監理団体を変更するメリット・デメリット、手続き、費用、注意点まで解説【2024年最新】

外国人技能実習生の受入れにおいて、所属する監理団体（組合）選びは非常に重要です。

しかし、現在所属している監理団体の対応やコミュニケーションに課題を感じている企業も少なくありません。

この記事では、監理団体を変更することのメリット・デメリット、手続き、費用、注意点などを詳しく解説します。

監理団体の変更を検討することで、より適切な技能実習生の受入れとサポート体制の構築が実現できるでしょう。

技能実習生の適切な育成と企業の発展に向けて、ぜひ参考にしてみてください。

監理団体とは

監理団体は、外国人技能実習制度において極めて重要な役割を担っています。

ここでは、監理団体の基本的な役割や種類などについて解説していきましょう。

監理団体の役割

監理団体は、外国人技能実習生の受け入れと監理を行う非営利団体です。

監理団体を通した技能実習生の受入れは「団体監理型」という方法で、監理団体が技能実習生を受け入れ、監理団体に所属する傘下の企業で技能実習を実施する形態で、日本全体の98.3％が団体監理型での受入れを行っています。

企業が独自に海外の現地法人、合弁企業、取引先の社員を受け入れて技能実習を実施する「企業単独型」は、一般的な中小企業にとってはハードルの高い方法となるため、ごく限られた1.7％程度の企業でしか採用されていません。

監理団体は、技能実習生の適切な雇用管理、生活指導、技能習得支援など行っており、具体的には、実習実施者（受入れ企業）と連携しながら、技能実習計画の作成支援、実習生の選抜・手配、入国前後の各種手続き、実習状況のモニタリングなどを実施します。また、実習生の日本語教育や生活上のサポートも重要な役割の一つです。

このように、監理団体は技能実習制度の要として、実習生の保護と育成、受入企業の支援など、多岐にわたる業務を担っているのです。

そのため、適切な監理団体の選定と連携が、技能実習生受入れの成否を左右すると言っても過言ではありません。

監理団体の種類

監理団体には、「一般監理事業」と「特定監理事業」の2種類があり、それぞれ受け入れられる技能実習の区分や許可の有効期間が異なります。

特定監理事業とは、技能実習1号または2号の技能実習生を受け入れる企業を監理する事業です。

一般監理事業とは、特定監理事業以外の監理事業を指しており、一定の優良要件を満たした監理団体として、技能実習3号の受け入れが認められています。

区分	特定監理事業	一般監理事業
監理可能な技能実習	1号・2号	1号～3号
許可の有効期間	3年又は5年*	5年又は7年*
受入れ可能人数枠	1号：基本人数枠 2号：基本人数枠の2倍	1号：基本人数枠 2号：基本人数枠の2倍 3号：基本人数枠の6倍

*直近の許可期間中に是正勧告や業務停止命令を受けていない場合

最大の違いは、技能実習3号の受け入れ可否です。技能実習3号は、最長5年間の実習が可能であるため、人材を長く確保したい企業にとっては、一般監理事業の監理団体を選ぶメリットが大きいです。

ただし、技能実習3号（最長5年）を受入れるためには、監理団体だけでなく、受入れ企業側も「優良な実習実施者」の認定を受ける必要がある点に注意が必要です。

監理団体を選ぶ基準

優良な監理団体を選ぶためには、どのような点に着目すべきでしょうか。

以下の4点が特に重要な選定基準となります。

1. 希望する国籍や職種の受入れ経験が豊富であること
2. 実習生の母国の送り出し機関との確かなパイプを持ち、質の高い人材を安定的に確保できること
3. 書類作成や各種手続きなど、法令に基づく適切な実務遂行能力を有すること
4. 監理費用や各種手数料などのコストが妥当であること
5. 実習生・受入れ企業双方への手厚いサポート体制が整っていること

加えて、実績や評判、担当者との相性なども考慮に入れましょう。

コスト面の大小に目が行ってしまいがちですが、監理団体の場合、「安かろう悪かろう」である可能性も高いため、トータルでの質の高さを重視することが賢明です。

特に初めての技能実習生受入れの場合、受入れ準備から実習期間中にわたって、外国人特有のトラブルや予想もしない事件に発展することもあるため、本当に信頼できる監理団体を選ぶことは受入れ企業側のリスクマネジメントの観点でも最も重要となります。

