監理団体監査で減点されない！実習実施者が準備すべきこと、チェックリスト付き

監理団体による定期監査で、あなたの会社は減点されていませんか。

この記事では、監理団体監査の目的や確認項目を解説し、減点されないために日頃から準備しておくべきことを具体的にお伝えします。

監査対策のポイントを押さえることで、外国人技能実習制度を適正に運用し、実習生の育成と技能向上に専念できるはずです。

記事を最後まで読むことで、監理団体監査を恐れることなく、自信を持って臨めるようになるでしょう。

今すぐ読んで、万全の体制で次の監査に備えましょう。

監理団体監査の定義と目的

監理団体監査とは何か

監理団体監査について、まずはその定義から見ていきましょう。

監理団体監査とは、技能実習計画の遵守状況と法令順守の確認を目的として、監理責任者の指揮下で3ヶ月に1回以上の頻度で行われる監査のことを指します。

この監査では、技能実習の実施状況、技能実習責任者・指導員からの報告、技能実習生との面談（対象者の1/4以上）、事業所の設備・帳簿書類の閲覧、実習生の生活環境の確認などが行われます。

監理団体監査の目的

次に、監理団体監査の目的について説明します。

監理団体監査の主な目的は、技能実習が適正に実施されているかを確認し、必要な指導を行うことにあります。

特に第1号技能実習の場合は、月1回以上の訪問指導が義務付けられており、実習の進捗状況や実習生の生活状況などを綿密にチェックすることが求められています。

監理団体監査の法的根拠

最後に、監理団体監査の法的根拠について触れておきます。

監理団体監査は、外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律（技能実習法）に基づいて行われています。

技能実習法では、監理団体に対して技能実習計画の遵守や法令順守の確保、実習実施者に対する定期的な監査の実施などが義務付けられており、これらの規定が監理団体監査の法的根拠となっているのです。

監理団体監査の頻度と実施主体

監理団体監査は、外国人技能実習制度において非常に重要な役割を果たしています。

ここでは、監理団体監査の実施頻度や実施者、そして監理責任者の役割について詳しく解説します。

監理団体監査の実施頻度

監理団体監査は、技能実習計画の遵守状況と関連法令の順守状況を確認するために行われます。

この監査は、3ヶ月に1回以上の頻度で実施することが義務付けられています。

頻繁に監査を行うことで、技能実習生の実習状況や生活環境を適切に把握し、問題があれば早期に発見・改善することができます。

これにより、技能実習制度の適正な運用と技能実習生の権利保護が図られるのです。

監理団体監査の実施者

監理団体監査は、監理責任者の指揮の下で行われます。

監理責任者は、監理団体内で監査業務を統括する立場にある人物です。

監査時には、技能実習の実施状況や技能実習責任者・指導員からの報告を確認するほか、技能実習生との面談（全体の1/4以上）や事業所の設備・帳簿書類の閲覧、実習生の生活環境の確認などを行います。

