃金が支払われているかどうかも確認されます。

賃金台帳には、支払日、支払金額、控除内容などを正確に記載しておきましょう。

また、賃金の支払いに関連する書類として、給与明細書や振込明細書なども準備しておくと良いでしょう。

これらの書類を整理しておくことで、監査時にスムーズに対応することができます。

タイムカード

タイムカードは、技能実習生の勤務時間を記録するための書類です。

監査では、適正な労働時間の管理が行われているかどうか、労働時間に偽装がないかどうかを確認されます。

タイムカードには、出勤時刻、退勤時刻、休憩時間などを正確に記録しておきましょう。

また、36協定や変形労働時間制の協定書などの労働時間に関する書類も準備しておくことをおすすめします。

これらの書類を整えておくことで、監査時に労働時間の管理状況を適切に説明することができるでしょう。

年間カレンダー

年間カレンダーは、技能実習生の勤務予定を管理するための書類です。

監査では、技能実習計画に沿った実習が行われているかどうかが確認されます。

年間カレンダーには、実習予定、休日、特別休暇なども明記しておきましょう。

また、年間カレンダーは、技能実習生との面談の際にも活用できます。

実習の進捗状況や今後の予定を確認する際の資料として役立つでしょう。

技能実習日誌

技能実習日誌は、技能実習生の日々の業務内容や指導内容を記録するための書類です。

監査では、技能実習計画に沿った指導が行われているかどうかが確認されます。

技能実習日誌には、実習内容、指導内容、気づきや反省点などを具体的に記載しておきましょう。

技能実習日誌は、技能実習生の成長過程を記録する重要な書類でもあります。

日々の記録を丁寧につけることで、監査時に実習の状況をスムーズに説明することができるでしょう。

認定計画の履行状況に係る管理簿

認定計画の履行状況に係る管理簿は、技能実習計画の進捗状況を月次で記録するための書類です。

監査では、計画通りに実習が進められているかどうかが重点的に確認されます。

管理簿には、実習項目ごとの進捗状況、達成度、課題などを記載しておきましょう。

管理簿は、技能実習計画の PDCAサイクルを回すための重要なツールです。

定期的に進捗状況を確認し、必要に応じて計画の見直しを行うことで、より効果的な技能実習を実施することができるでしょう。

実習中に作成が必要な書類

監査に向けて、実習中に作成すべき重要な書類について見ていきましょう。

技能実習日誌の記入方法

技能実習日誌は、実習の進捗状況を把握しながら、実習生の技能習得・成長を支援するための重要なツールです。

技能実習日誌には、以下の4つの項目を記入する必要があります。

1. 実習を実施した日付

2. 技能実習生が従事した実習内容

3. 技能実習生に対する指導内容

4. 担当指導員名

※「実習内容」には、実際に行った必須業務と、それに関連する周辺業務を具体的に記録します。
※「指導内容」には、実習指導員が実施した指導内容を詳細に記入します。

また、技能実習日誌の記録には以下の点に留意しましょう。

• 技能実習指導員が毎日記載すること
• 関連業務を行った場合も記載すること
• 最低4年間（実習修了から1年間）保管すること

認定計画の履行状況に係る管理簿の作成

もう一つ重要なのが、認定計画の履行状況に係る管理簿です。

こちらは月次で実習の進捗状況などを記録する書類になります。

管理簿の作成時は以下の点に気をつけてください。

• 認定計画に沿って実習が行われているか確認すること
• 実習生の習得状況を確認、評価すること
• 実習生の生活態度、健康状態、規律遵守などを確認すること
• 問題があれば改善策を検討し、記録に残すこと

管理簿は、計画通りに実習が進んでいるかを監理団体に示す重要な資料ですので、漏れのないよう記録しましょう。

日々の地道な記録の積み重ねが、円滑な監査の実施につながります。

監査時の注意点

監理団体による監査の際には、いくつかの注意点やポイントがあります。

ここでは、技能実習生との面談と宿泊施設の確認について取り上げます。

技能実習生との面談における言語能力への配慮

監査の一環として、技能実習生との面談を行う際には言語能力に配慮することが大切です。

日本語能力が十分でない実習生が多いため、面談時には通訳を同席させるなどの対応が必要になります（通訳は監理団体側で用意してくれるので、受入れ企業側が段取りをする必要はありません）。

また、質問内容や聞き方を工夫し、実習生が理解しやすく、回答しやすい環境を整えることが求められます。専門用語を避け、平易な言葉で説明したり、イラストや写真を用いて視覚的に伝えたりすることで、コミュニケーションがスムーズになるでしょう。

面談を通じて、実習生の生活状況や実習の進捗、悩みなどを把握し、適切なサポートにつなげることが監理団体の役割です。

言語の壁を乗り越え、実習生との信頼関係を築くことが、監査の質を高めるポイントといえます。

宿泊施設確認の分割実施

技能実習生の生活環境を確認するため、宿泊施設の確認は監査の重要な項目の一つです。

ただし、受入れ人数によっては、一度の監査ですべての宿泊施設を確認するのは難しい場合もあるでしょう。そのような場合は、複数回に分けて宿泊施設の確認を行うことが可能です。

