【完全ガイド】外国人採用の基本手続き｜流れや必要書類についても解説

「外国人を採用したいけど、どんな手続きが必要なのかわからない」
「外国人採用の流れや必要書類について詳しく知りたい」

このような悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？

労働力不足が深刻化する中、外国人採用は企業の成長戦略として注目されています。外国人採用で優秀な人材を獲得できれば、労働力や生産力の向上だけでなく、海外事業の発展にもつながります。

しかし、外国人を採用する企業は、雇用手続きや言語・文化の違いへの対応といった慣れない業務を避けては通れません。これらの課題を乗り越えて、はじめて外国人労働者を受け入れられるのです。

本記事では、外国人採用に関する最新動向と必須条件、具体的な採用の流れについて解説していきます。また、必要書類や利用できる助成金についても紹介しているので参考にしてみてください。

【最新】外国人採用に関する動向

厚生労働省の「外国人雇用状況」の届出状況によると、令和6年10月末時点における日本で働く外国人労働者数は約230万人に達しました。

前年から253,912人増加しており、外国人労働者の雇用は拡大し続けています。

事業所数を見ると342,04ヵ所が外国人を雇用しており、産業別の割合では以下の表のとおりです。

産業分類	外国人労働者数	構成比
製造業	598,314人	26.0％
サービス業	354,418人	15.4%
卸売業・小売業	298,348人	13.0%
宿泊業・飲食サービス業	273,333人	11.9%
建設業	177,902人	7.7%

出典：厚生労働省「外国人雇用状況」の届出状況まとめ（令和6年10月末時点）

また、事業所規模別での外国人労働者の雇用状況は以下の表のとおりです。

事業所規模	外国人労働者
30人未満	832,555人
30～99人	450,054人
100～499人	531,027人
500人以上	396,702人

出典：厚生労働省「外国人雇用状況」の届出状況まとめ（令和6年10月末時点）

製造業やサービス業を営む中小企業において、外国人労働者の活用が進んでいることが分かります。

外国人労働者を採用するメリットについては、以下の記事で解説しているので参考にしてみてください。

【関連記事】
外国人労働者を雇うには？雇用する手順やメリットを解説！

【必須条件】外国人を採用するための3つのルール

外国人を適切に採用するには、以下の3つのルールが必須条件となります。

1. 在留資格の確認をする
2. 同一労働同一賃金を守る
3. 不法就労を避ける

詳しく見ていきましょう。

1.在留資格の確認をする

外国人を採用する際に、在留資格の種類と許可されている活動範囲を必ず確認します。在留資格によって、従事できる業務内容か、採用できるかどうかが決まります。

就労可能な在留資格は、活動範囲に制限があるかないかに分類されます。

活動範囲に制限がある在留資格の場合、許可された業務内容と実際の職務内容が一致しているかを慎重に判断する必要があります。

例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格では、専門的な知識や技術を要する業務に従事することが条件とされており、単純労働のみでの従事は認められていません。

【関連記事】
在留資格とは？取得方法や全29種類の活動内容について徹底解説します

2.同一労働同一賃金を守る

外国人労働者に対しても、日本人労働者と同等の労働条件を提供する「同一労働同一賃金」が法的に義務付けられています。

また、労働基準法第3条では、以下のように規定されています。

出典：e-Gov 法令検索「労働基準法」

これらの義務・規定により、日本人と同じ業務に従事する場合、国籍に関係なく同等の賃金を保証する必要があります。

また、国籍を理由とした労働時間の違いや昇進・昇格機会の制限といった差別的扱いをしてはいけません。

3.不法就労を避ける

外国人を雇用する際、外国人労働者を不法就労させてしまった企業は、不法就労助長罪に該当し、処罰の対象です。

以下は不法就労の主なパターンとその対処法です。

不法就労のパターン	対処法
就労資格のない外国人を雇用する	・雇用前に在留カードの確認を徹底する ・法務省のアプリケーションを活用して、在留カードの情報が偽造されていないか確かめる
在留期間を過ぎた外国人を雇用する	在留期間を把握し、満了日が近づいたら外国人労働者に更新を促す
許可された活動範囲を超えた業務への従事させる	・在留資格の活動内容を事前に確認する<・業務内容が許可範囲内であることを定期的にチェックする

