外国人が日本で働くためには就労ビザが必要ですが、申請手続きは複雑で時間や労力がかかります。そのため、多くの企業や個人が行政書士や専門業者に「就労ビザ申請代行」を依頼しています。
代行を利用することで、申請不備による不許可を防ぎ、効率的に手続きを進められるのが大きなメリットです。本記事では、就労ビザ申請代行の内容やメリット、費用、依頼の流れ、さらに代行の依頼先おすすめの代行業者を紹介します。
この記事の監修(株)アルフォース・ワン 代表取締役
山根 謙生(やまね けんしょう)
日本人・外国人含め全国で「300社･5,000件」以上の採用支援実績を持つ人材採用コンサルタント。監理団体（兼 登録支援機関）に所属し、技能実習生・特定技能外国人の採用にも取り組んでいる。外国人雇用労務士、外国人雇用管理主任者資格、採用定着士認定保有。(一社)外国人雇用協議会所属。
就労ビザ申請代行とは？
就労ビザ申請代行とは、企業が採用した外国人社員を円滑に入社・就労させる外国人が日本で適法に就労するために必要な在留資格（就労ビザ）の取得手続きを、専門家や代行業者が企業に代わって進めるサービスです。
書類作成・提出、必要書類の収集や翻訳、要件の事前確認、入管との調整などを一括して任せられるため、人事・総務部門の業務負担を軽減できます。
行政書士や弁護士、登録支援機関、または社内の申請取次者が提供し、採用計画の遅延防止や不許可リスクの低減に直結するのが特徴です。
なお、就労ビザの在留資格や取得条件などについては、以下の記事で解説しています。就労ビザについて理解を深めたい方は、あわせてご覧ください。
就労ビザ申請代行を依頼する4つのメリット
主なメリットは、採用前の可否判断・人事業務の効率化・不許可リスク低減・許可後の労務支援です。
申請前に許可見込みをが降りるか判断してもらえる
申請前にビザ取得の可能性を確認できることは、企業にとって採用リスクを回避する大きなメリットです。
専門家は、候補者の学歴や職歴と在留資格の要件、雇用契約の条件（給与・労働時間）、企業の事業内容や財務状況を総合的に審査し、許可見込みを示してくれます。
これにより「採用したのにビザが下りず就業できない」という事態を防ぐことができます。
必要に応じて契約条件の修正や追加書類の準備を提案してもらえるため、採用計画の実行性が高まります。
時間を確保できる
就労ビザ申請には膨大な書類作成や翻訳、入管対応が必要で、人事・総務担当者の業務を圧迫します。
代行を利用すれば、これらを専門家が一括処理し、窓口対応や追加資料のやり取りも任せられるため、担当者は本来の業務に集中できます。
特に複数人の採用や短期間での受け入れが必要な場合、経験豊富な代行業者の関与により全体の手続き期間を大幅に短縮でき、採用スケジュールの遅延防止につながります。
書類不備による不許可を防げる
入管での不許可理由の多くは書類不備です。署名漏れや添付不足、翻訳の不整合、職務内容と在留資格の不一致などは、不許可や審査遅延の大きな要因となります。
代行業者はチェックリストを用いた精査を行い、必要書類の形式や補足資料を整えて提出するため、企業は不許可リスクを大幅に下げられます。
採用計画への影響を防ぐためにも、専門家による書類確認は重要な投資といえます。
許可後の手続きについてアドバイスがもらえる可能性がある
許可後の労務管理も企業にとって重要です。代行業者は、在留カードの受け取り方法や社会保険加入、雇用保険手続き、在留期間の管理、更新・変更手続きの流れまで実務的なアドバイスを提供してくれる場合があります。
これにより、入社後の定着支援や入管監査への対応力を強化でき、企業全体のコンプライアンスリスクを低減できます。事前に代行範囲と追加費用の有無を確認しておくと安心です。
就労ビザ申請代行にかかる費用
就労ビザ申請代行にかかる費用は「専門家報酬」と「実費（翻訳・証明書取得・郵送など）」に分かれます。
目安は、新規採用時の在留資格認定証明書申請で5〜15万円（行政書士）、10〜30万円（弁護士や高度案件）、更新・変更で2〜8万円程度が一般的です。
複数人採用の場合はパッケージ料金が設定されることもあり、1人あたりのコストを抑えることができます。
契約時には「再申請対応が含まれるか」「追加資料提出が報酬内か」を確認し、採用コストとしての妥当性を検討することが大切です。
