外国人採用ガイド

「通訳・翻訳」は外国人採用で必須?依頼方法や料金は?

「通訳・翻訳」は外国人採用で必須?依頼方法や料金は?

外国人を採用したいと考えたときに最初のネックになる「言葉の壁」

外国人を雇用することに興味はあるものの

「コミュニケーションが上手く取れる?」
「面接で相手に話が伝わる?」
「言葉が通じないことでトラブルが発生しない?」
「雇用関係の書類などは母国語じゃないと伝わらないかも・・・」

などが気になってしまい、外国人採用にあと一歩踏み出せないという企業様も多いのではないでしょうか。

そんな時に活躍するのが、外国語を日本語に訳してくれる通訳者・翻訳者です。

本記事では、経営者様や人事担当者様がネックに感じている言葉の壁を取り払うために、外国人採用の場面で上手に通訳や翻訳を活用する方法や、依頼方法や料金について詳しく解説していきます。

外国人採用の第一歩で失敗したくない方は、ぜひ最後までご覧ください!

 

 

この記事の監修
(株)アルフォース・ワン 代表取締役
山根 謙生(やまね けんしょう)
日本人、外国人含め「300社・5,000件」以上の採用支援実績。
自社でも監理団体(兼 登録支援機関)に所属し、技能実習生・特定技能外国人の採用に取り組んでいる。外国人雇用管理主任者資格保有。

通訳や翻訳は外国人採用の場面で必須?

結論からお伝えすると、必ずしも自社で手配することが必須な訳ではありません。すでに、雇用する外国人の母国語で読み書きができる社員が在籍していたり、技能実習生や特定技能外国人の場合は、監理団体や登録支援機関側に通訳・翻訳ができる職員がいればスポットでお願いすることもできるでしょう。

しかし、より良い人材を採用したい、長く安定的に外国人を雇用したいのであれば、コミュニケーションや情報伝達をスムーズに行うことがとても重要になってきます。また、仕事内容によっては、日本語の理解度よりも職務経験や能力が大切になる場合もあるため、言葉の問題だけで良い人材の採用機会を逃してしまうのは企業にとって大きな損失になりかねません。

通訳や翻訳にかかる費用は一時的なものであり、外国人を長期的に雇用することを考えれば充分に採算のとれる費用です。外国人採用を成功させるために、採用プロセスの中で通訳・翻訳会社を上手に活用していきましょう。

どんな場面で通訳をお願いすればいい?

1. 選考・面接

書類選考の時点から外国人候補者の日本語レベルと、英語を使う業務の場合は英語のレベルも確認しておきましょう。英語力を重視する場合は、面接に通訳に同席してもらい英語対応にすることで英語レベルを詳細に把握できるだけでなく、日英の通訳は他言語よりも通訳料が安いため費用を抑えることもできます。

技能実習生など、海外現地で面接を行う場合は日本語力やコミュニケーション能力を確認したい場合が多いと思いますので、通訳者と事前打ち合わせの上で通訳のタイミングや回数などを話し合っておきましょう。

【保存版】面接で本当の「日本語力」を見極めるには? | 元日本語教師が実体験から解説

2. 雇用契約

外国人の採用が決定した後、雇用契約を結ぶ場面は後々のトラブルを防ぐという意味でも非常に重要です。はじめて日本で働く外国人は、日本では当たり前の雇用制度の内容をよく知りません。通訳同席で雇用契約の内容を母国語で丁寧に説明し、すべて納得した上で雇用契約を行うことで外国人にも安心感を与えられ、企業側の誠意を見せることにもなります。また、就業後に良い人間関係を構築することにもつながります。

3. オリエンテーション

出社初日には、仕事内容をはじめ、社内や社員の紹介、会社でのルールや習慣など、業務で必要になることを説明するオリエンテーションを行う会社が多いかと思います。日本の会社特有のルールや習慣などもあるため、通訳を通して誤解や理解不足がないよう丁寧に説明しましょう。この場面では、専門知識が必要ない場合、初級から中級程度の通訳レベルで充分でしょう。

4. トラブルが起こったとき

外国人社員が関わるトラブルの多くは、言葉が上手く通じていなかったことによるお互いの意見の食い違い、誤解、理解不足などが主な原因である場合が多いです。通訳を介して状況を正確に理解した上で問題解決にあたりましょう。外国人社員には、日本や会社、業務についての理解を深めてもらうとともに、日本人社員側の相互理解やコミュニケーションを促進できるよう適切なフォローアップを行うことが大切です。

どんな場面で翻訳をお願いすればいい?