監理団体の変更を検討するポイント

監理団体の変更を検討する理由は様々ですが、変更の必要性を判断する上で役立つ4つのポイントをご紹介します。

これらのポイントに当てはまる場合、監理団体の変更を検討する価値があるかもしれません。

求める人材を提供してくれているかどうか

技能実習生の選考は、海外現地の送り出し機関で行われます。

しかし、送り出し機関の質は様々であり、日本だけに限らず、多くの企業へ人材を輩出しているため、自社の要望に合った人材を的確に提供できないケースもあります。

これは、送り出し機関の知名度不足や、人材の募集方法などによる人材集客の難しさや、教育体制の不備などが原因として考えられます。

もし、現在の監理団体を通して紹介される人材に満足できない場合や、特別な事情もなく紹介までに何か月もの時間がかかる場合などは、海外現地の送り出し機関側の質も考慮した上で、監理団体の変更を検討してみましょう。

監理費用に見合っているかどうか

監理団体変更のもう一つの理由が、毎月発生する監理費用の最適化です。

単に監理費が高いから監理団体を変更するということではなく、発生している監理費に見合った働きをしてくれていない場合という意味での最適化です。

費用の安さのみを追求すると、さらに質の低い監理団体に依頼することになってしまうためサービスとのバランスを考慮した上で、中長期的な視点で判断することが求められます。

提供されるサービス内容と費用の詳細を精査し、自社のニーズに合致した監理団体を選ぶことで、コストを削減しながら、受入れ企業の工数負担を軽減すると同時に、実習生への手厚いサポートも可能になるでしょう。

監理団体としての業務を怠っていないかどうか

監理団体には、主に以下の4つの業務があります。

1. 技能実習開始のための準備
   送り出し機関の選定・契約、面接支援、各種申請書類作成サポート、入国手続き、入国後講習など。
2. 定期監査
   3ヶ月に1回以上、受入れ企業への監査を実施し、結果を外国人技能実習機構に報告。
3. 訪問指導
   1号技能実習生の場合、毎月1回以上の実施状況確認と指導。記録を作成し、年に1度、技能実習機構に提出。
4. 技能実習生への保護・支援
   技能実習生からの相談に母国語で対応できる体制の確保と、受入れ企業との連携など。

これらの業務は、監理団体が適切な技能実習を実施するために最低限行うべきものです。

もし、現在の監理団体がこれらの業務のどれか1つでも怠っている場合は、変更を検討する必要があるかもしれません。

各種サポート体制が充実しているかどうか

外異国の地で言葉や文化の壁に直面しながら実習に励む技能実習生を支えながら、最後まで円滑に実習を進めていくためには、生活面と実習面の両方において、きめ細やかなサポートが不可欠です。

だからこそ、優良な監理団体は、実習生一人ひとりに寄り添い、成長と安定を支援する充実した体制を整えているはずです。

例えば、生活面では日本語教育や生活ルールの指導、メンタルヘルスケアなどを提供し、実習生が日本での生活に円滑に適応できるようサポートしたり、

実習面では、実習計画の策定や進捗管理、技能評価試験などを通じて、実習生の着実な技能習得を後押ししてくれます。

監理団体の中には、実習生の連絡・相談に24時間365日対応できる体制を取っていたり、医療機関への同行・通訳、トラブル・事件などの際の現地解決などを行っている団体もあり、安心して実習に専念できる環境を提供しています。

監理団体変更のメリット

ここでは、監理団体の変更の主なメリットについて説明します。

より適切な人材のマッチング

監理団体を変更することで、受入れ企業のニーズに合致した実習生を受け入れできる可能性が高まります。

各監理団体には、それぞれ得意とする国籍や職種の実習生がいるため、自社の求める人材像を明確にし、それに合う監理団体を選ぶことが重要です。

例えば、製造業であれば、工業分野に強い監理団体に変更することで、製造関係のスキルを持っていたり、製造業に適性のある実習生を受け入れられるでしょう。

また、介護業であれば、日本語能力の高さに定評のある監理団体を選ぶことで、コミュニケーションの問題を解消や、職場への早期順応に期待できます。

総合監理コストの削減

監理団体によって、監理費用や初期費用などは大きく異なるため、自社の求めるサービスを低コストで提供している監理団体を見つけることができれば、監理コストを削減できる可能性があります。

毎月の監理費用の相場は、1名あたり毎月3～4万円程度と大きな差はありませんが、技能実習生の受入れに発生するコストは監理費用だけではないため、実習期間中の総合コストで考えた場合には大きな差がでることがあります。

また、事務関係のサポート体制も監理団体ごとに異なるため、サポートの手厚い団体に変更することで、書類作成や各種手続きの効率化により、人件費の削減や業務効率化にもつながります。

