【チェックリストあり】監理団体が実施する監査の内容や頻度を徹底解説

「技能実習生の監査ではどんなことを確認されるの？」
「監査で対策できることがあれば知りたい！」

技能実習生の受け入れをした場合、監理団体による監査の実施は必須です。監査では、法令違反がないことは当然のこと、実習計画に沿った適切な運用で技能実習生が活動できているかを確認します。

実習において不適切な運用がされていると監査で判断された場合は、改善命令や罰則の対象です。

本記事では、監理団体が実施する監査の内容と受け入れ企業が対応すべき事項を解説します。監査をクリアするためのポイントも紹介するので、参考にしてみてください。

 

監理団体による監査とは【実施の目的や頻度を解説】

監理団体による監査は、技能実習計画の遵守状況と法令順守の確認が目的です。

賃金の未払いや人権侵害、不適切な実習などから技能実習生を保護し、適切な制度運用にするべく監査が実施されています。

定期的におこなわれる監査は、3ヵ月に1回以上の頻度で実施します。

監理団体からは監査以外についてもサポートを受けることができます。詳細を知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

【関連記事】
5分でわかる！監理団体とは？サポート内容や選び方のポイントを解説

監理団体による監査3つの種類

監理団体が実施する監査には、3つの種類があります。

1. 定期監査｜技能実習計画の進捗と生活環境の確認
2. 臨時監査｜関係法令への違反の有無を調査
3. 訪問指導｜第一号技能実習生を対象とした毎月の計画進捗確認

それぞれの実施目的を把握して、監査のポイントをおさえましょう。

定期監査｜技能実習計画の進捗と生活環境の確認

一般的に技能実習生の監査と言えば、定期監査を思い浮かべる方が多いかと思います。

定期監査の目的は、法令に遵守し、円滑に技能実習が進んでいるかのチェックです。

以下の4つが、定期監査で確認をする内容です。

技能実習の計画から遅延していたり、生活や労働の環境が不適格と判断されたりした場合、改善指導の対象になります。

監査は、3ヵ月に1回以上実施し、監査報告書を作成して提出します。

臨時監査｜関係法令への違反の有無を調査

臨時監査は、技能実習生の受け入れルールから逸脱している疑いがある場合に実施されます。特に問題が発生していない場合は、実施されません。

主に実施の理由となるのは、以下の3つような情報を監理団体が得た時です。

監理団体に情報が入った際に、即時監査が実施されます。

参考：第５章 監理団体の許可 ｜厚生労働省

訪問指導｜第一号技能実習生を対象とした月次進捗確認

監査という名称ではありませんが、訪問指導もほかの監査同様に技能実習制度の適切な運営を目的に実施されます。

対象は、第一号技能実習生です。監理団体の職員が、1ヵ月に1回以上現場の状況を確認します。

技能実習生本人への確認と企業側に対してヒアリングをおこない、必要に応じて企業側へ指導を実施することがあります。

監理団体は、訪問指導記録表を作成し監理団体の事務所に保管します。

参考：第５章 監理団体の許可｜厚生労働省

監理団体が監査で確認する5つの項目【チェックリストあり】

監理団体の監査では、技能実習制度の適正な運用を確保するためにさまざまな項目が確認されます。

主な確認項目は、以下の5つです。

1. 技能実習計画に沿った実習が進められているか
2. 技能実習責任者・指導員から見た実習生の習得レベルを報告
3. 企業の実習環境をヒアリングして適切な待遇か確認
4. 事業所の設備、帳簿書類の閲覧で計画に沿った管理状況の確認
5. 技能実習生の宿泊施設が基準を満たしているか確認

確認項目の中でチェックされるポイントは、以下のチェックリストを参考にしてみてください。

▢ 技能実習日誌は適切に記録・整備されているか？ ▢ 認定計画の履行状況に係る管理簿は適切に記録・整備されているか？ ▢ 上記書類に記録された「日々の業務内容」「指導内容」「進捗状況」は、認定された技能実習計画と整合性が取れているか？ ▢ 実習生の「習得レベル」について、具体的な説明はできるか？ ▢ 現在把握している「課題や問題点」を把握できているか？ ▢ 実習生の1/4以上と直接面談を実施したか？（※監査頻度と合わせ、全実習生と面談できるよう計画する） ▢ 実習生が「予定通りの適切な給与・待遇」を受けていることを確認したか？ ▢ 認定計画に記載された実習用設備が整っており、安全性・機能性に問題がないか？ ▢ 賃金台帳は適切に記録・保管され、法令違反（最低賃金、残業代未払い等）がないか？ ▢ タイムカード（勤怠記録）は実態と相違なく、正確に記録・保管されているか？ ▢ 宿泊施設は衛生的か？（清掃状況、害虫の有無など） ▢ 宿泊施設は安全か？（防災設備、建物の老朽化、施錠など） ▢ 実習生のプライバシーが確保されているか？（1人あたりの十分なスペース、間仕切りなど） ▢ （複数回監査の場合）前回の監査で確認できなかった項目を今回確認したか？