これらの確認項目を通じて、技能実習が適正に行われているかどうかを多角的に評価するのです。

監理責任者の役割

監理責任者は、監理団体監査の中心的な役割を担っています。

監査の計画立案や実施、結果の取りまとめなど、一連の監査業務を統括します。

また、第1号技能実習の場合は、月1回以上の訪問指導を行うことも監理責任者の重要な役割の一つです。

訪問指導では、技能実習の適正実施の確認と必要な指導を行います。

監理責任者は、監査や訪問指導を通じて得られた情報を基に、技能実習制度の適正運用に向けた取り組みを進めていきます。

実習実施者との連携を密にし、問題の早期発見・改善に努めることが求められるでしょう。

監理団体監査の主な確認項目

監理団体の監査では、技能実習制度の適正な運用を確保するために様々な項目が確認されます。

ここでは、監理団体監査で特に重要な確認項目についてご説明します。

技能実習の実施状況確認

監理団体は、実習実施者が認定された技能実習計画に沿って適切に技能実習を行っているかを確認します。

具体的には、技能実習日誌や認定計画の履行状況に係る管理簿などの書類を通じて、日々の業務内容や指導内容、進捗状況を詳細にチェックします。

これらの書類は、実習実施者が日々の実習状況を正確に記録し、計画通りに実習が行われていることを証明する重要な資料となります。

監査に備えて、これらの書類を適切に作成・管理しておくことが求められます。

技能実習責任者・指導員からの報告

監理団体は、技能実習責任者や技能実習指導員から直接報告を受け、実習の進捗状況や課題について確認します。

技能実習責任者・指導員は、実習の現場を最もよく把握している立場にあるため、その報告は監査において重要な情報源となります。

報告の際には、実習の進捗状況や実習生の習得度合い、日常の指導内容などについて、具体的かつ詳細に説明できるよう準備しておくことが大切です。

また、課題や問題点があれば、その内容と対応策についても報告できるようにしておきましょう。

技能実習生との面談

監理団体は、実習生の1/4以上と直接面談を行い、実習の状況や生活環境などについて確認します。

面談では、実習生が安心して実習に専念できているか、適切な待遇を受けているかなどがチェックされます。

面談の際は、実習生の日本語能力に配慮しつつ、わかりやすい言葉で質問したり、実習生の意見を十分に聞き取ったりすることが重要です。

実習生が抱える悩みや不安にも耳を傾け、必要に応じてフォローができるよう心がけましょう。

事業所の設備、帳簿書類の閲覧

監理団体は、実習実施者の事業所を訪問し、実習に必要な設備や環境が整っているかを確認します。

また、賃金台帳やタイムカードなどの帳簿書類を閲覧し、適正な労務管理がなされているかもチェックします。

事業所の設備については、認定された技能実習計画に沿ったものであるか、安全性や機能性に問題がないかなどが確認されます。

帳簿書類については、正確に記録・保管されているか、法令に違反する事項がないかなどが重点的にチェックされます。

実習生の生活環境の確認

監理団体は、実習生の宿泊施設を訪問し、生活環境を直接確認します。

宿泊施設が衛生的で安全であるか、実習生のプライバシーが守られているかなどがチェックされます。

ただし、すべての項目を一度の監査で確認するのは難しいため、複数回の監査に分けて確認することも可能です。

実習実施者は、日頃から実習生の生活環境を適切に整え、監査に備えておくことが求められます。

監査前に準備すべき書類

監理団体による監査は、技能実習計画の遵守と法令順守を確認するために行われます。

監査を受ける際には、事前に必要な書類を準備しておくことが重要です。

賃金台帳

賃金台帳は、技能実習生に支払われた賃金の記録を管理するための書類です。

監査では、適正な賃金が支払われているかどうかが確認されます。

賃金台帳には、支払日、支払金額、控除内容などを正確に記載しておきましょう。

また、賃金の支払いに関連する書類として、給与明細書や振込明細書なども準備しておくと良いでしょう。

これらの書類を整理しておくことで、監査時にスムーズに対応することができます。

タイムカード

タイムカードは、技能実習生の勤務時間を記録するための書類です。

監査では、適正な労働時間の管理が行われているかどうかが確認されます。

タイムカードには、出勤時刻、退勤時刻、休憩時間などを正確に記録しておきましょう。

また、36協定や変形労働時間制の協定書などの労働時間に関する書類も準備しておくことをおすすめします。

これらの書類を整えておくことで、監査時に労働時間の管理状況を適切に説明することができるでしょう。

年間カレンダー

年間カレンダーは、技能実習生の勤務予定を管理するための書類です。

監査では、技能実習計画に沿った実習が行われているかどうかが確認されます。

年間カレンダーには、実習予定、休日、特別休暇などを明記しておきましょう。

また、年間カレンダーは、技能実習生との面談の際にも活用できます。

実習の進捗状況や今後の予定を確認する際の資料として役立つでしょう。

技能実習日誌

技能実習日誌は、技能実習生の日々の業務内容や指導内容を記録するための書類です。

監査では、技能実習計画に沿った指導が行われているかどうかが確認されます。

技能実習日誌には、実習内容、指導内容、気づきや反省点などを具体的に記載しておきましょう。

技能実習日誌は、技能実習生の成長過程を記録する重要な書類です。

日々の記録を丁寧につけることで、監査時に実習の状況を的確に説明することができるでしょう。

認定計画の履行状況に係る管理簿

認定計画の履行状況に係る管理簿は、技能実習計画の進捗状況を月次で記録するための書類です。

監査では、計画通りに実習が進められているかどうかが確認されます。

管理簿には、実習項目ごとの進捗状況、達成度、課題などを記載しておきましょう。

管理簿は、技能実習計画の PDCAサイクルを回すための重要なツールです。

定期的に進捗状況を確認し、必要に応じて計画の見直しを行うことで、より効果的な技能実習を実施することができるでしょう。

実習中に作成が必要な書類

監査に向けて、実習中に作成すべき重要な書類について見ていきましょう。

技能実習日誌の記録方法

技能実習日誌は、実習生の日々の業務内容と指導内容を記録するための書類です。

監査において、実習が計画通りに行われているかを確認するために重要な資料となります。

技能実習日誌の記録には以下の点に留意しましょう。

• 実習生自身が毎日記入し、指導員がチェックすること
• 業務内容は具体的かつ詳細に記述すること
• 指導内容は実施した訓練の概要を記載すること
• 実習生の感想や気づきも記入してもらうこと

