外国人採用の注意点は？｜押さえておきたい手続きとポイント

外国人を採用するときは、日本人採用に比べて手続きなどで注意すべき点が多くあります。海外にいる外国人を呼び寄せて採用する場合は、住居のサポートなど生活インフラの支援も欠かせません。

今回は外国人採用で注意したいポイントを、求人募集時・採用時・雇用後の3つのステップにわけて解説します。中には対応が漏れると罰則を受ける手続きもあるので、しっかり把握して外国人採用を進めていきましょう。

この記事の監修
(株)アルフォース・ワン　代表取締役
山根 謙生(やまね けんしょう)
日本人、外国人含め「300社･5,000件」以上の採用支援実績。自社でも監理団体(兼 登録支援機関)に所属し、技能実習生･特定技能外国人の採用に取り組んでいる。外国人雇用労務士・外国人雇用管理主任者資格保有。(一社)外国人雇用協議会所属。

外国人採用の注意点① 求人募集時

外国人採用の最初のステップである募集時の注意点について解説します。求人募集時には、外国人の日本語能力や価値観、在留資格などのチェックが欠かせません。1つずつ解説していきますので一緒に理解を深めていきましょう。

在留資格の確認は最重要

始めに、雇用を検討している外国人が日本国内にいる場合、「在留資格」の有無を確認しましょう。在留資格とは、外国人が日本に在留するために必要な資格のことです。在留資格はいくつかのカテゴリーに分かれており、在留資格ごとに就業可能な仕事が決まっています。保有している在留資格と採用後に任せる仕事内容が異なる場合には、在留資格の変更手続きが必要になるので注意が必要です。

【在留資格一覧付】在留資格とビザの違いとは？｜初めての外国人採用の知識

採用を検討している外国人が日本国外におり在留資格を有していない場合、在留資格の申請が必要になります。在留資格の取得要件はカテゴリー毎に要件が定められており、全ての要件を満たしていなくてはいけません。

必要に応じて、雇用主から入国管理局への問い合わせをする必要があるかもしれません。在留資格の取得手続きが分からない場合は、外国人雇用に強い行政書士や弁護士にサポートを依頼するのもひとつの方法です。

候補者の日本語能力をチェック

募集時の注意点の2つ目は日本語力のチェックです。

ほとんどの職場では日本語をベースに日々の仕事を進めていきます。仮に日本語力が基準に達していないと、業務やコミュニケーションに支障をきたすことが予想できます。そのため、仕事をするのに必要最低限の日本語能力は有している必要があります。

外国人を採用するときは自社で必要な日本語能力を設定し、候補者の日本語力が基準を満たしているか確認しましょう。ただし、あまりにも高い基準を設定すると採用の難易度が一気に上がってしまいます。現段階の日本語力とともに、学習意欲などを確認し、今後の伸びしろもチェックするようにしましょう。

面接では価値観や働き方の確認も忘れない

面接では日本語能力の確認だけでなく、採用を検討する外国人の価値観や働き方の確認も忘れず行いましょう。

外国人を採用した後、言語の壁だけでなく、文化や風習の違いからトラブルに発展することがあります。既存の従業員とトラブルになったり、早期離職や失踪など、会社への損害が発生する場合もあり得ます。

このようなトラブルを避けるために、面接では価値観や働き方を丁寧に確認しましょう。そして、いざ採用となった時には社内の労働環境を整えることが大切です。採用する人材の価値観や考え方を理解し、協力し合える体制を構築しましょう。

外国人採用の注意点② 採用時

外国人の採用が決定したときの注意点について解説します。抜け漏れがないように必要な手続きをチェックしていきましょう。

雇用条件書の作成を忘れずに

まずはじめに雇用条件書を作成し、採用が決まった外国人に提示しましょう。口頭で採用条件を伝えるのみでは入社後のトラブルに発展する恐れがあります。必ず書面で残すようにしましょう。

雇用条件書の内容は、基本的に日本人に提示するものと同様で構いません。できれば、採用する外国人の母国語で作成してあげると親切です。

もし不明な点や不安な点があれば面談を実施し、その都度、不安を払拭してあげるようにしましょう。雇用条件を十分に理解して外国人を迎え入れることは、信頼関係の構築だけでなく、入社後の活躍にも直接的につながってきます。

就業開始に向けたサポート

外国人の採用が決まったら、就業開始までのサポートが必要になります。在留資格を有していない場合は、取得のサポートもおこないましょう。

在留資格の次に必要になるのは、来日するときのフライトの手配や住居の準備です（海外居住者の場合）。日本での生活に慣れていない外国人は住居の選定が難しいでしょう。また、生活習慣の異なる外国人の入居に抵抗感を持つ家主や管理会社もいます。海外から採用した外国人が訪日する際は、住居探しのサポートを行うようにしてください。