1. 雇用契約書

雇用契約書は、翻訳をお願いして、日本語版とは別に外国人社員の母国語版も作成することをおすすめします。通訳を通して口頭で説明するだけでなく、外国人が最も理解しやすい母国語で書類を作成してあげることで、認識の相違がなく、お互いに安心して仕事をスタートすることができます。万が一、就業開始後に外国人社員から雇用関係のことについてクレームや問合せがあったとしても、母国語版の雇用契約書にしっかりと記載してあれば正々堂々と回答することもできリスクヘッジにもなります。また、就業規則についても同様です。後々の不要なトラブルを避けるために、外国人社員には翻訳した母国語版の就業規則を必ず配布・送信して説明を行うようにしてください。

2. 会社での規則など

会社の規模によっては就業規則のない会社もあるかもしれません。また、就業規則の中には記載のないような細かい社内ルールや注意事項などもあるでしょう。初めて日本で仕事する外国人社員がほとんどだと思いますので、日本での働き方はもちろんのこと、会社独自の規則・慣習などは母国語に翻訳して伝えましょう。内容によっては、イラストや写真など視覚的な情報も交えて伝えてあげるとより正確な情報が伝わります。

「日本の常識は他国の非常識」という考え方で対応することがトラブルを未然に防ぐことにつながります。

3. 在留資格の変更

「留学ビザ」から「就労系ビザ」への変更

アルバイトで雇用している外国人留学生を卒業後にそのまま社員として雇用を続けたい場合は在留資格を「留学」から「技術・人文・国際業務」や「特定活動46号」などの就労が可能な在留資格に変更する必要があります

留学生本人が変更申請をすることもありますが、一般的には雇用主となる企業が手続きを代行することが多いでしょう。申請に必要な書類はすべて日本語で準備することができる書類なので翻訳の必要はありませんが、就労ビザの種類によっては、母国での卒業証明書、就労証明書、資格証明書などを追加書類として要求される場合があります。このような場合は日本語以外で発行された書類をすべて日本語に翻訳しなくてはいけません。

プロに翻訳を依頼しなければならないというルールはありませんので、社員や知人などにその言語を翻訳できる人がいれば問題はありません。しかし、万が一翻訳に不備があった場合に在留資格の変更が認められなかったり時間がかかってしまうケースもあるため専門家に依頼した方が無難です。

また、在留資格の変更を行う場合、企業側は下記の書類をする必要があります。

在留資格変更に必要な書類(2022年4月)

  1. 在留資格変更許可申請書
  2. 雇用契約書または採用内定通知書
  3. 法人登録事項証明(発行後3ケ月いないのもの)
  4. 決算報告書(損益計算書)
  5. 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し(要税務署受理印)
  6. 会社案内(パンフレット/企業ウェブサイトを印刷したものなど)
  7. 雇用理由書

なお、上場企業または年間1,500万円以上の所得税を支払っている企業の場合は、会社情報を審査する必要がないため提出書類が簡素化されます。在留資格変更許可申請書、四季報の写しまたは上場企業であることを証明する文書、給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写しを提出すれば、その他の書類は必要ありません(場合によっては追加書類を求められることもあり)。

4.日本の運転免許証への切り替え

就業内容に車の運転が含まれる場合は、外国運転免許証から日本の運転免許証への切り替えが必要になります。

ただし、すべての国の運転免許証が変更できるわけではありません。

2022年4月現在で、免許変更が可能な国は以下のとおりです。

知識確認、技能確認を免除する国等(29か国等)

アイスランド、アイルランド、アメリカ合衆国(オハイオ州、バージニア州、ハワイ州、メリーランド州及びワシントン州に限る)、イギリス、イタリア、オーストラリア、オーストリア、オランダ、カナダ、韓国、ギリシャ、スイス、スウェ-デン、スペイン、スロベニア、チェコ、デンマーク、ドイツ、ニュージーランド、ノルウェ-、ハンガリー、フィンランド、フランス、ベルギー、ポーランド、ポルトガル、モナコ、ルクセンブルク、台湾

技能確認を免除する国等

アメリカ合衆国(インディアナ州に限る)

また、運転免許の翻訳は下記のいずれかで行わなければいけません。

  • 当該国の駐日大使館(台湾の免許証については、台湾日本関係協会)
  • 日本自動車連盟(JAF)
  • ドイツ自動車連盟(ドイツのみ)
  • ジップラス株式会社(台湾、アメリカ合衆国、ベトナム社会主義共和国、中華人民共和国、フィリピン共和国、香港特別行政区、ウクライナ)

※詳細については管轄の警察署にお問い合わせください。

通訳・翻訳の料金や依頼方法

日本国内において「通訳案内士(観光通訳)」の資格を除いて、通訳や翻訳の国家資格・民間資格はなく、通訳・翻訳業務を行っている会社は独自の基準で翻訳者および通訳者を採用しています。

そのため、依頼する会社を選ぶ際は「実績が多い・業務歴が長い」などの情報を判断材料にして経験値の高い会社・人材を選ぶことをおすすめします。初級および中級レベルの翻訳者・通訳者で充分な内容であれば、観光通訳協会から個人の方を安価に紹介してもらうことも可能です。

