個人事業主（小規模事業者）が外国人を雇用するために必要な手続きと注意点を解説

人手不足を解消するために外国人を雇用したいと考えていても、

「法人でなければ受け入れられないのではないか」
「事業規模が小さいと審査で不利になるのではないか」

と不安を感じる個人事業主や小規模事業者の方もいるのではないでしょうか。

従業員が数名しかいない、あるいはまだ従業員がいない状況では、在留資格（いわゆる就労ビザ）の手続きに不安を感じるのは自然なことです。

この記事では、採用までの手続きの流れ、提出書類や審査のポイント、雇用後に守るべき義務までを順に解説します。

個人事業主（小規模事業者）でも外国人を雇用できる

個人事業主や従業員数の少ない小規模事業者でも、外国人を雇用することは可能です。

法人でなければ雇えないという決まりはなく、大切なのは、その方に任せる仕事が在留資格で認められた内容に合っているかどうかです。

ここでは、個人事業主が雇用主になれる理由と、審査で何を見られるのかを整理します。

なお、個人事業主と小規模法人では、在留資格申請時の提出書類や社会保険の適用条件が異なる場合があります。

本記事では主に個人事業主による外国人雇用を解説し、小規模法人にも共通するポイントはあわせて紹介します。

個人の場合は事業主自身が「所属機関」となる

就労系の在留資格の多くは、日本の「公私の機関」との契約に基づいて働くことが前提になっています。

この「機関」は会社に限らず、日本に事務所や事業所を持つ個人も含まれます。

そのため、個人経営の設計事務所が外国人の設計者を雇う、個人で貿易業を営む方が通訳・翻訳担当を雇うといった形も、制度上認められています。

なお、2026年4月15日以降、「技術・人文知識・国際業務」で主に言語能力を用いる対人業務に従事する場合は、業務上使用する言語についてCEFR・B2相当の能力を証明することが求められます。

日本語の場合、JLPT N2相当以上などが目安となります。

ただし、技人国のすべての職種でN2が必要という意味ではないため、採用予定の業務内容に応じて確認しましょう。

個人事業主が雇用主になる場合は、事業主自身が「所属機関」(外国人が働く受入れ先のこと)として扱われます。

申請書や届出書で機関名を書く欄には、屋号ではなく事業主の氏名を記載することが求められます。

所属機関としての個人と法人の違い（基本概要）

項目	個人事業主	法人
所属機関として扱われる者	事業主自身が所属機関	法人が所属機関
申請書の機関名欄の記載	屋号ではなく事業主の氏名を記載する ※屋号＋氏名も可	法人名を記載する
雇用契約の主体	事業主自身	法人

審査で見られるのは「業務の実態」と「事業の安定性・継続性」

従業員数が少ないことを理由に、直ちに不許可になるわけではありません。

また、「日本人従業員10人に対して外国人は何人まで」といった一律の人数制限も、「技術・人文知識・国際業務」では設けられていません。

ただし、「特定技能」など、一部の在留資格や受入れ分野では人数制限が設けられています。

審査で重要となるのは、主に次の2点です。

業務の実態	在留資格で認められた業務が実際に存在し、継続して従事できる十分な業務量があるか
事業の安定性・継続性	外国人に給与を支払い続けられる経営基盤があり、今後も事業を継続できる見込みがあるか