リスクマネジメントの強化

優良な監理団体に変更することで、実習生の失踪や犯罪といったリスクを低減できます。

問題の発生を未然に防ぐためには、日常的な実習生の監理や教育が不可欠ですが、工数削減のため、これらを徹底できていない監理団体も多くあるのが事実です。

そのため、変更先の監理団体の選定には、過去の実績や行政処分の履歴などを十分に確認する必要があります。

また、監理団体が契約している海外現地の送り出し機関側の質も大きな懸念材料のひとつです。

送り出し機関の中には、悪質な人材ブローカーを使って人材を集め、実習生に多額の借金を背負わせた上で来日させるという手法も存在します。

その場合、借金返済のために給料以上に多額のお金が必要となり、SNSなどの外国人コミュニティからの犯罪の誘いに乗って失踪してしまうという事例も考えられます。

長年の信頼のある送り出し機関と契約しており、コンプライアンスを遵守したクリーンな監理体制をとってくれる監理団体を選ぶことで、技能実習生の受入れのリスクとなる部分を最小限に抑えることができるでしょう。

実習生の満足度向上

監理団体を変更することで、受入れ企業側だけでなく、実習生の満足度を高められる可能性もあります。

実習生にとって、日本での生活や仕事には多くの不安があるものですが、生活面やプライベート、日本語の指導などにおいても手厚いサポートを提供している監理団体であれば、それらの不安を解消し、充実した実習生活を送ることができます。

また、実習生同士のコミュニティ形成を支援することで、精神的なケアにも配慮している監理団体もあります。

実習生のモチベーションを上げることは、受入れ企業の生産性向上に直結するため、実習生目線での監理団体選びもポイントのひとつです。

監理団体変更のデメリットと注意点

監理団体を変更することで、外国人技能実習生の受け入れ体制の改善や、監理コストの適正化を図ることができます。

しかし、一方でデメリットや注意点もあるため、十分な検討と準備が必要不可欠です。

変更手続きの煩雑さ

監理団体を変更する際には、新旧両方の監理団体との調整や、各種書類の準備などの事務手続きが発生します。

特に、技能実習計画の変更認定申請や、受入れ企業と監理団体間の新たな契約締結など、専門的な知識と時間を要する作業が含まれています。

手続きを円滑に進めるためには、変更の目的や要件を明確にし、必要書類のリストアップと作成スケジュールを綿密に立てることが重要です。

また、手続き実務に習熟した専門家のサポートを受けることで、ミスや遅延のリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

一時的なコスト増加の可能性

監理団体の変更に伴い、一時的にコストが増加する可能性があります。

新たな監理団体への移行に際して、各種手数料や書類作成費用などの初期費用が発生するケースがあるためです。新たな監理団体の監理費用が高くなってしまう場合には、当然ながら総コストの増大につながります。

複数の監理団体の料金体系や提供サービス内容を比較し、自社のニーズとのマッチングを見極めながら、中長期的な視点に立ち、コストを上回るメリットが得られるかを冷静に判断しましょう。

実習生への影響

実習期間の途中での監理団体変更は、技能実習生自身にも影響を与えます。監理団体は、実習生の日本での生活や実習をサポートする重要な存在であり、変更によって実習生の不安や戸惑いを招くおそれがあるのです。

実習生への影響を最小限に抑えるためには、変更の理由や目的について丁寧に説明し、理解を得ることが不可欠です。

加えて、新たな監理団体の実習生サポート体制を入念にチェックし、従来と同等以上のサポートが受けられることを確認しておく必要があります。

実習生の安心と信頼を得ることで、円滑な移行と実習の継続が可能となるでしょう。

変更タイミングの見極め

監理団体の変更は、タイミングを適切に見極めることが極めて重要となります。

技能実習の途中で安易に変更を行うと、実習計画の進捗に悪影響を及ぼしかねません。特に、実習生の技能習得レベルが上がり、より実践的な作業に就く時期の変更は慎重に検討すべきでしょう。

変更のベストタイミングは、実習生の入れ替わり時期や、実習計画の節目となる時点です。

具体的には、新たな実習生の受け入れ前や、技能評価試験の終了後などが候補として挙げられます。

業務への影響を最小限に抑えつつ、新体制への移行をスムーズに行うには、綿密なスケジューリングと関係者間の緊密な連携が欠かせません。

監理団体変更の手続き

監理団体の変更は、受入れ企業の都合だけで決定できるものではありません。

技能実習制度は、送り出し機関、監理団体、受入れ企業が三位一体となって技能実習生をサポートする仕組みです。そのため、監理団体の変更には、関係者全員の合意が必要です。

監理団体変更に必要な合意

監理団体を変更するには、以下の4者の合意が不可欠です。

1. 現在の監理団体

2. 新しい監理団体

3. 送り出し機関

4. 技能実習生

特に、現在の監理団体の合意を得ることが難しいケースがあります。

トラブルを避けるためにも、いきなり変更を申し出るのではなく、まずは現在の不満や問題点を具体的に伝え、改善を求めることが重要です。監理団体スタッフの業務怠慢などがある場合は、担当者の変更などの対応を依頼することで改善される可能性もあります。

