外国人労働者を雇用する企業が知っておくべき在留資格・在留期限の管理方法

「外国人労働者の在留資格や在留期限を、どのように管理すればよいのかわからない」

とお悩みではありませんか。

在留資格によって就労できる業務の範囲は異なり、在留期限の確認や更新手続きを見落とすと、不法就労につながるおそれがあります。

外国人材を継続して雇用する企業は、採用時だけでなく入社後も適切に在留状況を把握・管理することが重要です。

本記事では、外国人労働者を雇用する企業担当者に向けて、在留資格の確認方法や在留カードのチェックポイント、在留期限を管理する仕組み、更新時に注意すべき点などをわかりやすく解説します。

外国人雇用は在留資格ごとの活動範囲と在留期限に注意

外国人を雇用する際は、本人が持つ在留資格によって、日本で認められる活動の範囲が異なること理解しておく必要があります。

永住者など就労活動に制限のない在留資格もありますが、「留学」や「家族滞在」のように原則として就労できないものや、「技術・人文知識・国際業務」のように従事できる業務が一定の範囲に限られるものもあります。

また、永住者と高度専門職2号を除くすべての在留資格には在留期間が定められており、期限後も日本で活動を続けるためには、適切な時期に在留期間更新などの手続きを行う必要があります。

そのため、外国人を雇用する企業は、採用時の確認だけで終わらせず、在留資格の種類や就労範囲、在留期限を継続的に把握し、適切に管理することが重要です。

外国人雇用の基礎用語
在留資格	永住者、特定技能、留学など、外国人が日本で行う活動や地位等を分類した法的資格のこと。 入管法には29種類の在留資格が定められている。
在留期限	外国人に付与された在留資格の有効期間満了日のこと。期限後も同じ活動を継続する場合は更新する必要がある。
活動範囲	在留資格ごとに規定されている活動内容のこと。 例：技術・人文知識・国際業務の場合、自然科学や人文科学の専門性を活かした業務や外国人の文化や感受性を活かした国際業務に従事する活動に限定して就労可能。
在留カード	3カ月を超えて日本に滞在する外国人に交付される許可証及び身分証の性質を持つカード。 氏名、国籍、生年月日、在留資格の名称、在留期限、就労の可否などが記載されている。
申請と届出	申請・・・在留期間更新など、行政庁の審査を受けて許可等を願い出る行為。 届出・・・行政庁に対し、法令上義務付けられた通知事項を届け出る行為。
不法就労	在留資格を持たない外国人が就労すること、または許可された在留資格で認められない収入を得る活動を行うこと

在留資格とは？取得方法や全29種類の活動内容について徹底解説します

日本に住む外国人は許可された範囲を超えて就労することはできない

外国人を雇用する際は、在留資格ごとに認められる活動内容を確認する必要があります。

同じ「就労できる外国人」であっても、従事できる業務の範囲は一律ではないため、採用や配置を決める前に、在留資格ごとの就労可否と制限内容を正しく把握することが重要です。

以下は入管法令により定められている在留資格の4つの類型です。

外国人を採用する際は、どの在留資格でどのような業務に従事可能か常に意識しておく必要があります。

在留資格4つの類型
就労資格	一般に「就労ビザ」と呼ばれている在留資格の類型。在留資格ごとにそれぞれ従事できる業務の内容などが規定されている。 ■主な就労資格 ・技術・人文知識・国際業務 ・特定技能 ・技能実習（育成就労） ・高度専門職 ・経営・管理 ・技能 ・介護 ・興行　など
非就労資格	原則として報酬を得る活動が認められていないが、留学や家族滞在の場合は、資格外活動許可を受けることで週28時間まで就労可能となる。 ■非就労資格一覧 ・留学 ・研修 ・家族滞在 ・文化活動 ・短期滞在
居住資格	就労制限がない在留資格の類型。 活動内容ではなく外国人の地位・身分に基づく在留資格。 ■居住資格一覧 ・永住者 ・日本人の配偶者等 ・永住者の配偶者等 ・定住者
特定活動	法務大臣が個々の外国人について活動内容を指定して認める在留資格。 あらかじめ類型が定められた「告示特定活動」と個別の事情を踏まえて許可される告示外特定活動がある。就労の可否は個別の許可内容により異なる。 ■主な特定活動の種類 ・ワーキングホリデー ・EPA看護師・介護福祉士 ・インターンシップ ・特定技能移行準備活動 ・継続就職活動　など

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在留期限を把握せずに雇用すると不法就労助長罪のリスクがある