監査における確認のポイントを理解し、実施当日に慌てることがないようにしましょう。

参考：第5章 監理団体の許可 ｜厚生労働省

技能実習計画に沿った実習が進められているか

監理団体は、実習実施者（受入れ企業）が、認定された技能実習計画に沿って適切に運用しているかを確認します。

具体的には、技能実習日誌や認定計画の履行状況に係る管理簿などの書類を通じて、日々の業務内容や指導内容、進捗状況を詳細にチェックします。

これらの書類は、実習実施者が日々の実習状況を正確に記録し、計画通りに実習されていることを証明する重要な資料です。

技能実習責任者・指導員から見た実習生の習得レベルを報告

技能実習責任者や技能実習指導員から直接報告を受け、実習の進捗状況や課題について確認します。

技能実習責任者・指導員は、実習の現場を最もよく把握している立場にあるため、その報告は監査において重要な情報源となります。

報告の際には、実習の進捗状況や実習生の習得レベル、日常の指導内容などについて、具体的かつ詳細に説明できるよう準備しておくことが大切です。

また、課題や問題点があれば、その内容と対応策についても報告できるようにしておきましょう。

企業の実習環境をヒアリングして適切な待遇か確認

実習生の1/4以上と直接面談をおこない、実習の状況や生活環境などについて確認します。年4回の監査で、可能な限りすべての実習生と面談することが望ましいとされています。

面談での確認は、実習生が安心して計画通りの実習内容に従事できているか、予定通りの適切な給与・待遇を受けているかという点です。

実習生が抱える悩みや不安にも耳を傾け、必要に応じてフォローができるよう心がけましょう。

事業所の設備、帳簿書類の閲覧で計画に沿った管理状況の確認

実習実施者（受入れ企業）の事業所を訪問し、実習に必要な設備や環境が整っているかを確認します。

また、賃金台帳やタイムカードなどの帳簿書類を閲覧し、適正な労務管理がなされているかも確認の対象です。

事業所の設備については、認定された技能実習計画に沿ったものであるか、安全性や機能性に問題がないかなどが確認されます。

帳簿書類については、正確に記録・保管されているか、法令に違反する事項がないかを重点的にチェックされます。

技能実習生の宿泊施設が基準を満たしているか確認

実習生の宿泊施設を訪問し、生活環境を直接確認します。

宿泊施設が衛生的で安全に管理されているか、実習生のプライバシーが守られているかなどがチェックされます。

すべての項目を一度の監査で確認するのは難しい場合、複数回の監査に分けて確認することもあります。

実習実施者（受入れ企業）は、日頃から実習生の生活環境を適切に整え、監査に備えておくことが求められます。

受入れ企業が監査前に準備すべき書類

監理団体による監査では、これまでに説明してきたように、各種書類のチェックも細かく実施されるため、事前に必要書類を準備しておくことが重要です。

監査で確認される主な書類は、以下の5つです。

1. 賃金台帳
2. タイムカード
3. 技能実習計画
4. 認定計画の履行状況に係る管理簿
5. 過去の監査報告書

書類は、記載すべき事項や内容についても把握しておきましょう。

賃金台帳

賃金台帳は、技能実習生に支払われた賃金の記録を管理するための書類です。

監査では、適正な賃金が支払われているかが確認されます。

賃金台帳には、支払日、支払金額、控除内容などを正確に記載しておきましょう。

また、賃金の支払いに関連する書類として、給与明細書や振込明細書なども準備しておくと良いでしょう。

適切な支払いを証明しやすくしておくことで、監査時にスムーズに対応できます。

タイムカード

タイムカードは、技能実習生の勤務時間を記録するための書類です。監査では、適正な労働時間の管理がされているかどうか、労働時間に偽装がないかどうかが確認されます。

タイムカードには、出勤時刻、退勤時刻、休憩時間などを正確に記録しておきましょう。

また、36協定や変形労働時間制の協定書などの労働時間に関する書類も準備しておくことをおすすめします。

監査時に労働時間の管理状況をわかりやすく説明することで監査の担当者からも理解が得やすくなります。

技能実習計画

技能実習を受け入れる際に作成する書類です。技能実習計画には、実習の内容や実習に使用する設備の情報なども記載されています。

記載された内容で実習することを認められているので、企業側は作成した計画に則っておこなう必要があります。

監査確認するポイントは、計画にある設備の使用状況や計画外の業務に従事していないかという点です。

技能実習日誌

技能実習日誌は、実習の進捗状況を把握しながら、実習生の技能習得・成長を支援するための資料です。

技能実習日誌には、以下の4つの項目を記入する必要があります。

監査では、技能実習計画に沿った指導がおこなわれているかどうかが確認されます。技能実習日誌には、実習内容、指導内容、気づきや反省点などを具体的に記載しておきましょう。