これらに加え、「技術・人文知識・国際業務」では、外国人本人の学歴や職歴と業務内容との関連性なども審査の対象となります。

そのため、事業規模が小さくても、在留資格の要件を満たす業務があり、安定して雇用を継続できることを説明できれば、在留資格の許可を受けられる可能性があります。

外国人を雇用するまでの手続きの流れ

外国人を雇用するまでの手続きは、採用する方がどこにいるかによって大きく二つに分かれます。

海外にいる方を呼び寄せる場合と、すでに日本にいる方を採用する場合です。

ここでは、それぞれの流れと、採用前に必ず行っていただきたい在留カードの確認方法を順に説明します。

海外在住の方を呼び寄せる場合（在留資格認定証明書交付申請）

海外にいる外国人を採用する場合は、外国人本人を申請人として、在留資格認定証明書交付申請を行います。

受入れ側の個人事業主などが代理人として申請することも可能です。実務では、必要書類の準備や申請取次について、行政書士などの専門家と連携して進める方法もあります。

在留資格認定証明書とは、日本で予定している活動が在留資格に該当することを、事前に入管が確認した証明書です。

申請は、本人に代わって受入れ側の事業主が代理人として行う方法や、代理人から依頼を受けた行政書士などが行う方法があります。

在留資格認定証明書が交付されたら、事業主は証明書を海外の本人へ送付します。

本人は、現地の日本大使館や総領事館で、この証明書を添えて査証（ビザ）を申請します。

査証（ビザ）が発給された後、日本への渡航と入国時の上陸審査を経て、上陸が許可されます。

中長期在留者となる場合、主要な空港では上陸許可時に在留カードが交付されますが、利用する空港などによっては、住居地の届出後に郵送で交付されることもあります。

査証の発給自体が上陸許可を保証するわけではない点にも注意が必要です。

審査には一定の期間がかかるため、入社予定日から逆算し、余裕をもって準備を始めてください。

すでに日本にいる方を採用する場合（在留資格変更許可申請）

留学生が卒業後に就職する場合や、別の会社から転職してくる場合のように、すでに日本に住んでいる方を採用するケースもあります。

このとき、現在の在留資格では予定している仕事ができないのであれば、「在留資格変更許可申請」が必要です。

たとえば、留学の在留資格のまま、卒業後に通訳や翻訳の仕事へ就くことはできません。

就労できる在留資格へ変更し、許可を受けてから働いてもらう必要があります。

すでに就労系の在留資格を持つ方が転職する場合は、仕事の内容が現在の在留資格の範囲内であり、かつ、前回許可時に所属機関が指定されていない在留資格（技術・人文知識・国際業務など）であれば、変更申請は原則として不要です。

特定技能や高度専門職など、許可時に所属機関が指定される在留資格の場合は、転職時に必ず在留資格変更許可申請を行う必要があります。

転職者を採用する際は、前の職場での業務内容と、自社での業務内容を比べ、迷う点があれば専門家に相談することをおすすめします。

採用前に確認すべき在留カードと就労可否の判断方法

外国人を採用する際は、必ず在留カードの原本を見て、就労できる方かどうかを確認してください。

確認する主な項目は、次のとおりです。

・ 在留資格の種類
・ 在留期間の満了日
・ 就労制限の有無(カード表面に記載されています)
・ 資格外活動許可の有無(カード裏面に記載されています)

「就労制限なし」と記載されていれば、永住者や定住者などのように、職種の制限なく働けます。

「在留資格に基づく就労活動のみ可」とある場合は、許可されている範囲の仕事に限られます。

「就労不可」とある場合は、資格外活動許可がない限り、働いてもらうことはできません。

確認を怠ったまま雇用すると、事業主も責任を問われるおそれがあります。

出入国在留管理庁が提供する「在留カード等読取アプリケーション」や「在留カード等番号失効情報照会」を利用すると、ICチップの情報やカード番号の失効状況を確認できます。

ただし、失効情報照会だけではカードの真正性を証明できないため、券面の確認とICチップの読み取りを組み合わせることが重要です。

また、2026年6月14日から新様式の在留カードの交付が始まっており、読取アプリも同年8月19日に改修されています。

在留カードの確認は、採用手続きの適切な段階で本人の同意を得て行い、必要事項を確認しましょう。

コピーを保管する場合も、利用目的や保管方法を明確にし、個人情報を適切に管理する必要があります。

なお、外国人雇用状況の届出に、在留カードのコピーを添付する必要はありません。

参考：出入国在留管理庁｜在留カード等読取アプリケーション／失効情報照会 サポートページ

在留資格の種類と所属機関カテゴリーで提出書類が異なる

在留資格の種類や所属機関のカテゴリーによって、申請時に必要となる書類は異なります。

ここでは、代表的な就労系の在留資格である「技術・人文知識・国際業務」と「特定技能」について、法人と個人事業主で提出書類にどのような違いがあるのかを解説します。

技術・人文知識・国際業務のカテゴリーの判断基準

技術・人文知識・国際業務では、受入れ機関の規模や信用度に応じてカテゴリー1から4に区分され、カテゴリーが上がるほど提出書類は少なくなります。

個人事業主は一律でカテゴリー4になると思われがちですが、実際は前年分の「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」を税務署に提出したかどうかが判断の軸になります。
法定調書合計表とは、従業員に支払った給与などを税務署へ報告する書類です。