技能実習日誌は実習生の成長の記録でもあるので、丁寧な記録を心がけましょう。

認定計画の履行状況に係る管理簿の作成

もう一つ重要なのが、認定計画の履行状況に係る管理簿です。

こちらは月次で実習の進捗状況などを記録する書類になります。

管理簿の作成時は以下の点に気をつけてください。

• 認定計画に沿って実習が行われているか確認すること
• 実習内容や時間数を正確に記録すること
• 実習生の習得状況を評価・記載すること
• 問題があれば改善策を検討し、記録に残すこと

管理簿は計画通りに実習が進んでいるかを監理団体に示す重要な資料ですので、漏れのないよう記録しましょう。

これらの書類を適切に準備し、監査当日に提示できるよう整理しておくことが肝要です。

日々の地道な記録の積み重ねが、円滑な監査の実施につながるのです。

訪問指導の役割と頻度

監理団体による訪問指導は、技能実習制度における重要な役割を担っています。

ここでは、訪問指導の目的と第1号技能実習における頻度について説明します。

訪問指導の目的

訪問指導の主な目的は、技能実習が適正に実施されているかを確認し、必要に応じて指導を行うことです。

監理団体は、実習実施者が技能実習計画に沿って実習を行っているか、また法令を順守しているかを確認します。

具体的には、監理責任者の指揮の下、技能実習の実施状況や技能実習責任者・指導員からの報告を確認します。

さらに、技能実習生の1/4以上と面談を行い、直接意見を聞くことで、実習の状況や生活環境を把握します。

また、事業所の設備や帳簿書類の閲覧も行われます。

これにより、技能実習に必要な環境が整っているか、適切な記録が残されているかを確認できます。

第1号技能実習の訪問指導頻度

第1号技能実習の場合、監理団体は月に1回以上の訪問指導を実施する必要があります。

この頻度は、技能実習生が初めて日本で実習を行うことを考慮し、手厚いサポートを提供するために定められています。

頻繁な訪問指導により、技能実習生の適応状況や実習の進捗を細かくフォローできます。

また、問題が生じた場合にも早期に発見し、適切な対応を取ることができるでしょう。

ただし、訪問指導の際は技能実習生の言語能力に配慮し、理解しやすい説明を心がけることが大切です。

また、宿泊施設の確認は複数回の監査に分けて実施することも可能です。

監査時の注意点

監理団体による監査の際には、いくつかの重要なポイントがあります。

ここでは、技能実習生との面談と宿泊施設の確認について取り上げます。

技能実習生との面談における言語能力への配慮

監査の一環として、技能実習生との面談を行う際には、言語能力に配慮することが大切です。

特に、日本語能力が十分でない実習生もいるため、面談時には通訳を同席させるなどの対応が必要でしょう。

また、質問内容や聞き方を工夫し、実習生が理解しやすく、回答しやすい環境を整えることが求められます。

例えば、専門用語を避け、平易な言葉で説明したり、イラストや写真を用いて視覚的に伝えたりすることで、コミュニケーションがスムーズになるでしょう。

面談を通じて、実習生の生活状況や実習の進捗、悩みなどを把握し、適切なサポートにつなげることが監理団体の役割です。

言語の壁を乗り越え、実習生との信頼関係を築くことが、監査の質を高めるポイントといえます。

宿泊施設確認の分割実施

技能実習生の生活環境を確認するため、宿泊施設の確認は監査の重要な項目の一つです。

ただし、一度の監査ですべての宿泊施設を確認するのは難しい場合もあるでしょう。

そのような場合は、複数回の監査に分けて宿泊施設の確認を行うことが可能です。

例えば、3ヶ月ごとの監査で、毎回異なる宿泊施設を訪問し、最終的にすべての施設をカバーするという方法が考えられます。

ただし、分割して確認する場合でも、宿泊施設の安全性や衛生状況などの重要なポイントは見落とさないようにしましょう。

チェックリストを活用し、確認漏れがないように注意が必要です。

宿泊施設の確認は、実習生の生活の質に直結する大切な監査項目です。

分割実施によって効率的に確認を行いつつ、実習生にとって適切な生活環境が整っているかを丁寧に見届けることが求められます。

監理団体監査の対策と準備

監理団体監査に備えるには、日頃からの対策と準備が欠かせません。

ここでは、監理団体監査で減点されないための3つのポイントをご紹介します。

日頃からの書類管理の重要性

監理団体監査では、実習実施者が作成・管理する書類の内容が重要なチェックポイントとなります。

日頃から、賃金台帳、タイムカード、年間カレンダー、技能実習日誌、認定計画の履行状況に係る管理簿などの書類を適切に作成・管理しておくことが大切です。

特に、技能実習日誌は日々の業務内容や指導内容を記録するもので、認定計画の履行状況に係る管理簿は月次で進捗状況等を記録するものです。

