在留資格認定証明書の申請方法と入国までの流れや手続きの注意点について解説

日本国外から外国人を新たに採用する場合、受け入れ企業の多くは、本人に代わって各種の入国手続きをサポートする必要があります。しかし、「在留資格認定証明書の申請方法がわからない」「審査にどのくらい時間がかかるのか」といった不安や疑問を抱える企業担当者も少なくありません。

この記事では、在留資格認定証明書の基本的な仕組みや役割、申請の流れ、必要書類などについて詳しく解説します。

在留資格認定証明書とは

在留資格認定証明書とは、外国人が日本で行おうとする活動が入管法に定められた在留資格の基準に適合する正当なものであることを証明する書類です。

この証明書は、日本で就労などの活動を予定している外国人が上陸許可を得るために必要な書類であり、日本入国前に取得しなければなりません。

また、外国にある日本の在外公館（大使館や総領事館）での査証申請時にも提示が求められるため、査証発給申請の前に行うことが求められます。

在留資格認定証明書の概要と目的

在留資格認定証明書は、日本で中長期にわたって活動する予定の外国人の活動内容が、取得予定の在留資格の活動に該当するかを事前に審査・確認するための制度です。

審査は出入国在留管理庁の入国審査官によって行われ、外国人の活動内容が適正と判断されれば証明書が交付されます。

この証明書の事前交付制度により、外国人は査証発給申請や上陸審査の際に在留資格の該当性を容易に立証でき、手続きを簡略化することが可能となります。

なお、在留資格認定証明書の取得は、高度専門職や特定技能を除き原則として任意ですが、上陸審査の際に空港で膨大な立証資料を提出して許可要件の適合性を証明することは現実的でないため、実務上は事前取得が必須の手続きとなっています。

在留資格・ビザ（査証）・在留カードとの違い

外国人の受け入れに際しては、「在留資格」「ビザ（査証）」「在留カード」など、在留資格認定証明書と似た用語の違いを正しく理解しておくことが大切です。

用語の意味を正確に把握することで、入管庁への問い合わせや、インターネットでの関連情報検索の際に理解がスムーズになります。

在留資格との違い

在留資格とは、外国人が日本で合法的に活動するために与えられる法的な資格であり、活動内容に応じて29種類に分類されています。

新規入国時の在留資格の付与は、空港などでの入国審査において、上陸許可の証印を取得するタイミングで在留期間と同時に与えられます。

一方、在留資格認定証明書は、入国前に申請して交付を受ける書類であり、上陸審査を円滑に進めるためのものです。

なお、在留資格認定証明書の事前取得は在留資格の付与を保証するものではなく、実際の上陸審査で最終的な可否が判断されます。

ビザ（査証）との違い

ビザ（査証）は、日本の在外公館（大使館、総領事館）により発給されるもので、申請者のパスポートが有効であり、入国に支障がないことを確認・推薦する役割を持っています。

ビザは入国の際の上陸審査において必要な書類のひとつであり、上陸が許可された時点で効力を失います。

一方、在留資格認定証明書は、上陸審査の際に必要な書類という点ではビザと同様ですが、審査内容や審査機関が異なるため、ビザとは別の目的で取得が必要な書類です。

在留カードとの違い

在留カードは、日本に中長期間滞在する外国人が所持する証明書類のことで、観光など短期滞在や外交などを目的とした外国人には交付されません。

このカードには、氏名や生年月日、性別、国籍・地域、住居地、在留資格、在留期間、就労の可否といった情報が記載されており、外国人が適法に在留していることを証明する身分証としての役割を持ちます。

在留カードは、上陸許可を受けた時点や在留資格の変更、更新時に交付され、旅券に押されていた許可の証印に代わる許可証の機能も果たします。

16歳以上の外国人には顔写真付きで交付され、携帯が義務付けられており、記載事項に変更が生じた場合は速やかに届出を行う必要があります。

在留資格認定証明書の申請方法

在留資格認定証明書の申請は、日本国内で手続きをする必要があるため、基本的には受け入れ企業が外国人の代理人となって対応します。

審査で確認される内容は以下3点です。

• 入管法の在留資格の活動に該当していること
• 法務省令の上陸許可基準に適合していること
• 日本で行う予定の活動の内容が虚偽ではないこと

これらの基準の適合性は、申請者または（代理人）が書面で立証しなければなりません。

申請できる人と申請先

在留資格認定証明書の申請は、原則として在留資格の種類別に定められた代理人が行います。

たとえば、就労系の在留資格では、外国人本人ではなく、雇用を予定する企業が代理で手続きを進めることとなります。

申請先は、受け入れ機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局で、提出方法は窓口持参とオンライン申請の2種類があります。ただし、オンライン申請を行うためには事前に利用申出の手続きを完了させる必要があります。