在留資格の取得・変更や、雇用契約書・就業規則などの翻訳などは、行政書士、司法書士、弁護士に翻訳も同時に依頼できる場合もありますので確認をしてみましょう。ただし、士業への依頼は専門性が高い分、料金は高めになることがあります。

通訳・翻訳の依頼先
・翻訳会社
・通訳派遣会社
・観光通訳協会に紹介を受けて個人に依頼する
・自社で求人を行う
・行政書士事務所、司法書士事務所、弁護士事務所

通訳の料金相場

通訳に関しては2種類あります。外国人雇用の採用時に必要になるのは逐次(ちくじ)通訳です。

同時通訳 テレビや国際会議などでよく目にする、話者の話しを聞き取って2~3秒遅れて通訳をするタイプ。会場規模などにもよりますが、通訳者ブースを設けて行うことが一般的です。
逐次(ちくじ)通訳 話者の発言を一定のセンテンスで区切り、その後で通訳していく流れを繰り返していくタイプ。同時通訳よりも時間はかかりますが、相手の考えや言葉の意味をしっかりと理解しながらコミュニケーションがとれます。海外視察や商談、会食などの場で活用されます。
ウィスパリング通訳 通訳者が聞き手の横や後ろに控え、話者の発言をささやくように同時に通訳をするタイプ。少人数の商談や会議の場で活用されます。

一般的に通訳の依頼時間に関しては、半日(3時間程度)および一日(6時間程度)の設定である場合が多いです。オンライン通訳では、現地まで出向く必要がないため通常よりも低い価格設定になっている場合もありますのでぜひ検索して探してみてください。

依頼料金は、通訳者の実務経験と専門分野などが加味された価格設定になっています。以下では英語の通訳料金に関してご説明します。その他の言語に関しては、通訳者の数が限られることから数割増しの料金になると考えてください。希少な言語になるほど値段は高くなります。

通訳の一般的な料金設定

クラス 金額(1日) 経験 内容
Sクラス 8万円~ 15年以上 医療、金融、ITなど、各種専門分野に精通。通訳の形式も問わず、専門用語などにも的確に対応できる。
Aクラス 5万円~ 10年以上 Sクラスには及ばないものの、豊富や実績や経験あり。通訳の形式や業種・分野を問わず様々な対応ができる。
Bクラス 3万円~ 5年以上 海外での会議や商談など、一般的なビジネスシーンでの逐次通訳ができる。難易度によっては同時通訳が可能な場合もあり。
Cクラス 1万円~ 3年以上 一般的な通訳スキルとビジネス知識を持ち、外国人の送迎や会食、観光などのアテンドといった日常会話レベルの逐次通訳ができる。
オンライン通訳 1,500円/時間~ 1年未満~15年以上まで様々 比較的安価で様々なスキルや経験もった通訳に依頼できるが、自己申告であることが多いため年数やクラスだけは正確な実力が分からないことも。

※上記の費用にプラスして、通訳の種類や場所などにより、機材・設備費や移動・宿泊費などがかかる場合があります。

翻訳の料金相場

ほとんどの翻訳会社の場合、翻訳する原稿の文字数、または単語数で費用を計算します。(一社)日本翻訳連盟が公開している、一般的な翻訳会社に依頼する際の各分野ごとの依頼料金の目安は以下の通りです。

翻訳の一般的な料金目安
※英日翻訳は英語1ワードあたり、日英翻訳は1文字あたりの金額

種類/分野 英日翻訳:英文⇒和訳 日英翻訳:和文⇒英訳
契約書・財務・経営管理 30円 25円
コンピューターマニュアル 28円 20円
一般科学・工業技術 28円 21円
金融 30円 25円
医学・医療・薬学 35円 30円
特許明細書 26円 30円

こちらの料金表は目安であって、実際に依頼する際の料金は、依頼内容の言語や分野、難易度、納品スケジュールなどによっても大きく異なることがあります。何社かに問合せ、予算や依頼内容に合った適切な翻訳会社に依頼しましょう。

(一社)日本翻訳連盟:翻訳料金の目安

まとめ

通訳や翻訳は外国人採用の場面で決して必須という訳ではありませんが、外国人採用・雇用の成功や早期退職を防ぐためには、通訳・翻訳を上手に活用し、外国人労働者とスムーズかつ適切なコミュニケーションをとることが大切です。

深刻化していく人材不足への対応や海外マーケットへの進出など、外国人労働者の重要性は日に日に高くなっています。外国人を採用する際、もし身の周りに外国語をあつかえる人がいない場合、スムーズかつ適切な採用・雇用ができるよう、ぜひ通訳・翻訳会社に依頼してみてはいかがでしょうか?

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