それでも改善が見られない場合、特に技能実習生や受入れ企業に不利益が生じている場合は、契約解除を検討しましょう。

技能実習生にも変更理由を丁寧に説明し、理解と合意を得ることが重要です。

新しい監理団体への移管手続きは、基本的に新しい監理団体と元の監理団体が調整します。受入れ企業側が行う特別な手続きは特にありません。

ただし、変更手続きには時間と費用がかかり、技能実習生にも負担がかかる可能性があります。そのため、変更は新しい技能実習生を受け入れるタイミングで行うのが効率的です。

監理団体変更のプロセス

監理団体の変更は、複数の関係機関が関わるため、手続きが煩雑で時間を要します。変更を検討している企業は、事前に必要な手続きと期間を把握しておくことが重要です。

一般的な監理団体変更の手順は以下の通りです。

1. 監理団体の変更を検討する
   まずは、現在の監理団体との契約内容や変更に伴う費用などを確認し、変更の必要性を慎重に検討します。

2. 新しい監理団体と打合せをする
   複数の監理団体を比較検討し、自社のニーズに合った監理団体を選び、打ち合わせを行います。

3. 現在の監理団体に変更の意向を伝える
   変更の意向と理由を明確に伝え、必要な手続きについて確認します。

4. 新しい監理団体から必要書類を取得する
   新しい監理団体へ移行するために必要な書類を受け取ります。

5. 新しい監理団体と送り出し機関との契約
   送り出し機関と新しい監理団体との間で技能実習生の移管に関する契約を締結します。

6. 監理団体変更完了
   すべての手続きが完了したら、正式に変更となります。

監理団体変更に必要な期間

監理団体の変更には、通常3～4ヶ月程度かかります。

しかし、以下の状況によっては、さらに期間が延びる可能性があります。

• 現在の監理団体が変更に難色を示す場合
• 送り出し機関と新規監理団体の契約締結に時間がかかる場合
• 企業側が技能実習制度の変更点に対応できていない場合
• 新型コロナウイルス感染症の影響による入国制限など、予期せぬ事態が発生した場合

スムーズな移行のためにも、余裕を持ったスケジュールで手続きを進めることが重要です。

変更手続きを開始する前に、関係機関と十分に相談し、想定されるリスクや対応策を確認しておきましょう。

受入れ企業が準備する必要書類

監理団体の変更手続きには、必要な書類を漏れなく準備することが重要です。

これらの書類は、通常、新しい監理団体が受入れ企業から回収します。書類の不備や提出漏れは、手続きの遅延につながるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

主な必要書類は以下の通りです。

監理団体変更ができない場合

技能実習は、技能実習法に基づき適正な実施が求められます。

監理団体の変更も例外ではなく、送り出し機関、受入れ企業、監理団体のすべてが法令を遵守しているか厳格に審査されます。

法令違反が認められた場合、監理団体の変更は認められません。

監理団体の変更には、「技能実習生の監理団体変更に伴う合意書」の取得が必須です。しかし、技能実習法、出入国管理及び難民認定法、労働関係法令（労働基準法、最低賃金法など）に違反している場合、この合意書を得ることはできません。

例えば、送り出し機関が違法なブローカーと関係していたり、送出国政府の認定を受けていない場合は、監理団体との契約自体が不可能となり、変更もできません。

送出国政府の認定機関一覧は、以下の外国人技能実習機構（OTIT）のウェブサイトから確認することができます。

技能実習の実施においては、送り出し機関、受入れ企業、監理団体の3者が、技能実習法や出入国管理法などを遵守する必要がありますが、意図せず違反をしてしまうケースも考えられるでしょう。

悪質な違反や改善が見込めない場合は、監理団体の変更は認められません。しかし、意図的でなく、速やかに問題を改善し、適切な対応を行っている場合は、変更が認められる可能性があります。

重要なのは、法令違反を認識した場合、速やかに是正措置を取り、再発防止策を講じることです。

まとめ

監理団体の変更は、必ずしもすべての受入れ企業にとって最善策ではありません。

変更手続きには、多くの関係機関との調整が必要であったり、3～4か月の長い期間を要するため、日頃から現在の監理団体と密にコミュニケーションを取り、問題の早期発見・解決に努めることで、変更の必要性を最小限に抑えることが重要です。

さらに、監理団体の変更は実習生にも少なからず影響を与えるため、変更理由や目的を丁寧に説明し、理解を得るよう努めなければなりません。新しい監理団体のサポート体制が、実習生にとって安心できるものであるかどうかも重要なポイントです。

もし変更を決断した場合には、本記事で解説したメリット・デメリット、注意点、そして手続きなどを参考に、スムーズな移行を実現できることを祈っております。

適切な監理団体選びが、技能実習生受入れの成功、ひいては受入れ企業と実習生の未来を切り開く鍵となるでしょう。