申請に必要な主な書類

在留資格認定証明書の申請に必要な書類は、在留資格の種類や申請者を受け入れる企業の規模によって異なります。

たとえば、「技術・人文知識・国際業務」の場合は、企業の区分（カテゴリー）に応じて提出資料を判断する必要があります。

特定技能では、日本語能力や技能試験の合格を証明する書類を提出する必要があるほか、産業分野ごとに定められた書類を用意しなければなりません。

いずれの在留資格でも共通して、申請書、写真、返信用封筒、契約内容を示す資料などが必要となります。書類の内容や形式は細かく定められているため、出入国在留管理庁の最新情報を確認のうえで準備を進めることが重要です。

以下に、参考例として「技術・人文知識・国際業務」と「特定技能1号」それぞれの提出書類を解説します。

技術・人文知識・国際業務の申請書類

技術・人文知識・国際業務の在留資格認定証明書の申請書類は、企業の給与所得の源泉徴収額などに応じて区分けされたカテゴリーや申請人の学歴、職歴などによって異なりますが、ここでは最も一般的な「カテゴリー3」の主な必要書類を紹介します。

技術・人文知識・国際業務の申請書類一覧

在留資格認定証明書交付申請書　1通

写真　1葉

簡易書留返信用封筒　1通

カテゴリーを証明する資料（カテゴリー3の場合は、前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し）　1通

労働条件を明示する文書　1通

申請人の学歴、職歴、その他経歴などを証明する文書　1通

受け入れ企業の登記事項証明書　1通

勤務先等の沿革、役員、組織、事業内容などが詳細に記載された案内書　1通

直近の年度の決算文書の写し（新規事業の場合は事業計画書） 1通

特定技能1号の申請書類

特定技能1号の在留資格認定証明書の申請書類は、受け入れ企業が属する産業分野などによって異なります。全ての分野に共通する主な提出書類は以下の通りです。

特定技能1号の申請書類一覧

在留資格認定証明書交付申請書　1通

写真　1葉

簡易書留返信用封筒　1通

報酬に関する説明書（賃金規定がある場合は添付）　1通

特定技能雇用契約書の写し　1通

雇用条件書の写し　1通

雇用の経緯に係る説明書　1通

健康診断個人票　1通

受診者の申告書　1通

１号特定技能外国人支援計画書　1通

特定技能所属機関概要書　1通

登記事項証明書　1通

業務執行に関与する役員の住民票の写し　1通

特定技能所属機関の役員に関する誓約書　1通

労働保険料等納付証明書(未納なし証明) 　1通

社会保険料納入状況回答票又は健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し　1通

税務署発行の納税証明書(その３) 　1通

法人住民税の市町村発行の納税証明書（直近1年度分）　1通

上記の書類は特定技能1号の在留資格認定証明書交付申請の基本的な提出資料ですが、企業の規模や支援委託の有無などにより必要書類が異なります。

また、上記書類に加えて、分野別の提出書類も定められており、膨大な書類を用意する必要があります。

オンライン申請について

在留申請オンラインシステムでは、特定の在留資格に関する手続きをインターネット上で行うことができますが、事前に利用申出を行い、出入国在留管理庁からの承認を受ける必要があります。

オンライン申請は、所属機関のほか登録支援機関、弁護士、行政書士などが利用対象とされており、外国人本人による申請も一部可能ですが、海外からのアクセスは認められていません。

そのため、海外から外国人を招へいする手続きである在留資格認定証明書交付申請を行う場合、通常は日本国内に所在する受け入れ企業などが代理人として申請を行うケースが大半です。

申請から入国までの流れ

在留資格認定証明書を取得してから実際に日本に入国するまでには、いくつかの重要な手続きがあります。

次項からは、外国人が日本に入国するまでの流れや入国後の手続きについて詳細を解説します。

認定証明書取得から入国までのスケジュール

認定証明書を取得してから日本に入国するまでの手続きは、いくつかの段階に分かれています。

まず、在留資格認定証明書の交付申請は地方出入国在留管理局で行い、審査には通常1〜3カ月程度かかります。

次に、交付された認定証明書を用いて、海外の日本大使館や総領事館などの在外公館で査証（ビザ）の申請を行いますが、審査には通常5営業日ほど要し、場合によっては面接などで日数が延びることもあります。