就労ビザ申請代行を依頼した場合の流れ
依頼・要件確認→入管への申請代行→審査・追加資料対応→学歴等提出→在留カード受領→在留資格認定証明書受取・雇用主へ送付→ビザ発給・入国時に在留カード受領。
1.申請を依頼して要件を確認する
申請を依頼すると、まず代行を依頼した専門家業者が要件の確認を行います。
具体的には雇用契約の内容（職種・勤務時間・報酬）、応募者の学歴・職歴や資格、希望する在留資格が該当するかをチェックします。
必要書類の一覧提示や、戸籍・学歴証明の翻訳や認証の有無、追加資料の可能性もここで案内されます。
面談やオンラインでのヒアリング後、費用見積もりと手続きのスケジュール、委任状の取り交わしを行い、事前に許可見込みの判断（可否の可能性や注意点）を説明してもらえます。
情報に誤りがあると不許可の原因になるため、不明点は早めに確認しましょう。
2.入管への申請を専門家代行業者に任せる
代行業者専門家に依頼すると、書類の最終確認から入管への提出まで一括して任せられます。
通常は委任状や必要書類の原本・コピーを渡し、業者が所轄の出入国在留管理局へ持参またはオンラインで申請を行います。
申請後は受領番号や受理証の確認、審査中の問合せ・追加資料への対応も代行してくれるため、入管とのやり取りに時間を取られません。
審査期間はケースにより異なるため、業者には想定期間や進捗報告の頻度、追加費用が発生する場合の扱いを事前に確認しておきましょう。
結果受領後は、在留資格認定証明書や許可通知の受け取り・原本送付も任せられることが多く、交付後の手続きについても案内してもらえます。
3.審査を受けて追加資料に対応する
入管が一次審査を行った後、提出書類だけでは不十分と判断されると「追加資料」の提出を求められます。
例えば職務内容の詳細、雇用契約書の写し、会社の決算書や登記事項証明書、学歴・職歴の裏付け、翻訳や公的証明の提出などが典型です。
代行業者は求められた書類のリストアップ、必要な翻訳や公証の手配、補足説明書（補正書）の作成、入管との窓口対応を代行してくれます。
期日が設定されることが多いため、迅速に正確な資料を提出することが重要です。代行を利用すれば、適切な補正で審査の遅延や不許可のリスクを抑えられます。
4.学歴証明書や成績証明書を提出する
学歴証明書や成績証明書は、専門的な職種の就労ビザで学歴・専攻が要件となる場合に必須となる重要書類です。
具体的には卒業証明書、学位記（Degree certificate）、成績証明書、在学証明などを求められることが多く、海外の学校発行のものは英訳や日本語訳、さらには公証や在外公館での認証（アポスティーユ含む）が必要になる場合があります。発行には大学側で数日〜数週間かかることがあるため、早めに手配するのが基本です。
代行を依頼した専門家業者は、発行申請の代行、翻訳・宛名の整え方の指示、公証や認証の手続き代行、原本確認や写しの整理までサポートしてくれます。
提出時は原本が求められるかコピーで足りるか、氏名や日付の表記が入管の申請書類と一致しているかを必ず確認してください。
不備があると審査が長引く原因になるため、代行利用で確認と整備を徹底するのがおすすめです。
5.在留カードを受け取る
在留カードは中長期在留者に交付される身分証明書で、海外からCOE（在留資格認定証明書）を持って入国する場合は空港で交付されることが多く、既に日本にいる場合や入国時に空港で交付されなかった場合は市区町村役場で手続きをして受け取ります。
受け取ったら氏名・生年月日・在留資格・在留期間・就労制限など記載事項に誤りがないか必ず確認してください。
記載に誤りがあれば入国管理局で訂正手続きを行い、転居した場合は14日以内に住民票の届出と在留カードの住所書き換えを行う必要があります。 常時携帯が義務付けられているため、紛失時は速やかに警察と入管に届け出を出しましょう。
6.在留資格認定証明書を受け取って雇用主に送付する
在留資格認定証明書（COE）は入国管理局が発行する重要な原本書類で、在外の日本大使館・領事館で就労ビザを取得する際に必須です。
代行業者が申請している場合、許可が下りるとまず代行業者または申請者のもとに原本が届き、そこから雇用主へ速やかに送付されます。送付方法は追跡・保険のある国際宅配便や書留を用いるのが望ましいです。