過去の監査報告書

直近、数回分の監理団体からもらった監査報告書を用意しておきましょう。もちろん監理団体でも報告書は保管していますが、企業側が適切な監査をしているのかチェックの対象となります。

監査では、企業側が報告書をもとに指摘事項の改善が図られているかを確認します。

指摘事項の改善が見られない場合、技能実習生を受け入れられなくなる可能性もあります。

企業は、監査の書類以外にも技能実習生の適切な受け入れ対応で多くの対応が必要となります。事前に準備しておく必要がある内容については、以下の記事でご紹介していますので、参考にしてみてください。

【関連記事】
技能実習生を受け入れる企業と外国人本人の条件をわかりやすく解説！

外国人採用の窓口では「外国人採用をはじめる前のチェックリスト」の資料を無料配布しております。30秒でダウンロードできますので、以下のボタンをクリックのうえ、どうぞお受け取りください。

監理団体の監査で違反が見つかった場合の処分例

法令違反が発覚し、外国人技能実習機構（OTIT）や労働基準監督署の実地検査で違反が見つかった場合、企業は改善命令や改善指導などを受けることになります。改善が見られなかった場合の罰則は、懲役刑や罰金刑です。

そのほか個別の違反行為についても、以下のような罰則を受ける可能性があります。

違反行為	罰則の例
暴行、脅迫、監禁等による技能実習の強制	1年以上10年以下の懲役又は20万円以上300万円以下の罰金
違約金または損害賠償額を予定する契約の禁止	6月以下の懲役又は30万円以下の罰金
旅券または在留カードの保管等の禁止	6月以下の懲役又は30万円以下の罰金
私生活の自由の制限禁止（解雇等の不利益を示して通信・外出等を禁止した場合）	6月以下の懲役又は30万円以下の罰金
申告したことを理由とした不利益な取扱いの禁止	6月以下の懲役又は30万円以下の罰金
名義貸しの禁止（監理団体）	1年以下の懲役又は100万円以下の罰金
機構による実地検査等での虚偽報告	30万円以下の罰金

参考：外国人技能実習適正実施マニュアル｜外国人技能実習機構

違反行為は、技能実習生の実習継続に影響を及ぼすことはもちろん、企業の存続にも関わります。

こうした事態を避けるためには、技能実習制度のルールを遵守し、実習生が安心して働ける環境を整えましょう。

監査においては、自社にとって必要なコミュニケーションが図れる監理団体を選ぶことで業務が円滑に進みます。

数ある監理団体の中で、どの事務所に依頼すれば良いのか迷ったら「外国人採用の窓口」をご利用ください。無料であなたの地域や条件に合う事務所を検索できます。

監理団体の監査をクリアする3つのポイント

監理団体による監査の際には、いくつかのポイントがあります。

以下3つの内容を活用して、監査を円滑に進めましょう。

1. 技能実習生の言語能力に配慮した面談を実施する
2. 宿泊施設が多箇所ある場合は複数回の定期監査で案内する
3. 書類だけでは伝わらない情報を担当者に伝える

監査は当日だけの対応ではなく、日々の積み重ねが大切です。

技能実習生の言語能力に配慮した面談を実施する

監査の一環として、技能実習生との面談をおこなう際には言語能力に配慮することが大切です。

日本語能力が十分でない実習生が多いため、面談時には通訳を同席させるなどの対応が必要になります（通訳は監理団体側で用意してくれるので、受入れ企業側が段取りをする必要はありません）。

ただし、質問内容や聞き方を工夫し、実習生が理解しやすく、回答しやすい環境を整えることが求められます。日頃から専門用語を避け、平易な言葉で説明したり、イラストや写真を用いて視覚的に伝えたりすることで、業務内容に関するコミュニケーションがスムーズになるようにしましょう。