永住者など一部の在留資格を除き、外国人には在留資格とあわせて在留期間が定められており、その長さは在留資格の種類やこれまでの在留状況などを踏まえて決定されます。

在留期間には1年、3年、5年などがあり、外国人が現在の活動を継続するには、原則として在留期限の3か月前から在留期間更新許可申請を行う必要があります。

在留期間の更新は外国人本人の手続きであり、企業が本人に代わって更新申請を行わなければならないわけではありませんが、在留期限を把握しないまま期限切れの外国人を働かせると、不法就労助長罪に問われるおそれがあります。

そのため、在留期限や申請状況、更新後の新たな期限まで継続して確認し、社内で正確な情報を管理することが重要です。

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採用前に確認・管理が必要な情報

外国人を採用する際は、採用可否だけでなく、入社後の継続的な管理を見据えて採用段階で確認すべき情報を整理し、社内で記録・管理する仕組みを整えておきましょう。

ここからは、採用前に押さえておきたい確認項目を順に解説します。

入管の許可が必要かそのまま採用可能か

外国人を海外から呼び寄せて雇用する場合は入管の許可が必要ですが、すでに日本に在留している外国人を採用する場合は、在留資格によって転職前に許可申請が必要なケースと、そのまま勤務先を変更できるケースがあります。

たとえば、「特定技能」は所属機関を変更する際に在留資格変更許可申請が必要となるため、新しい勤務先で働き始める前に入管の許可を受けなければなりません。

一方で、「技術・人文知識・国際業務」は転職するだけで直ちに在留資格変更許可申請が必要になるわけではありませんが、新しい勤務先で担当する業務も同資格で認められる活動に該当している必要があります。

そのため、本人の専門性と自社の業務内容が適合するかを採用前に確認し、判断が難しい場合は「就労資格証明書交付申請」により、自社で予定する活動が現在の在留資格で認められるか確認する方法もあります。

入管やハローワークへの届出は必要か

外国人を雇用すると、採用手続きだけでなく、雇用後に行政機関への届出が必要となる場合があります。

届出先や手続きの内容は一律ではないため、誰が・いつ・どこへ届け出るのかを整理しておくことが大切です。

所属（契約）機関に関する届出

「技術・人文知識・国際業務」「介護」「技能」など一定の在留資格を持つ外国人は、勤務先との契約終了や新たな企業への転職などがあった場合、原則としてその事実が生じた日から14日以内に所属（契約）機関に関する届出を行う必要があります。

この手続きは外国人本人が行うものですが、転職に不慣れな外国人では制度自体を十分に把握していない場合もあります。

そのため、企業側でも入社時に届出の必要性を案内し、提出期限や手続方法を伝えるなど、本人が適切に対応できるようサポートするとよいでしょう。

出入国在留管理庁｜所属（契約）機関に関する届出

外国人雇用状況の届出

外国人雇用状況の届出は、外国人を雇い入れた場合や離職した場合に、原則としてすべての事業主に義務付けられている手続きで、在留資格や在留期間などの情報をハローワークへ届け出ます。

雇用保険の被保険者となる外国人については資格取得届・資格喪失届とあわせて行い、被保険者とならない場合は外国人雇用状況届出書を提出します。

なお、届出を怠ったり虚偽の内容を届け出たりすると30万円以下の罰金の対象となるため、採用時と離職時の社内手続きに組み込んでおくことが重要です。

厚生労働省｜外国人雇用状況の届出について

外国人雇用状況の届出とは？期限・対象・30万円の罰則リスクを専門家が徹底解説

入社後の在留管理方法

外国人を採用した後も、適法な就労を継続するためには、必要情報を継続的に確認する体制づくりが欠かせません。

ここからは、入社後に実践したい管理方法を順に解説します。

在留カード券面記載情報の収集・保管

在留カードには氏名、在留資格、在留期間、就労制限の有無、在留カード番号など、外国人を雇用するうえで重要な情報が記載されているため、入社時に原本を確認して必要な情報を記録しておくことが求められます。

確認した内容は在留資格管理台帳などにまとめ、在留期限やカード番号、現在の在留資格、申請状況などを一元的に把握できる状態にしておくと管理しやすくなります。

さらに、在留期間の更新や在留資格の変更後には新しい在留カードを改めて確認し、古い情報のままにならないよう管理台帳も更新する必要があります。

そのため、入社時の一度だけで終わらせず、更新後や必要なタイミングで券面情報を確認し、常に最新の状態を保つことが重要です。

在留カードとは？記載事項の概要と外国人採用時の確認ポイントを解説

在留期限前の更新準備開始のスケジュール管理

在留期限の管理では、期限直前になってから対応するのではなく、余裕を持って更新準備を始められるスケジュールを決めておくことが重要です。

管理台帳に在留期限だけでなく申請予定日や担当者も記録し、期限の6か月前・3か月前・1か月前など段階的にリマインダーを設定すると、必要書類の収集や申請状況の確認を進めやすくなります。