紛失や盗難のリスクを避けるため、受取人や送付先住所を事前に確認しておきましょう。
PDFなどのスキャンコピーは雇用主や本人と共有して手続きの準備に役立ちますが、多くの領事館は原本を求めるため、最終的には原本を確実に届けることが重要です。
届いたら雇用主は本人へ転送するか、本人が在外公館でビザを申請してパスポートにビザを貼付してもらいます。
7.就労ビザを発給してもらい、入国時に在留カードを受け取る
在留資格認定証明書（COE）を使って在外公館でビザ（査証）が発給されると、パスポートにビザのシールが貼られます。
発給後は有効期限内に日本へ入国し、空港や港の入国審査で入国審査官の確認を受けます。
中長期在留者は、その場で在留カードが交付されるのが一般的です（成田・羽田・関空などの主要空港）。
小規模な場所で入国した場合は、仮の上陸許可を受け、市区町村役場で在留カードを受け取る手続きが必要になることがあります。
入国時はパスポート、COEの原本（コピーでも案内がある場合あり）や雇用に関する書類を携帯しておくとスムーズです。
入国後は14日以内に居住地の市区町村役場で住民登録を行い、健康保険や年金の手続きも忘れずに行いましょう。
発給された在留期間や資格外活動の可否は必ず確認し、更新や変更が必要な場合は早めに手続きを開始してください。
就労ビザ申請代行の依頼先
行政書士や弁護士、登録支援機関、社内の申請取次者などが主な依頼先です。
行政書士
行政書士は、在留資格（就労ビザ）に関する書類作成・申請手続きの専門家で、国家資格に基づき入国管理局への申請を代行します。
申請書類の作成や必要資料の収集、翻訳や公的証明の手配、入管とのやり取りまで一括で任せられるため、事務負担の軽減や不備防止につながります。
費用は事務所や案件の難易度で異なりますが、相場は数万円〜十数万円程度が多いです。
注意点としては、訴訟や刑事事件の対応は弁護士の業務になるため、トラブルが予想される場合は弁護士と連携できる事務所を選ぶと安心です。
弁護士
弁護士は、出入国管理や外国人の在留問題に関する法的な争いごとや行政処分の取り消し、退去強制や在留資格の取消しといった重大なトラブルに強みがあります。
書類作成や入国管理局への申請代行は行政書士でも可能ですが、法的判断が必要なケースや不許可・不服申し立て、裁判対応が想定される場合は弁護士に依頼するのが安心です。
費用は行政書士より高めになることが多いため、依頼前に対応範囲と報酬体系を明確に確認し、出入国法務に実績のある弁護士を選ぶとよいでしょう。
申請取次の承認を受けた登録支援機関（特定技能1号に限る）
特定技能で在留資格を取得する場合、登録支援機関のうち「申請取次の承認」を受けたところに申請代行を依頼できます。
これらの機関は入国管理局への申請手続きや必要書類の整備、申請書類の提出代行、在留期間中の支援計画の作成・実行などを一括でサポートする点が特徴です。
ただし対象は特定技能に限られ、他の就労ビザには対応できない点に注意が必要です。
また、法的助言や複雑な争訟対応は行政書士や弁護士の領域となるため、業務範囲や料金、登録番号（入管の承認有無）を事前に確認してから依頼しましょう。
自社で申請取次者の資格を持つ社員を用意する
自社で申請取次者の資格を持つ社員を用意することは、外部に頼らず自社内でビザ手続きを完結できるメリットがあります。
手続きの迅速化・コスト削減・社内情報の管理がしやすい点が主な利点です。
一方で、法令や運用の変更に対応するための継続的な研修や、申請ミスによるリスク管理が不可欠です。
実務担当者には入管手続きの基本知識や書類作成のノウハウを習得させ、マニュアル整備や複数名でのチェック体制を設けると安全です。
複雑なケースや不許可リスクが高い案件は専門家に相談する運用ルールをあらかじめ定めておくと安心です。
まとめ
就労ビザ申請代行は、手続きの負担軽減や不許可リスクの低減、許可後の手続きサポートなどのメリットがあります。
費用や対応範囲は業者ごとに異なるため、実績・資格（行政書士や弁護士等）・料金を事前に確認し、見積もりや初回相談で対応内容を明確にした上で依頼先を選びましょう。
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