パスポートの有効期限が1年未満である場合や未取得の場合には、査証申請までに発給を済ませておく必要があります。

入国時には、空港などで入国審査官による上陸審査が実施され、認定証明書と査証、有効なパスポートなどがそろっていれば原則として短時間で審査が完了しますが、それぞれの審査後に状況の変化などがあった場合は上陸が認められない可能性もあります。

入国後に必要な手続き

外国人が日本に入国した後は、市区町村役場で行う住居地の届出やハローワークで行う外国人雇用状況の届出など各種の手続きがあります。

「外国人本人の手続き」と「受け入れ企業の手続き」にわけて、それぞれ解説します。

外国人本人の手続き

在留カードは中長期在留者に対して、入国時に空港で交付されるのが原則ですが、一部の空港では後日交付となる場合もあります。

交付された在留カードには氏名や生年月日、在留資格などの基本情報が記載され、身分証明書としての役割を果たします。

外国人本人は住居地を定めた日から14日以内に、在留カードまたは後日在留カードを交付する旨の記載を受けた旅券を持参して、市区町村の窓口で住居地の届出を行う必要があります。

受け入れ企業の手続き

外国人を雇用する企業は、雇入れや離職の際に「外国人雇用状況の届出」をハローワークに提出する義務があります。

この届出は、「外交」「公用」の在留資格を持つ者と「特別永住者」を除くすべての外国人労働者が対象です。

なお、雇用保険の被保険者となる外国人を雇用する場合は、「雇用保険被保険者資格取得届」の提出によって、届出を行ったものとみなされます。

認定証明書の有効期限と注意点

在留資格認定証明書には有効期限が設けられており、交付日から3か月以内に日本に入国する必要があります。

この期限を過ぎると認定証明書は無効となり、再度申請手続きを行わなければなりません。

また、証明書を紛失した場合も再交付はできないため、取得後はコピーを保管しておくと安心です。電子交付の認定証明書や紙の写しでも査証発給申請や上陸審査の手続きが可能です。

入国準備には査証申請や航空券の確保など一定の時間を要するため、余裕を持ったスケジュール管理が求められます。

認定証明書不交付・査証不発給処分の場合の対応

在留資格認定証明書が不交付となった場合でも、再申請は可能です。ただし、原因を解消しないまま申請を繰り返しても、結果は変わりません。

不交付後に再申請を検討する際は、行政書士など専門家に相談することで、状況を適切に整理し、挽回の可能性を高めることができます。

一方、査証の発給が拒否された場合は、原則として6か月間は再申請ができません。また、発給拒否の理由は開示されないため、対応が難しくなる可能性があります。

査証申請は外国にある日本の在外公館で行うため、日本側の受け入れ企業が直接手続きを代行することはできません。書類の不備などが原因で発給拒否処分とならないよう、細部まで注意することが重要です。

外国人雇用の際に押さえておきたいポイント

外国人を雇用する際は、在留資格に応じた活動内容や雇用条件が適切かどうかを事前に確認し、就労開始後も、在留期間の更新や在留カードの変更手続を適切に行い、継続的な在留管理を行うことが必要です。

余裕を持った採用計画をつくる

外国人を採用する際は、在留資格の手続きに時間を要することを見越して、余裕を持った採用スケジュールを立てる必要があります。

在留資格認定証明書の申請には1〜3か月かかり、その後の査証申請も在外公館での面接や日本側への照会が入ると、さらに日数を要することがあります。

申請前には候補者の選定や雇用契約の締結、各種書類の収集など多くの準備が必要となるため、計画的に進めることが重要です。

人材紹介会社や登録支援機関を活用する

外国人材の採用にあたっては、在留資格の申請手続きや各国の出国準備、外国人本人との連絡など、複雑な調整が必要になります。

国ごとに制度や手続きが異なり、言語の壁もあるため、すべてを自社で対応するのは業務負担が大きくなる可能性があります。

このような場面では、人材紹介会社や登録支援機関の専門知識を活用することで、スムーズな進行と業務の効率化が図れます。

特定技能の受け入れにおいては、入国後の支援義務もあるため、信頼できる登録支援機関を見極めて選定することが重要です。

まとめ

在留資格認定証明書の申請から入国に至るまでには、多くの準備と手続きが必要です。書類の整備や関係機関への手続き、外国側との調整など、各段階を計画的に進めることで、採用活動を円滑に進めることができます。

外国人の採用に不慣れな企業にとっては不安もありますが、専門家や登録支援機関の支援を受けることで手続きの負担を軽減できます。余裕を持った採用計画を立てて、正確な情報に基づいた対応を心がけることが重要です。