更新手続きを本人だけに任せると、申請忘れや対応の遅れに企業側が気づけないおそれがあるため、人事・総務など社内の担当者が進捗を確認できる体制を整えておく必要があります。

人事異動や雇用条件変更時の届出管理

外国人従業員の配置転換や雇用条件を変更した場合など、変更内容によっては入管への届出が必要な場合があります。

そのため、人事異動や契約変更を検討する段階で、手続きの要否を確認することが重要です。

人事部門と在留資格を管理する担当者が情報を共有し、異動や契約変更を実施する前に就労範囲と必要な手続きを確認できる社内フローを整えておくと安心です。

業務内容変更時の入管申請の必要性判断と手続き管理

外国人従業員の担当業務を変更する場合は、変更後の業務が現在の在留資格で認められている活動範囲に含まれるかを確認する必要があります。

業務内容の変更によって現在の在留資格の範囲を超える場合は、そのまま従事させることはできず、在留資格変更許可申請など必要な手続きを検討しなければなりません。

そのため、配置転換や職務内容の変更を決定する前に在留資格との適合性を確認し、必要な申請や確認手続きを人事異動のスケジュールに組み込んで管理することが重要です。

外国人が離職した際に行う手続き

外国人従業員の退職時には、通常の退職手続きに加えて、外国人雇用特有の対応が必要になる場合があります。

ここからは、離職時に企業担当者が確認しておきたい主な対応を解説します。

入管への受入れ終了・離職の届出

「技術・人文知識・国際業務」「介護」「技能」など一定の在留資格を持つ外国人が会社を退職した場合は、所属していた機関から離脱した事実について、原則として退職日から14日以内に入管へ届け出る必要があります。

この届出は外国人本人が行う手続きで、インターネット、郵送または地方出入国在留管理官署の窓口から提出できます。

そのため、企業側でも退職時の案内事項に入管への届出を組み込み、対象となる外国人に提出期限や手続方法を伝えるなど、届出漏れを防ぐためのサポートを行うことが大切です。

ハローワークへの離職時の届出

外国人労働者が離職した場合、事業主は原則としてハローワークへ外国人雇用状況の届出を行う必要があります。

雇用保険の被保険者であった外国人については、雇用保険被保険者資格喪失届を提出することで外国人雇用状況の届出を行ったことになります。

一方で、雇用保険の被保険者でない外国人が離職した場合は、外国人雇用状況届出書を提出する必要があり、提出期限は離職日の翌月末日までです。

そのため、外国人従業員の退職手続きでは、雇用保険の加入状況を確認したうえで、必要な届出を漏れなく行えるよう社内フローを整えておくことが重要です。

効率的に外国人労働者の在留管理を実施する方法

外国人従業員が増えるほど、在留情報の確認や更新時期の把握を担当者だけで管理するのは負担になります。

そのため、確認漏れを防ぎながら業務を効率化できる仕組みづくりが重要です。

在留管理ソフトを導入する

在留管理ソフトを導入すると、在留資格や在留期限などの情報を一元管理しやすくなり、Excelだけで管理する場合と比べて確認作業の効率化が期待できます。

期限が近づいた際に自動で通知するアラート機能を備えたソフトであれば、更新時期の見落としを防ぎ、在留期限切れのリスクを抑えるうえでも有効です。

一方で、ソフトによって対応する在留資格や管理機能に違いがあるため、自社の外国人雇用の状況によっては必要な機能を一つのツールで補えない場合もあります。

そのため、導入前に対応範囲や操作性を確認し、必要に応じて複数ツールの併用も含めて、自社に合った管理方法を検討することが重要です。

専門機関に管理や手続きを委託する

技能実習の監理団体（育成就労の監理支援機関）や、特定技能の登録支援機関、在留資格申請を専門とする行政書士事務所、外国人雇用に詳しい社会保険労務士事務所など、外部の専門機関を活用する方法があります。

専門機関へ管理や手続きを委託すれば、自社の担当者の負担を減らし、本来の業務に集中しやすくなる一方で、在留管理ソフトのみを利用する場合より費用が高くなることもあります。

専門機関と継続的につながっておく大きな利点は、判断に迷う案件やトラブルが発生した際に、蓄積された経験をもとに対応のアドバイスをもらえることです。

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まとめ

外国人労働者を雇用する企業は、在留資格ごとの活動範囲を確認するだけでなく、在留期限や必要な届出、更新手続きの進捗まで継続して管理することが重要です。

採用時から入社後、離職時まで確認事項を整理し、適法な就労を維持できる体制を整えておく必要があります。

外国人従業員が増えるほど、担当者だけの記憶や手作業による管理では見落としが生じやすくなります。

在留情報を一元管理し、期限前のアラートや社内の確認フローを整備しましょう。

自社だけでの対応が難しい場合は、在留管理ソフトや外国人雇用サポートの専門機関を活用することも有効です。