言語の壁を乗り越え、実習生との信頼関係を築くことが、監査をスムーズに進めるポイントです。

外国人採用の窓口では「やさしい日本語コミュニケーション」の資料を無料配布しております。個々にあった話し方の理解が深まる内容です。30秒でダウンロードできますので、以下の画像をクリックのうえ、どうぞお受け取りください。

宿泊施設確認の分割実施

技能実習生の生活環境を確認するため、宿泊施設の確認は監査の重要な項目の一つです。

ただし、受入れ人数によっては、一度の監査ですべての宿泊施設を確認するのは難しい場合もあります。そのような場合は、複数回に分けて宿泊施設の確認をおこなうことが可能です。

例えば、3ヵ月ごとの監査で、毎回異なる宿泊施設を訪問し、最終的にすべての施設をカバーするという方法が考えられます。

ただし、分割して確認する場合でも、宿泊施設の安全性や衛生状況などの重要なポイントは見落とさないようにしましょう。

宿泊施設の確認は、実習生の生活の質に直結する大切な監査項目です。

分割実施によって丁寧な説明をおこない、実習生にとって適切な生活環境が整っていることを監理団体の担当者に伝えましょう。

参考：第5章 監理団体の許可 ｜厚生労働省

書類だけでは伝わらない情報を担当者に伝える

企業担当者は、現場で働いている技能実習生の状況を正確に伝える必要があります。

データや書類から得られた情報だけで、監理団体と会話をすると認識の齟齬が起きるかもしれません。

日頃から、技能実習生が働いている現場を実際に見てコミュニケーションをとることで、実習の習得状況だけではなく悩みやつまずきが把握できます。

現場の状況も把握していることで、関係者間の認識が異なるといったトラブルを防げます。

企業側からもより細かい情報を監理団体に伝えることで、適切な監理に努めている状況が伝わる点がポイントです。

監理団体が作成する監査報告書の内容

監理団体は、監査をあらかじめ決められた内容で実施します。実施後は、外国人技能実習機構に報告することが義務です。

監査報告書は、厚生労働省と法務省により定められた書式を使用します。監理団体が報告する内容は、以下の5つです。

1. 技能実習の実施状況の実地確認結果
2. 技能実習責任者や技能実習指導員からの報告内容
3. 技能実習生の4分の1以上（2人以上4人以下の場合は2人以上）との面談結果
4. 事業所の設備、帳簿書類の閲覧結果
5. 宿泊施設などの生活環境の確認結果

参考：第２２号様式 監査報告書｜出入国在留管理庁

監査で確認した内容を監査報告書に記載し、企業の所在地を管轄する外国人技能実習機構（OTIT）の地方事務所・支所にある指導課に提出します。

参考：第5章 監理団体の許可 ｜厚生労働省

信頼できる監理団体をお探しの方は「外国人採用の窓口」にご相談ください

「どの監理団体が自社に合っているのかわからない…」
「監理団体がたくさんあって探すのが大変…」
「信頼できる監理団体を見つけて支援を委託したい」

このようにお悩みなら「外国人採用の窓口」にご相談ください。

弊社は、優良な監理団体を一括で無料検索できるサービスを提供しています。

条件検索できるため、あなたの業界・業種に精通した技能実習生の就労支援に強いパートナー企業とのマッチングをお手伝いします。

無料相談も受け付けておりますので、技能実習生の受け入れを前向きにご検討中の方は、お気軽にご相談ください。

監理団体による監査の内容を理解しスムーズな対応を心がけよう！

監理団体の監査は、技能実習生の適正な受け入れと育成、保護のために重要な役割を担っています。

受入れ企業は、日頃からの準備と対策をしていくことでスムーズに監査を通過できます。

監査では、賃金台帳やタイムカードなどの書類の管理状況、技能実習計画の履行状況、実習生の生活環境などが確認されるため、これらの項目に関する資料を整理し、適切に説明できるよう備えておくことが大切となります。

また、技能実習日誌や認定計画の履行状況に係る管理簿は、実習の進捗を示す重要な書類であるため、実習生の日々の成長や指導内容を丁寧に記録し、計画通りに実習がおこなわれている証拠を残しましょう。

監査は、実習実施者と監理団体の連携を深めるための重要な機会でもあります。お互いの立場を理解し、実習生の育成という共通の目標に向かって協力し合える関係を築き監査を円滑に進めましょう。

「外国人採用の窓口」では、あなたのご要望に沿った信頼できる監理団体を紹介するサービスを提供しています。

実際に技能実習生や特定技能外国人の受け入れに携わっている外国人採用のプロが対応します。業者選びの手間や時間を削減しながら、安心して長くお付き合いできる団体と出会うことができますので、ご利用を検討してみてください。