前年に従業員へ給与を支払い、この合計表を提出している事業主はカテゴリー3に当たります。

源泉徴収税額が1,000万円以上ある場合などはカテゴリー2です。

開業したばかりの方や、前年に給与の支払いがなく合計表を提出していない方は、カテゴリー4になります。

まずはご自身の前年の提出状況を確認してください。

カテゴリー4の場合は、法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする文書などを提出する必要があります。

カテゴリーの区分は制度改正で見直されることもあるため、申請前に最新の案内を確認することをおすすめします。

参考：出入国在留管理庁｜在留資格「技術・人文知識・国際業務」

特定技能は個人事業主と法人で提出する書類が異なる

特定技能は、人手不足の分野で一定の技能を持つ外国人を受け入れる在留資格です。

技術・人文知識・国際業務のようなカテゴリー区分ではなく、受入れ機関が法人か個人事業主かで提出書類が分かれます。
※特定技能にも所属機関カテゴリーの分類はありますが、提出書類を振り分けるものではなく、在留期間の決定に影響します。

法人であれば登記事項証明書や決算書類などを用意しますが、個人事業主の場合は、これらに代えて事業主本人の身分や事業の実態を示す書類が必要になります。

具体的には、住民票の写しや個人の納税証明書、健康保険料納付証明書などが求められるのが一般的です。

そのほか、受入れ分野ごとに追加の書類が定められています。

社会保険や労働保険への加入状況、税金の納付状況も確認されるため、未納や未加入がある場合は、申請前に整えておくことが大切です。

必要書類の詳細は分野や申請の種類によって異なります。

申請前に出入国在留管理庁の最新の案内を確認し、不明点は行政書士などの専門家に相談するのが安心です。

参考：出入国在留管理庁｜在留資格「特定技能」

小規模事業者が特定技能1号を受け入れる際の支援体制

特定技能1号の外国人を雇用する場合は、事前ガイダンスや生活オリエンテーション、相談対応、定期面談などの支援を適切に実施できる体制も必要です。

支援を自社で行うには、支援責任者・支援担当者の適格性や支援実績など、所定の基準を満たさなければなりません。

特に個人事業主が外国人を直接指導する場合や、家族だけで事業を営んでいる場合は、支援を担当する人の中立性・独立性を確保できるかが問題となります。

こうしたケースでは、登録支援機関に支援計画の全部を委託する方法が現実的です。全部委託することで、受入企業が満たすべき支援体制の基準を満たしたものとみなされます。ただし、雇用主としての責任やその他の受入要件まで免除されるわけではありません。

なお、2027年4月1日からは支援担当者等の常勤要件などが改正されるため、自社支援を検討する場合は新しい基準も確認しましょう。

事業規模の違いによる審査への影響

個人事業主や小規模事業者の場合、事業の規模や開業からの年数によって、入管での審査の見られ方や、認められる在留期間が変わることがあります。

ここでは、「技術・人文知識・国際業務」と「特定技能」について、在留期間の違いを整理します。

技術・人文知識・国際業務のカテゴリー4では在留期間「1年」が基本となる

技術・人文知識・国際業務の在留期間には、5年・3年・1年・3か月の4種類があります。

どの期間が認められるかは、雇用契約の内容や本人の在留状況、受入れ機関のカテゴリーなどによって判断されます。

特に、開業したばかりの個人事業主や、前年分の法定調書合計表を提出していない事業主は、カテゴリー4に該当することが一般的です。

出入国在留管理庁の内部審査基準である「入国・在留審査要領 第12編 第15節」では、カテゴリー4に該当する契約機関について、原則として在留期間「1年」を決定する取扱いが示されています。