これらの書類は、技能実習が適正に行われていることを示す重要な証拠となりますので、漏れなく正確に記入しておきましょう。

技能実習計画の適正な履行

監理団体監査では、技能実習計画が適正に履行されているかどうかが確認されます。

実習実施者は、認定された技能実習計画に基づいて、着実に技能実習を実施していく必要があります。

そのためには、技能実習指導員や生活指導員による適切な指導が不可欠です。

また、技能実習生の就業状況や生活状況を定期的にチェックし、問題があれば速やかに改善していくことが求められます。

計画通りに実習が進んでいるか、日頃から確認することが大切ですね。

関係者間のコミュニケーション

監理団体監査では、実習実施者と監理団体、そして技能実習生との間のコミュニケーションも重要なポイントとなります。

日頃から、三者間で密接な連携を取り、情報共有を行っておくことが必要です。

特に、技能実習生との面談は、監査時の重要な確認項目の一つです。

面談の際は、技能実習生の日本語能力に配慮しながら、実習の状況や生活面での問題点などを丁寧に聞き取ることが求められます。

普段からコミュニケーションを取っておくことで、実習生の状況を把握しやすくなるでしょう。

監理団体監査準備チェックリスト

最後に、このチェックリストを活用して準備しましょう。

1. 書類の準備と管理

賃金台帳

• 支払日、支払金額、控除内容が正確に記載されている
• 給与明細書や振込明細書も準備されている

タイムカード

• 出勤時刻、退勤時刻、休憩時間が正確に記録されている
• 36協定や変形労働時間制の協定書も準備されている

年間カレンダー

• 実習予定、休日、特別休暇が明記されている

技能実習日誌

• 実習生が毎日記入し、指導員がチェックしている
• 業務内容が具体的かつ詳細に記述されている
• 指導内容が記載されている
• 実習生の感想や気づきが記入されている

認定計画の履行状況に係る管理簿

• 月次で実習の進捗状況が記録されている
• 実習内容や時間数が正確に記録されている
• 実習生の習得状況が評価・記載されている
• 問題点と改善策が記録されている

2. 技能実習計画の適正な履行

• 認定された技能実習計画に沿って実習が実施されている
• 技能実習指導員による適切な指導が行われている
• 生活指導員による適切な指導が行われている
• 実習生の就業状況を定期的にチェックしている
• 実習生の生活状況を定期的にチェックしている
• 問題があれば速やかに改善策を講じている

3. 実習生との面談準備

• 面談対象の実習生（全体の1/4以上）を選定している
• 通訳の手配（必要な場合）をしている
• 面談場所のプライバシーを確保している
• 実習生の言語能力に配慮した質問内容を準備している
• 視覚的な補助資料（イラストや写真）を用意している

4. 事業所の設備確認

• 実習に必要な設備が整っている
• 設備の安全性を確認している
• 設備の機能性を確認している

5. 実習生の宿泊施設確認

• 宿泊施設が衛生的で安全である
• 実習生のプライバシーが確保されている
• 必要な生活用品が揃っている
• 緊急時の連絡先が明示されている

6. コミュニケーションの確認

• 実習実施者と監理団体の間で定期的な情報共有を行っている
• 実習生とのコミュニケーションを日常的に取っている
• 実習生の悩みや相談を受け付ける体制が整っている

7. 法令遵守の確認

• 労働関係法令を遵守している（労働時間、休日、賃金等）
• 入管法や技能実習法を遵守している
• その他関連法令を遵守している

8. 監査当日の準備

• 監査に必要な書類をすべて準備し、整理している
• 監査対応の担当者を決めている
• 監査スケジュールを確認し、関係者に共有している

このチェックリストを活用し、監理団体監査に向けて万全の準備を整えましょう。

まとめ

監理団体監査は、技能実習生の適正な受け入れと育成のために重要な役割を担っています。

実習実施者（受入れ企業）の皆様には、日頃からの準備と対策が求められます。

監査では、賃金台帳やタイムカードなどの書類の管理状況、技能実習計画の履行状況、実習生の生活環境などが確認されます。

これらの項目に関する資料を整理し、適切に説明できるよう備えておくことが大切ですね。

また、技能実習日誌や認定計画の履行状況に係る管理簿は、実習の進捗を示す重要な書類です。

実習生の日々の成長や指導内容を丁寧に記録し、計画通りに実習が行われている証拠を残しましょう。

監査時の面談では、実習生の言語能力に配慮したコミュニケーションを心がけてください。

普段から実習生とのコミュニケーションを大切にし、信頼関係を築いておくことが、円滑な監査の実施につながります。

監査は、実習実施者と監理団体の連携を深めるための重要な機会でもあります。

お互いの立場を理解し、実習生の育成という共通の目標に向かって協力し合える関係を築いていきましょう。