例えば、3ヶ月ごとの監査で、毎回異なる宿泊施設を訪問し、最終的にすべての施設をカバーするという方法が考えられます。

ただし、分割して確認する場合でも、宿泊施設の安全性や衛生状況などの重要なポイントは見落とさないようにしましょう。

チェックリストを活用し、確認漏れがないように注意が必要です。

宿泊施設の確認は、実習生の生活の質に直結する大切な監査項目です。

分割実施によって効率的に確認を行いつつ、実習生にとって適切な生活環境が整っているかを丁寧に見届けることが求められます。

監理団体による監査の対策と準備

監理団体監査に備えるには、日頃からの対策と準備が欠かせません。

ここでは、監理団体監査で指摘や指導を受けないため（適切な技能実習生制度運用のため）の3つのポイントをご紹介します。

日頃からの書類管理の重要性

監理団体監査では、実習実施者が作成・管理する書類の内容が重要なチェックポイントとなります。

日頃から、前述している各種書類（賃金台帳、タイムカード、年間カレンダー、技能実習日誌、認定計画の履行状況に係る管理簿など）の書類を適切に作成・管理しておくことが大切です。

特に、技能実習日誌は日々の業務内容や指導内容を記録するもので、認定計画の履行状況に係る管理簿は月次で進捗状況等を記録するものです。

これらの書類は、技能実習が適正に行われていることを示す重要な証拠となりますので、漏れなく正確に記入しておきましょう。

技能実習計画の適正な履行

監理団体監査では、技能実習計画が適正に履行されているかどうかが確認されます。

実習実施者は、認定された技能実習計画に基づいて、着実に技能実習を実施していく必要があります。

そのためには、技能実習指導員や生活指導員による適切な指導が不可欠です。

また、技能実習生の就業状況や生活状況を定期的にチェックし、問題があれば速やかに改善していくことが求められます。

計画通りに実習が進んでいるか、日頃から確認することが大切ですね。

関係者間のコミュニケーション

監理団体監査では、実習実施者（受入れ企業）と監理団体、そして技能実習生との間のコミュニケーションも重要なポイントとなります。

日頃から、三者間で密接な連携を取り、情報共有を行っておくことが必要です。

特に、技能実習生との面談は監査時の重要な確認項目の一つです。

面談の際は、技能実習生の日本語能力に配慮しながら、実習の状況や生活面での問題点などを丁寧に聞き取ることが求められます。

普段からコミュニケーションを取っておくことで、実習生の状況を把握しやすくなるでしょう。

監理団体監査の準備チェックリスト

最後に、このチェックリストを活用して抜け漏れのないように準備しましょう。

1. 書類の準備と管理

賃金台帳

• 支払日、支払金額、控除内容が正確に記載されている
• 給与明細書や振込明細書も準備されている

タイムカード

• 出勤時刻、退勤時刻、休憩時間が正確に記録されている
• 36協定や変形労働時間制の協定書も準備されている

年間カレンダー

• 実習予定、休日、特別休暇が明記されている

技能実習日誌

• 実習を実施した日付が記載されている
• 技能実習生が従事した実習内容（必須・周辺業務）が記載されている
• 技能実習生に対する指導内容が詳細に記載されている
• 担当指導員名が記載されている

認定計画の履行状況に係る管理簿

• 認定計画に沿って実習が行われている
• 実習生の習得状況を確認、評価されている
• 実習生の生活態度、健康状態、規律遵守などを確認されている
• 問題があれば改善策を検討し、記録に残されている

2. 技能実習計画の適正な履行

• 認定された技能実習計画に沿って実習が実施されている
• 技能実習指導員による適切な指導が行われている
• 生活指導員による適切な指導が行われている
• 実習生の就業状況を定期的にチェックしている
• 実習生の生活状況を定期的にチェックしている
• 問題があれば速やかに改善策を講じている

3. 実習生との面談準備

• 面談対象の実習生（全体の1/4以上）を選定している
• 通訳の手配（必要な場合）をしている
• 面談場所のプライバシーを確保している
• 実習生の言語能力に配慮した質問内容を準備している
• 視覚的な補助資料（イラストや写真）を用意している

4. 事業所の設備確認

• 実習に必要な設備が整っている
• 設備の安全性を確認している
• 設備の機能性を確認している

5. 実習生の宿泊施設確認

• 宿泊施設が衛生的で安全である
• 実習生のプライバシーが確保されている
• 必要な生活用品が揃っている
• 緊急時の連絡先が明示されている

6. コミュニケーションの確認

• 実習実施者と監理団体の間で定期的な情報共有を行っている
• 実習生とのコミュニケーションを日常的に取っている
• 実習生の悩みや相談を受け付ける体制が整っている

7. 法令遵守の確認

• 労働関係法令を遵守している（労働時間、休日、賃金等）
• 入管法や技能実習法を遵守している
• その他関連法令を遵守している

8. 監査当日の準備

• 監査に必要な書類をすべて準備し、整理している
• 監査対応の担当者を決めている
• 監査スケジュールを確認し、関係者に共有している

これらのチェックリストを活用し、監理団体監査に向けて万全の準備を整えましょう。

まとめ

監理団体監査は、技能実習生の適正な受け入れと育成のために重要な役割を担っています。

実習実施者（受入れ企業）側としても、日頃からの準備と対策をしていくことでスムーズに監査を通過することができます。

監査では、賃金台帳やタイムカードなどの書類の管理状況、技能実習計画の履行状況、実習生の生活環境などが確認されるため、これらの項目に関する資料を整理し、適切に説明できるよう備えておくことが大切となります。

また、技能実習日誌や認定計画の履行状況に係る管理簿は、実習の進捗を示す重要な書類であるため、実習生の日々の成長や指導内容を丁寧に記録し、計画通りに実習が行われている証拠を残しましょう。

監査時の面談では、実習生の言語能力に配慮したコミュニケーションを心がけてください。普段から実習生とのコミュニケーションを大切にし、信頼関係を築いておくことが、円滑な監査の実施につながります。

監査は、実習実施者と監理団体の連携を深めるための重要な機会でもあります。

お互いの立場を理解し、実習生の育成という共通の目標に向かって協力し合える関係を築いていきましょう。