これらの対策を徹底すれば、企業は法的リスクを回避し、適正な外国人雇用を実現できます。

【関連記事】
「不法就労助長罪」から学ぶ、外国人雇用で企業が陥りがちな法的リスクとその対策｜行政書士監修

外国人の採用の流れ【5ステップ】

外国人を採用する際は、日本人の採用とは異なる以下の5つのステップの手続きが必要です。

1. 求人募集
2. 外国人との面接
3. 内定・雇用契約
4. 在留資格の申請
5. 入社後のフォロー

順番に解説します。

1.求人募集

以下は、外国人の候補者を募集する代表的な求人募集の方法です。

これら方法を組み合わせて実施するのも可能です。複数の手段を並行して使えば、より多くの外国人人材にアプローチできます。

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無料で外国人紹介会社の一覧を検索でき、あなたが雇用したい国籍、業界、職種、在留資格の就労支援に強い会社をご紹介します。

なお、技能実習生または特定技能1号外国人の受け入れが決まっている企業は、技能実習生の場合は「監理団体」、特定技能1号外国人の場合は「登録支援機関」に業務委託を検討してみましょう。

自社支援では対応が困難な手続きや就労支援も、それぞれの専門機関がサポートしてくれます。

以下の記事では「監理団体」「登録支援機関」の詳細を解説しています。気になるほうの記事をチェックしてみてください。

【関連記事】
【5分でわかる】監理団体とは？サポート内容や選び方のポイントを解説

登録支援機関とは？申請方法と失敗しない選び方のポイントを解説

2.外国人候補者との面接

気になる人材が見つかったら面接を実施します。

面接では外国人に在留カードの提示を求め、就労可能な在留資格であることを確認します。

そして、候補者とのやり取りを通じて以下の要素を評価してください。

これらの観点から総合的に判断し、自社に適した人材かどうかを見極めます。

外国人採用の窓口では「特定技能外国人の面接で使える質問集」がわかる資料を無料配布しております。特定技能外国人以外の在留資格にも使える内容になっています。

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3.内定・雇用契約

面接で合格と判断したら、内定し、候補者と雇用契約を結びます。

雇用契約書は、日本語のほかに母国語で記載したものを用意することを強く推奨します。理解が不十分だと、のちのち契約内容を巡るトラブルに発展する可能性があるためです。

技能実習や特定技能などの在留資格では、母国語の併記が義務付けられています。在留資格にあった契約書を作成しましょう。

雇用契約は、外国人労働者に賃金や労働時間、休日といった労働条件を明確化・透明化してください。

契約内容の説明は重要なので、母国語を話せるスタッフや外部の通訳者などを介して確実に理解してもらえる体制を整えておきましょう。

【関連記事】
無料DL！外国人を雇用する際の雇用契約書サンプル＆解説｜作成ポイント、法律、トラブル事例も

4.在留資格の申請

雇用契約締結後、在留資格の申請手続きに入ります。

以下の表は、外国人の現在の状況に応じて必要となる申請手続きの種類をまとめたものです。申請の種類は外国人の現在の状況により異なります。

外国人の状況	申請手続き
就労可能な資格へ変更が必要な場合	在留資格変更許可申請
海外にいる外国人を受け入れる場合	在留資格認定証明書交付申請

既に日本に滞在している外国人は在留資格変更許可申請ですが、海外から新たに入国する場合は在留資格認定証明書の交付申請が必要です。

在留資格の変更許可申請や証明書交付申請は、行政書士に委託することも可能です。

行政書士は、公的手続きの専門家です。中でも申請取次の認定を受けた行政書士は、外国人雇用における労働関係の書類作成や在留資格の申請手続きに精通しているため、業務を委託すれば企業の事務負担を軽減できます。

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5.入社後のフォロー

外国人の定着化を図るため、入社後のフォローも丁寧に行いましょう。

具体的には以下のようなフォローがあると外国人労働者は安心して過ごせます。

慣れない土地で働く外国人労働者は、様々な不安を抱えています。継続的なサポートにより、長期的な雇用関係を築けるでしょう。

【一覧】外国人を採用する際に必要な書類・手続き

外国人を採用する際に必要な書類は、どちら側が準備するものかで分けられます。

1. 外国人本人が準備する書類・手続き
2. 受け入れ企業が準備する書類・手続き

適切な書類の準備により、スムーズな採用手続きを実現できます。

外国人本人が準備する書類・手続き

外国人本人が準備すべき書類は、在留資格の確認から学歴・職歴の証明まで多岐にわたります。

業務で日本語力が必須の場合は、手書きの履歴書を提出してもらう方法もあります。職務経歴書はResumeまたはCVと呼ばれることもあります。

過去に犯罪歴がないか確認したい場合は、任意で犯罪経歴証明書を提出してもらいましょう。ただし、無犯罪を証明するためには警察で手続きが必要なため、任意提出でも問題ありません。