このため、カテゴリー4の個人事業主に雇用される外国人は、原則として1年ごとに在留期間の更新が必要になると考えられます。

ただし、これは法律でカテゴリー4の在留期間を一律に最長1年と定めているという意味ではなく、審査要領に基づく運用上の基準です。

就労予定期間が3か月以下の場合など、個別の事情によって異なる取扱いとなることもあります。

また、在留期間の更新時には、事業主側にもカテゴリーに応じた提出書類が求められます。

前年分の法定調書合計表を提出するなどして、次回の申請時にカテゴリー3の要件を満たせるようになれば、3年など、より長い在留期間が認められる可能性も出てきます。

もっとも、カテゴリー3への変更だけで長期の在留期間が保証されるわけではありません。

本人の在留状況や就労予定期間なども審査されるため、事業実績を積み重ねながら、継続的に安定した雇用ができる体制を整えることが重要です。

特定技能は所属機関のカテゴリーと申請種別で在留期間が異なる

特定技能の在留期間は、受入れ機関が法人か個人事業主かという違いだけでなく、所属機関のカテゴリーや申請の種類などによっても変わります。

特定技能1号では、3年を超えない範囲で、法務大臣が外国人ごとに在留期間を指定する仕組みです。

実際の審査では、所属機関のカテゴリー、雇用契約の期間、特定技能1号として在留できる残りの期間などが考慮されます。

2026年版の入国・在留審査要領に基づく、特定技能1号の在留期間の上限は次のとおりです。

特定技能1号の在留期間上限（所属機関カテゴリー別）

カテゴリー	認定・変更（法人）	認定・変更（個人）	更新（法人）	更新（個人）
カテゴリー1	2年	1年	3年	2年
カテゴリー2	2年	1年	3年	1年
カテゴリー3	2年	該当なし	3年	該当なし
カテゴリー4	1年	1年	1年	1年

※上記は審査要領に基づく通常の取扱いを整理したもので、記載の期間が必ず許可されるわけではありません。

特定技能の所属機関カテゴリーは、過去の指導勧告・改善命令の有無、事業の状況、受入れ実績などによって分類されます。

個人事業主も、一定の条件を満たせばカテゴリー1または2に該当することがあります。

一方、カテゴリー1・2の要件を満たさない個人事業主は、カテゴリー4に分類されます。

例えば、カテゴリー4の個人事業主が特定技能1号外国人を受け入れる場合、認定・変更申請だけでなく、更新申請でも原則として在留期間の上限は1年です。

これに対して、カテゴリー1の個人事業主であれば、更新時に最長2年の在留期間が認められる可能性があります。

ただし、実際に付与される期間は、雇用契約の内容や特定技能1号の通算在留期間などによっても変わるため、上限の年数がそのまま認められるとは限りません。

なお、特定技能の所属機関カテゴリーと、技術・人文知識・国際業務のカテゴリーは、分類基準が異なります。 同じ事業主でも、在留資格によってカテゴリーの判断が変わる点には注意が必要です。

一方、特定技能2号の在留期間は、法令上「3年・2年・1年・6か月」のいずれかです。

特定技能1号とは異なり、通算在留期間の上限はありません。

特定技能2号についても、法人・個人事業主の違いや個別の審査事情によって付与期間が変わることがあるため、具体的な見込みは申請前に出入国在留管理局や専門家へ確認しましょう。

個人事業主が外国人を採用する前の準備チェックリスト

個人事業主が外国人を採用する際は、在留資格の要件を確認するだけでなく、事業の実態や雇用を継続できることを説明するための準備も重要です。

特に、開業から間もない場合や、初めて従業員を雇う場合は、法人と同じ書類を用意できないこともあります。

まずは、以下のチェックリストを使って、必要な情報が整理できているか確認しましょう。

確認項目	準備・確認する内容
事業の実態	開業届の控え、営業許可証、事業内容が分かる資料など
経営の安定性	確定申告書、収支の状況、今後の売上見込み、事業計画など
採用予定の業務	具体的な仕事内容、勤務場所、業務量、雇用する必要性
外国人本人の要件	現在の在留資格、学歴・職歴、必要な技能試験・日本語試験の合格状況
労働条件	給与、労働時間、休日、雇用契約期間、就業場所
給与の支払能力	人件費を継続的に負担できる資金計画
税金・社会保険	納税状況、社会保険・労働保険の加入義務と対応状況
在留資格申請の書類	個人事業主に必要な本人確認書類や事業関係資料
特定技能の支援体制	自社で支援するか、登録支援機関へ委託するか
分野別の受入要件	特定技能の対象分野、協議会への加入、分野独自の要件など