また、必要に応じて生活インフラのサポートも行います。例えば、携帯電話やインターネットの契約、役所関係の手続きなどは日本に慣れていない外国人1人では十分に対応ができない可能性があります。このようなサポート体制があるかどうかで、外国人労働者のモチベーションや会社への帰属意識も変わってきます。より優秀な外国人材を雇用するための取り組みとして、ぜひ検討してみてください。

来日し住居が決定したら、自治体への住民登録を入国後14日以内に行います、住民登録を終えると在留カードに住所が記載され、パスポートの常時携帯が不要になります。

その後、銀行口座の開設ができるようになるので、給与支払いの口座の準備に進みましょう。

社会保険・外国人雇用状況の届け出

日本人同様に、外国人を雇用するときにも勤務時間等に応じて社会保険への加入が必要になります。仮に採用する外国人が「社会保険に加入したくない」といっても加入は必須です。ただし、厚生年金に関しては社会保障協定の締結をしている国の出身者に限り、例外規定が認められています。

また外国人を雇用したときには、事業主に対してハローワークへの届け出が課せられています。届け出はハローワークの窓口のほか、ハローワークのインターネットサービスからの申請も可能です。詳細については「外国人を雇用する事業主の方へ」という厚生労働省のパンフレットを参照してください。

また外国人労働者が増え、10名以上雇用する場合は、外国人の労働状況を監督する雇用労務責任者の選任が必要になります。外国人採用を拡大したときに忘れないようにしましょう。

研修体制の整備や社員への受け入れ準備

雇用手続が終わったら、研修カリキュラムに不備がないかの確認をしましょう。日本人向けの研修カリキュラムしか用意がない場合は見直しが必要です。文化や習慣の違いがあるため、職場でのマナーなど基本的な項目を盛り込むことがおすすめです。

日本語力が課題になる場合は、就業後にも日本語学校に通ってもらうことも選択肢です。慣れるまではなんでも相談できる「メンター制度」や「ブラザー・シスター制度」を導入してもよいでしょう。

また、既存社員に対しても受け入れに向けた準備が必要です。外国人を採用するにあたって特別扱いをする必要はありませんが、文化や慣習、言語の違いは考慮しなくてはいけません。どのような目的で採用するのか、どのように接して欲しいかなど制度設計とともに従業員への周知・教育も同時に行いましょう。

外国人採用の注意点③ 雇用後

最後に、外国人を雇用した後の注意点を紹介します。雇用後は長く活躍してもらうために充実したサポートを行っていく必要があります。また、特定の要件を満たすと国から助成金を受け取ることもできます。受け取った助成金をもとに、更なるサポートにつなげることも可能です。採用して終わりではなく、入社後に活躍してもらうよう、どのような取り組みが必要か参考にしてみてください。

評価制度の構築やライフプランのサポート

外国人を雇用した後は評価制度を構築したりライフプランのサポートを行うことで、よりモチベーション高く勤務してくれることが期待できます。

日本ではまだ年功序列や毎年決まった金額の昇給という会社も多いと思いますが、海外では個人の評価が給与にダイレクトに反映されます。能力や成果が適切に評価される制度を作っていくことで、雇用した外国人が持つ能力や知識を最大限に活かすことができます。

評価制度を構築するときには以下3つのポイントを押さえるようにしましょう。

また、外国人の今後のライフプラン・キャリアプランを一緒に考えることも重要なサポートの1つです。日本で働き続けてもらうには日本で生活の基盤を作ってもらう必要があります。キャリアだけでなく、どのような人生を送りたいかを一緒に考える場を定期的に設けるようにしましょう。

助成金の手続きを実施

外国人を採用し、必要な条件を満たすと助成金を受給することができます。ここでは代表的な助成金を2つご紹介します。

外国人雇用で受給可能性のある助成金例

この他にも外国人を雇用することで受けられる助成金があります。助成金の種類や手続き方法については、こちらの記事もあわせて参考にしてください。

外国人を雇用するともらえる助成金｜上手に活用して負担を軽減しよう

外国人採用の注意点を押さえて長く活躍してもらおう！

少子化が進む日本にとって、外国人は貴重な働き手になります。しかし、採用から雇用、雇用後に長く活躍してもらうためには企業の努力が欠かせません。採用にあたってチェックすべき点を見落とすと、せっかく採用した外国人が早期離職をしてしまったり、トラブルを起こしてしまう可能性もあるので注意が必要です。手続きを忘れると罰則につながることもあります。

外国人採用のポイントをしっかりと押さえ、自社の採用活動に活かしていきましょう。まずは自社に必要な採用要件の検討から始めてみてはいかがでしょうか？

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