受け入れ企業が準備する書類・手続き

受け入れ企業は、雇用契約書の作成から各種届出まで、法的に義務付けられた手続きをおこなう必要があります。

雇用契約書は日本人と同じフォーマットで差支えありませんが、相手の日本語力や日本のルールの理解度にあわせて翻訳したり読み合わせをしたりすることをおすすめします。

特に社会保険について、なぜ納めなくてはならないのか、どんなときに給付を受け取れるのかを丁寧に説明しましょう。

社会保険の手続きでは、以下の加入条件を確認します。

①健康保険

企業の健康保険に加入する条件は日本人と同様です。

②厚生年金保険

厚生年金の加入条件は基本的に健康保険と同様です。加入条件に該当する場合は、日本人と同様に加入手続きを行い納税します。

ただし、外国人が厚生年金の保険料で不利にならないよう次の2つのルールが設けられています。

くわしくは以下サイトをご覧ください。

参考：
日本年金機構　社会保障協定
日本年金機構　脱退一時金の制度

③雇用保険

雇用保険も日本人と同様に外国人にも適用されます。

外国人を雇い入れた日の属する月の翌月10日までに最寄りのハローワークに届出を行いましょう。なお、外国人が離職したときは雇用保険の喪失届を出さなくてはなりません。

なお、手続きはWeb申請も可能です。

参考：厚生労働省　外国人雇用状況届出システム

④労災保険

労災保険も外国人に適用されます。「外国人に労災は不要」と勝手に解釈して万が一労災事故が起きた場合、企業は労災に関する費用を全額負担しなければならない可能性もあります。

労災保険の給付手続きの際は、厚生労働省の以下サイトを外国人労働者に案内すると親切です。日本語、英語、ポルトガル語、韓国語、中国語など、複数の言語で労災保険の概要をまとめています。

参考：厚生労働省　外国人労働者向け労災保険給付パンフレット

雇用保険の被保険者ではない場合でも、外国人労働者を把握するための「外国人雇用状況届出書」の提出が必要です。

「外国人雇用状況届出書」は企業の義務となっているため、雇い入れた日が属する月の、翌月10日までに最寄りのハローワークに提出しましょう。

外国人の採用に利用できる助成金

外国人採用には一定のコストが発生しますが、以下のような国や自治体の助成金を活用することで負担を軽減できます。

助成金の活用により、外国人採用に伴うコストを軽減し、より積極的な外国人雇用を実現できるでしょう。詳しい要件や申請方法については、以下の記事で解説していますので参考にしてみてください。

【関連記事】
外国人を雇用するともらえる助成金｜上手に活用して負担を軽減しよう

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外国人の採用に関するよくある質問

最後に、外国人の採用に関するよくある質問と回答を紹介します。

外国人を積極採用している日本企業はどこですか？

東洋経済オンラインが発表した「外国人従業員が多くいる会社」ランキング（2018年時点のデータ）を基に、上位5社をご紹介します。

順位	社名	業種	外国人比率 (％)	総外国人従業員数 (人)
1	フォスター電機	電気機器	98.9	48,670
2	ユー・エム・シー エレクトロニクス	電気機器	98.5	10,697
3	マブモチーター	電気機器	96.4	22,913
4	ミネベアミツミ	電気機器	91.6	72,310
5	りらいあ コミュニケーションズ	サービス業	87.4	8,758

いずれもグローバル化が進んでいる企業です。

外国人の採用数が多い企業の特徴については、以下の記事で紹介しているので参考にしてみてください。

【関連記事】
外国人採用企業ランキング10選！外国人が多い企業の特徴も紹介

外国人から選ばれる企業の特徴5つ｜採用が多い会社ランキングも紹介

飲食店で接客の仕事ができる外国人の在留資格は何ですか？

飲食店で接客の仕事ができる外国人の在留資格は、複数あります。

主な在留資格は、以下のとおりです。

留学生のアルバイトは、資格外活動許可を申請する必要があります。許可が下りれば、週28時間以内まで就労可能です。

外食業界における外国人雇用の実態については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。

【関連記事】
外食業界における外国人雇用に関する実態調査｜ 採用状況、採用方法、採用の課題について

外国人を採用するための条件や流れを理解した上で雇用の計画を立てよう

外国人採用は、労働力不足の解消や企業の国際競争力向上において重要な戦略となっています。

外国人採用の流れを理解することで、企業は計画的な雇用を実現できるでしょう。

特に、在留資格ごとの業務内容や在留期間の確認、必要書類の準備や、各種助成金の活用方法の把握が不可欠です。

これらの専門知識が必要な手続きやサポートを自社で対応するのが困難な場合は、行政書士や外国人雇用に特化した人材紹介会社などへの依頼を検討し、計画的に外国人雇用を進めましょう。

専門家のサポートを受けることで、外国人労働者が安心して働ける環境の整備にもつながるので、専門機関の利用も検討してみてください。