※この表は、外国人採用の検討段階で役立つ確認項目を整理したものです。

記載した資料がすべての在留資格申請で一律に必要になるわけではありません。

開業直後や従業員がいない場合はどうする？

開業したばかりの個人事業主は、過去の確定申告書や従業員への給与支払実績がないこともあります。

その場合は、現在の事業内容や取引状況、今後の収支見込みなどを整理し、外国人を雇用する必要性と、雇用を継続できる見込みを具体的に説明することが大切です。

例えば、取引先との契約書、事業計画書、売上の根拠となる資料などが、事業の実態や継続性を説明するために役立つ場合があります。

ただし、提出が必要な書類は、在留資格や所属機関のカテゴリー、個別の審査状況によって異なります。

特に、初めて外国人を採用する場合や、赤字・開業直後など事業の安定性を説明する必要がある場合は、申請前に行政書士などの専門家へ確認するとよいでしょう。

雇用後に個人事業主が守るべき義務と注意点

個人事業主が外国人を雇用した後は、入管法や労働法令上の手続きの義務も果たす必要があります。

ここでは、小規模事業者が見落としやすい義務を3つに分けて整理します。

労働条件通知書の交付と社会保険・労働保険の加入

労働契約を結ぶときは、労働条件通知書を交付して、賃金、労働時間、契約期間、就業場所、仕事の内容などの労働条件を書面で明示する必要があります。

また、社会保険や労働保険の加入も、事業の形態や人数によって加入義務が生じます。

労災保険は、労働者を1人でも雇えば原則として加入が必要です。

雇用保険は、週の所定労働時間が20時間以上など一定の要件を満たす場合に加入します。

健康保険と厚生年金は、個人事業主の場合、常時5人以上の従業員を使用する事業所は、法定の17業種に該当すると強制適用となります。

農林水産業、サービス業の一部、宗教業などは対象外です。

強制適用に当たらない場合は、任意での加入や国民健康保険・国民年金への加入となります。

なお、2029年10月1日からは、常時5人以上の従業員を使用する個人事業所について、社会保険の適用対象となる業種が拡大される予定です。

ただし、施行時点ですでに存在する従来の非適用業種の個人事業所については、当分の間、強制適用の対象外とする経過措置があります。

今後、新たに開業する個人事業主や従業員の増員を予定している事業者は、最新の適用条件を確認しておきましょう。

ハローワークへの外国人雇用状況の届出

外国人を雇い入れたとき、または離職したときは、事業主の規模にかかわらず、ハローワークへの届出が義務付けられています。

これを外国人雇用状況の届出といいます。

雇用保険の被保険者となる方は、雇用保険の資格取得届・喪失届に必要事項を記載して提出します。

被保険者とならない方は、専用の届出書を提出します。

届出期限は、外国人が雇用保険の被保険者になるかどうかによって異なります。

雇用保険の被保険者になる場合は、雇入れについては翌月10日まで、離職については離職日の翌日から起算して10日以内に、雇用保険の資格取得届・喪失届とあわせて届け出ます。

一方、雇用保険の被保険者とならない外国人については、雇入れ・離職ともに、その日が属する月の翌月末日までが届出期限です。

なお、在留資格「外交」「公用」の方や特別永住者は、外国人雇用状況の届出対象から除かれます。

届出を怠ったり虚偽の届出をしたりすると、30万円以下の罰金の対象となることがあります。

参考：厚生労働省｜外国人雇用状況の届出について

在留期限の管理と更新手続き

在留資格には在留期間が定められており、期限が過ぎると適法に働けなくなります。

更新は、在留期間が満了する日のおおむね3か月前から申請できます。

在留期間満了日までに申請すれば、審査中に期限が過ぎても、一定期間は引き続き在留できる特例があります。

ただし、この特例を前提にした先延ばしは避け、余裕をもって準備しましょう。

個人事業主の外国人雇用に関するよくある質問

従業員が0人の個人事業主でも外国人を採用できますか？

従業員がいない個人事業主でも、外国人を採用することは可能です。

ただし、在留資格で認められた仕事が実際に存在し、継続的に給与を支払えることなど、所定の要件を満たす必要があります。

特定技能1号の場合は、受入れ機関としての基準に加え、適切な支援体制も必要です。

自社で支援を行うための基準を満たせない場合は、登録支援機関へ支援計画の全部を委託する方法があります。

従業員が0人だからといって直ちに採用できないわけではありませんが、事業の実態や受入体制を十分に確認しておきましょう。

開業したばかり、または赤字の個人事業主でも外国人を採用できますか？

開業から間もないことや、赤字であることだけを理由に、一律に外国人採用が禁止されるわけではありません。

ただし、就労系の在留資格では、事業の安定性や継続性、外国人への給与支払能力などが重要な判断材料になります。

過去の実績が少ない場合は、取引状況や事業計画、資金計画などを通じて、今後も雇用を継続できる見込みを説明する必要があります。

また、特定技能では受入れ機関の財務状況などについて、別途基準が設けられています。

実際に許可されるかどうかは個別の事情によるため、事業の状況を整理したうえで専門家に相談することをおすすめします。

個人事業主が特定技能外国人を雇う場合、登録支援機関との契約は必須ですか？

登録支援機関との契約が、すべての個人事業主に一律に義務付けられているわけではありません。

特定技能1号外国人への支援は、受入れ機関が所定の基準を満たせば自社で実施することもできます。

ただし、支援責任者・支援担当者の適格性や支援実績などの要件があるため、事業主が直接外国人を指揮する小規模事業所では、自社支援の体制を整えることが難しい場合もあります。

そのような場合は、登録支援機関に支援計画の全部を委託する方法が現実的です。

なお、支援を委託しても、受入企業としての雇用管理や法令遵守の責任までなくなるわけではありません。

従業員が5人未満の個人事業主でも社会保険に加入する必要がありますか？

健康保険・厚生年金保険については、常時使用する従業員が5人未満の個人事業所は、原則として強制適用の対象外です。

ただし、従業員の半数以上の同意を得るなど、所定の要件を満たせば任意適用を申請できます。

一方、労災保険は労働者を1人でも雇用すれば原則として適用され、雇用保険も労働時間や雇用見込みなどの加入要件を満たす場合は手続きが必要です。

また、健康保険・厚生年金の適用対象とならない場合も、外国人本人について国民健康保険や国民年金などへの加入が必要になることがあります。

社会保険のルールは事業形態や業種、従業員数によって変わるため、採用前に確認しておきましょう。

個人事業主から法人化した場合、外国人従業員の在留手続きは必要ですか？

個人事業主が法人化した場合は、外国人従業員の在留資格や雇用契約の状況に応じて、届出や在留資格に関する手続きが必要になることがあります。

個人事業主と設立後の法人は法律上別の主体であり、雇用契約の相手方が変わる可能性があるためです。

例えば、「技術・人文知識・国際業務」では所属機関に関する届出が必要となる場合があります。

また、「特定技能」では所属機関の変更に伴う在留資格変更許可申請などが必要となるケースもあります。

法人化の方法や雇用契約の引継ぎ方によって取扱いが異なるため、法人化を予定している場合は、事前に出入国在留管理局や行政書士へ確認しておくと安心です。

まとめ

個人事業主や小規模事業者でも、外国人を雇用することは可能です。

法人かどうかよりも、任せる仕事が在留資格で認められた内容に合っているか、そして事業の実態と安定性を資料で示せるかが重要になります。

在留資格によって、できる仕事や受け入れ側に求められる条件、提出書類は異なります。

まずは、雇いたい方の在留資格と任せたい業務が合っているかを確認したうえで、必要になりそうな資料を早めに揃えておくと安心です。

制度や運用は変更されることがあるため、申請の際は最新の情報を出入国在留管理庁のウェブサイトでご確認ください。